Pourquoi le calcul et l’optimisation de votre DSO est si important et comment l’optimiser ?

Le DSO (Days Sales Outstanding), ou délai de recouvrement des créances, est un indicateur clé pour toute entreprise soucieuse de sa santé financière. En 2022, en France, le DSO moyen était de 33 jours selon le baromètre Atradius. Pourtant, un DSO élevé peut mettre en péril la trésorerie de l’entreprise, en immobilisant des liquidités essentielles et en créant une dépendance vis-à-vis des clients. Optimiser le DSO permet non seulement d’améliorer la trésorerie, mais aussi de sécuriser les fonds nécessaires pour investir dans la croissance. Alors, comment calculer et surtout réduire son DSO ?

Qu’est-ce que le DSO et pourquoi est-il si important ?

Le DSO mesure le nombre moyen de jours qu'il faut à une entreprise pour recouvrer ses créances après la vente. Plus il est court, plus l'entreprise est payée rapidement, améliorant ainsi son Besoin en Fonds de Roulement (BFR) et libérant des ressources financières. Une réduction du DSO permet de libérer de la trésorerie et d’accélérer les investissements stratégiques.

Un DSO élevé peut être le signe de retards de paiement fréquents ou d’une gestion inefficace des créances. Par conséquent, optimiser ce ratio devient crucial pour éviter de financer indirectement l’activité de vos clients.

Comment calculer le DSO ?

Il existe deux méthodes principales pour calculer le DSO :

1. Méthode standard / comptable

La formule la plus courante pour calculer le DSO est la suivante :
DSO = (Créances Clients TTC / Chiffre d'Affaires TTC) × 360
Par exemple, une entreprise ayant 125 000 € de créances et un chiffre d’affaires de 950 000 € obtiendra un DSO de 48 jours :
(125 000 / 950 000) × 365 = 48.
Cela indique que les clients mettent en moyenne 48 jours pour payer leurs factures. Un délai bien supérieur à la limite légale de 30 jours en France, suggérant une nécessité de réformer les processus de recouvrement.

2. Méthode par épuisement (count back)

La seconde méthode utilise la formule suivante : (chiffre d’affaires TTC – encours des créances clients mensuel) + nombre de jours des mois correspondants jusqu'à l'épuisement de l’encours.

Ce mode de calcul est livré avec un avantage majeur si votre chiffre d’affaires est fluctuant. Pour cause, il entre dans le détail en ce qui concerne une éventuelle saisonnalité, et calcule le DSO pour l’ensemble du poste client.

Les raisons d’un DSO élevé

Un DSO élevé peut être dû à plusieurs facteurs :

• Retards de paiement des clients
• Inefficacité du processus de recouvrement (facturation tardive, erreurs de saisie, gestion manuelle des paiements)

De plus, des processus chronophages comme la gestion des chèques ou des rapprochements comptables manuels peuvent ralentir le recouvrement

Optimiser le processus de facturation

L'amélioration de votre DSO commence par une gestion rigoureuse de la facturation. Un processus de facturation bien rodé permet non seulement de réduire les retards de paiement, mais aussi d’éviter les erreurs pouvant retarder les encaissements. Voici les mesures clés à mettre en place :

• Envoi rapide et régulier des factures : Assurez-vous que les factures soient émises immédiatement après la prestation du service ou la livraison du produit, en respectant vos cycles de facturation.
• Conditions de paiement claires et précises : Informez vos clients des modalités et des délais de paiement dès le départ. Il est crucial de spécifier les termes dans le contrat et sur chaque facture pour éviter toute confusion.
• Coordonnées exactes des destinataires : Vérifiez régulièrement les adresses e-mail et postales des clients pour garantir que les factures arrivent au bon endroit, réduisant ainsi les retards liés à des erreurs de communication.

Améliorer l’expérience de paiement pour vos clients

Une expérience de paiement fluide et flexible incite vos clients à payer plus rapidement. Faciliter le paiement et offrir plusieurs options peuvent avoir un impact direct sur votre DSO. Voici quelques pistes :

• Multiples modes de paiement : Proposez diverses options comme le paiement en ligne, les virements automatiques ou les paiements étalés. Cela permet aux clients de choisir la méthode qui leur convient le mieux.
• Système d’incitations au paiement rapide : Offrir des remises pour les paiements anticipés est un levier efficace pour accélérer le recouvrement. Cependant, avant de mettre en place cette option, il est essentiel d’évaluer son impact sur vos marges et votre trésorerie pour éviter tout effet négatif.
• Processus strict de gestion du crédit : Si vous offrez des options de paiement échelonné, il est essentiel d'établir un processus de gestion du crédit strict. Cela inclut une évaluation régulière de la solvabilité des clients et une surveillance de leur respect des conditions convenues.
• Identification des clients à risque : En vous basant sur l’historique des paiements, identifiez les clients qui paient systématiquement en retard ou qui demandent fréquemment des extensions de délai. Cette analyse vous permettra d’adapter vos conditions de paiement, par exemple en raccourcissant les délais ou en demandant des acomptes.
• Segmenter vos créances en souffrance : Priorisez les actions de recouvrement en fonction du montant et de l’ancienneté des créances. Cela vous aidera à concentrer vos efforts sur les créances les plus urgentes et à éviter qu’elles ne s’accumulent.
• Collaborer avec l’équipe de recouvrement : Sollicitez vos experts en recouvrement pour analyser les points bloquants dans le processus. En comprenant mieux les raisons des retards, vous pourrez adapter vos stratégies et mettre en place des solutions plus efficaces.
• Automatisation des factures et du suivi des paiements : Des outils comme la plateforme Esker, basés sur l’intelligence artificielle, permettent non seulement de générer automatiquement les factures, mais aussi de suivre l’état des paiements en temps réel. Cela vous permet d'agir rapidement sur les paiements en retard.
• Suivi des indicateurs clés : Mettez en place des tableaux de bord personnalisables pour suivre les performances de recouvrement (DSO, taux de retard, litiges en cours). Cela vous permettra de prendre des décisions fondées sur des données fiables et de réagir rapidement en cas de déviation.
• Analyse des motifs de retard de paiement : En analysant les raisons récurrentes des retards (erreurs dans les factures, litiges commerciaux, etc.), vous pouvez ajuster vos processus internes pour minimiser les retards futurs. Cela vous aide également à identifier les mauvais payeurs et à ajuster vos stratégies de paiement pour ces clients.​​

Analyser et gérer les risques clients

• L’analyse proactive des comportements de paiement de vos clients permet de cibler ceux qui présentent des risques et d’ajuster vos conditions en conséquence. Voici comment procéder :

• Automatiser le recouvrement et suivre les performances
  L'automatisation des processus de recouvrement est essentielle pour réduire les erreurs humaines, gagner en efficacité et optimiser le DSO. Voici comment tirer parti de la technologie :

DSO et DPO : une gestion équilibrée pour un BFR optimisé

Il est essentiel de trouver un équilibre entre un DSO faible et un DPO (Days Payable Outstanding) optimal. Le DPO représente le délai moyen de paiement de vos fournisseurs. Un DSO trop élevé combiné à un DPO faible peut créer un déséquilibre de trésorerie, rendant l’entreprise vulnérable.

Améliorer les deux indicateurs grâce à la digitalisation

La clé pour améliorer simultanément le DSO et le DPO réside dans l’automatisation des cycles Order-to-Cash (O2C) et source-to-Pay (S2P). Automatiser ces processus via une plateforme intégrée permet de réduire les silos entre les départements, de minimiser les erreurs et d'améliorer la gestion globale du fonds de roulement.

Conclusion : Pourquoi investir dans l’optimisation du DSO ?

Optimiser le DSO signifie libérer de la trésorerie, améliorer la santé financière de votre entreprise et renforcer la relation avec vos clients en réduisant les tensions liées aux retards de paiement. En adoptant des solutions comme l’automatisation via Esker, vous pouvez réduire les coûts liés au recouvrement et garantir des paiements plus rapides.

Prenez le contrôle de votre DSO dès maintenant et boostez la performance financière de votre entreprise en adoptant des pratiques de recouvrement optimisées.