Logiciel de recouvrement des créances : un allié précieux pour sécuriser votre activité et améliorer votre cash-flow

Avec 12,5 jours de retard en moyenne, les délais de paiement deviennent de plus en plus longs ¹. Ainsi, encaisser ses créances clients est un enjeu crucial pour la pérennité de toute entreprise. Un processus de recouvrement optimisé est donc indispensable pour garantir un flux de trésorerie sain. C'est là qu'interviennent les solutions de recouvrement, plus connues sous le nom de CRM de recouvrement.

Ces outils permettent d'automatiser un certain nombre de tâches chronophages, libérant ainsi du temps précieux pour vos équipes et améliorant l'efficacité du recouvrement. Dans cet article, les experts d'Esker ont fait le point sur les avantages d'utiliser une solution qui permet de digitaliser le recouvrement des créances clients. 

Fonctionnement des solutions de recouvrement de créances clients

Les solutions de recouvrement de créances clients, également appelées logiciel de recouvrement ou parfois CRM de recouvrement, s'appuient sur l'automatisation de tâches définies en amont par le gestionnaire de recouvrement, selon une stratégie bien établie.

Quelles sont les tâches automatisées par un logiciel de recouvrement ?

• Génération automatique de tous les documents liés à la gestion du poste client.
• Envoi de messages de relance automatisés par email aux clients en cas de retard de paiement.
• Ajout de tâches à la liste des choses à faire des personnes concernées lorsqu'une action est requise.
• Alertes automatiques

Au-delà de l'automatisation : des tableaux de bord pour une gestion optimisée du recouvrement

Si l'automatisation des tâches répétitives constitue un atout majeur des logiciels de recouvrement de créances, ils offrent également des fonctionnalités plus avancées pour une gestion optimisée du recouvrement.

Des tableaux de bord personnalisés pour chaque niveau hiérarchique

Les solutions de recouvrement modernes, comme celles proposées par Esker, fournissent des tableaux de bord personnalisables en fonction des besoins et du niveau hiérarchique de chaque utilisateur.

• Tableau de bord opérationnel : Destiné aux collaborateurs en charge du recouvrement au quotidien, il offre une vue d'ensemble de l'activité en cours (dossiers à traiter, relances à effectuer, etc.) et permet un suivi précis des performances individuelles.
  
• Tableau de bord de suivi de performance : Ce tableau de bord s'adresse aux responsables d'équipe et leur permet de suivre l'évolution des indicateurs clés de performance (KPIs) du recouvrement, tels que le DSO (Délai Moyen de Paiement), le taux d'impayés, etc. Il leur donne ainsi une visibilité accrue sur l'efficacité du processus de recouvrement et leur permet d'identifier les points d'amélioration.
• Tableau de bord de pilotage : Conçu pour la direction de l'entreprise, ce tableau de bord synthétise les données essentielles sur le recouvrement, permettant une analyse globale de la performance financière et une prise de décision éclairée en matière de stratégie de recouvrement.

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Facilitation du recouvrement pour les clients :

• Accès à un portail dédié pour consulter les factures, les montants dus et les options de paiement.
• Possibilité d'échanger directement avec le chargé de recouvrement du fournisseur via la plateforme.

Ces fonctionnalités contribuent à la fois à l'optimisation de la stratégie de recouvrement client, à l'amélioration de la relation client et à la promotion de futures collaborations avec l'entreprise.

Solutions de recouvrement et dématérialisation du cycle Order-to-Cash : un duo gagnant

Les solutions de recouvrement de créances clients automatisées s'intègrent parfaitement à votre système de gestion actuel et peuvent être utilisées de manière indépendante ou en complément d'autres solutions de gestion des encaissements.

Leur objectif principal est d'assister les chargés de recouvrement et d'optimiser l'efficacité de l'ensemble des équipes impliquées dans le processus de recouvrement.

Comment ces solutions contribuent-elles à la gestion du risque client ?

Les CRM de recouvrement jouent un rôle crucial dans la maîtrise du risque client en fournissant des informations précieuses sur les habitudes et les comportements de paiement des clients.

Ces informations permettent d'optimiser la gestion du crédit client et de mettre en place des stratégies de recouvrement plus efficaces.

En cas de risque élevé (impayés récurrents), ces solutions permettent d'anticiper les actions de recouvrement et d'adopter une approche plus proactive, pouvant aller jusqu'au blocage des commandes pour les clients en procédure de recouvrement.

En résumé, intégrées à un processus Order-to-Cash dématérialisé, ces solutions contribuent à une gestion du poste client plus fluide, plus efficace et plus rentable, offrant de nombreux avantages :

• Amélioration de l'efficacité du recouvrement
• Réduction du risque d'impayés
• Optimisation de la gestion du crédit client
• Meilleure visibilité sur le comportement de paiement des clients
• Renforcement de la relation client

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Pourquoi automatiser le recouvrement des créances clients ?

Un recouvrement accéléré

Une bonne gestion des encaissements va de pair avec une bonne anticipation des impayés. L’idéal reste de les éviter ou d’accélérer leur recouvrement. C’est tout l’intérêt de l’automatisation, qui permet à la fois de diminuer le DSO (délai moyen de paiement) de l’entreprise et, accessoirement, son BFR (Besoin en Fonds de Roulement).

Une relation client améliorée

Une solution de digitalisation de gestion des créances clients offre une meilleure visibilité sur la santé financière des entreprises. Ce qui vous permet d’adapter les opérations de recouvrement. On note, en outre, une meilleure communication tout au long du processus, ainsi qu’une résolution plus rapide des litiges.

Un outil collaboratif

En interne, la centralisation de l’information relative au recouvrement facilite la communication entre tous les services concernés par la gestion des encaissements :

• actions en cours,
• éléments relatifs aux clients,
• attribution des dossiers,
• prochaines étapes…

Cela permet à vos équipes d’identifier les chargés de recouvrement en toute simplicité. Tout l’historique est d’ailleurs disponible en quelques clics, offrant à tous les collaborateurs le même niveau d'information. Cette configuration favorise nettement la réactivité et la productivité du service, mais aussi de l’entreprise dans son ensemble.

Cette visibilité commune profite également aux cadres de l’entreprise : elle facilite le pilotage de l’activité. La direction, quant à elle, bénéficie d’une meilleure analyse des performances de son service de recouvrement.

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La réduction des tâches chronophages et répétitives

L’automatisation libère enfin plus de temps pour se consacrer aux missions à plus forte valeur ajoutée. À titre d’exemple, certaines factures placées en perte génèrent une tâche supplémentaire pour les chargés de recouvrement, alors que la récupération du cash automatisée permet de préserver l’enjeu humain.

Résultat : en plus de favoriser l’efficacité, la précision et la réactivité des salariés, elle a un impact positif sur la satisfaction des collaborateurs.

En conclusion, adopter un logiciel de recouvrement c'est encaisser plus vite, renforcer ses relations clients et sécuriser son activité !

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Sources : 

¹ Etude d'Altares sur les retards de paiement des entreprises françaises en 2021.