Title
Digitalisation des achats : état actuel, perspectives et opportunités
Sommaire de cet article :
- 1. Qu'est-ce que la digitalisation des achats ?
- 2. Les freins à la digitalisation des achats en entreprise
- 3. Un ROI perçu comme trop faible car la digitalisation des achats reste partielle
- 4. Pourquoi la fonction achats doit-elle franchir le cap de la digitalisation ?
- 5. Transformation du métier des achats
- 6. Ce qu’il faut retenir de la digitalisation des achats en France
Temps de lecture estimé : 10 min
Dans cet article, les principales conclusions de cette étude ont été décryptées pour fournir des analyses utiles. Si vous souhaitez consulter le baromètre dans son intégralité, il est disponible en téléchargement. Explorez les défis et les opportunités pour une transformation digitale réussie des achats.
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La Digitalisation des Achats : entre opportunités et défis
Au sein des organisations, la digitalisation est en marche depuis plusieurs années, soit par contrainte règlementaire (obligation de facturation électronique aux organismes publics depuis 2017, facturation électronique entre entreprise 2026, etc.), soit par volonté d’optimisation des processus.
Ce constat est à nuancer car les services financiers ont souvent été au centre de ces transformations, tandis que pour les départements Achats, la métamorphose de la profession tarde à se réaliser.
Ainsi, le Baromètre annuel du succès de la transformation digitale des Directions Achats 2023 nous apprend qu’en 2023, moins d’une direction des Achats sur deux déclare avoir engagé sa transformation digitale. Pourtant, 92 % des décideurs Achats la considèrent comme une opportunité pour augmenter la valeur apportée par la profession.
Dans un contexte de mise en place de la directive CSRD, 8 directions des Achats sur 10 déclarent ne pas avoir la capacité de mesurer l’empreinte carbone de leurs fournisseurs, et moins d’une direction Achats sur cinq intègre le poids du CO2 dans l’évaluation de ses fournisseurs.
Au-delà des chiffres, abordons plus en détail les enjeux de la fonction achats et de la digitalisation du secteur, les raisons des débuts timides de cette digitalisation, la difficulté d’en mesurer la performance ou les bénéfices, et enfin, les avantages de la digitalisation.
Rappel : qu’est-ce que la digitalisation des achats ?
La digitalisation des achats désigne l'utilisation de technologies numériques pour optimiser et simplifier le processus d'achat de biens et de services au sein d'une entreprise. Cela inclut l'utilisation de plateformes en ligne et de logiciels permettant la gestion des fournisseurs et des achats, afin d'améliorer l'efficacité de leur performance globale.
Cette transition permet aux entreprises de passer d'un système de gestion des achats reposant sur un traitement manuel (fichiers papier, appels téléphoniques, fichiers Excel complexes) à un système tout-en-un, intégré, automatisé et personnalisé selon les besoins.
La digitalisation des achats révolutionne les processus d'achats au sein des entreprises, le rendant plus rapide, plus efficace et plus fluide, ce qui se traduit par un gain de temps et une réduction des erreurs. Son objectif principal est d'optimiser les opérations et de permettre une meilleure adaptation aux évolutions du marché.
Concrètement, les solutions disponibles sur le marché automatisent l'intégralité des processus d'achats au sein de l'entreprise, depuis la recherche de fournisseurs jusqu'à la gestion des contrats, en passant par les approvisionnements (via l'e-procurement) et la collaboration entre les différentes parties prenantes.
Quels sont les freins à la digitalisation des achats en entreprise ?
Selon les résultats du Baromètre annuel sur le succès de la transformation digitale des Directions Achats :
- Seules 28 % des directions Achats estiment excellente ou correcte l'exploitation des données collectées via les outils digitaux.
- Un tiers de ces directions ne possède pas de cartographie des risques.
Ces constats révèlent un faible niveau de digitalisation des entreprises malgré les bénéfices potentiels.
Les raisons de cette situation sont diverses :
- Résistance au changement organisationnel et inertie de groupe.
- Cloisonnement des métiers, compliquant la digitalisation des processus liés aux achats.
- Contraintes budgétaires, avec des budgets souvent axés sur le court terme, limitant les moyens pour la transformation digitale.
- Freins culturels, tels qu'un manque de culture de la donnée ou de compréhension des avantages de la digitalisation.
- Difficultés d'adoption de nouveaux outils, liées à l'intégration de nouvelles technologies dans les processus existants.
Ces obstacles entravent le plein potentiel de la digitalisation des achats en entreprise.
Un retour sur investissement perçu comme trop faible car la digitalisation des achats reste partielle
Dans le contexte de la digitalisation des achats en entreprise, évaluer si le retour sur investissement est satisfaisant présente plusieurs défis.
Tout d'abord, l'adoption de la digitalisation reste encore trop timide, limitant ainsi son impact potentiel. Ensuite, même lorsque des mesures sont prises, elles se concentrent souvent sur des aspects spécifiques tels que la signature électronique ou les catalogues, sans prendre en compte l'ensemble des processus d'achat. Cette approche partielle réduit les bénéfices potentiels et complique leur évaluation.
Lorsque les professionnels des achats, ayant mis en place la digitalisation de leur processus, sont interrogés, deux chiffres ressortent clairement :
- 53 % des décideurs Achats considèrent que le ROI de leur digitalisation est "acceptable mais pourrait être optimisé".
- Seulement 10 % le jugent "très satisfaisant". Ce qui signifie que dans l’ensemble, la digitalisation ne répond pas encore complètement à ses promesses pour la profession.
Comment remédier à cette situation et répondre aux frustrations ?
Premièrement, il faut avoir une approche plus globale : plutôt que de se concentrer uniquement sur certains aspects ou modules de la digitalisation, il est important d'examiner l'ensemble des processus liés à la digitalisation. L'objectif est d'obtenir des bénéfices plus importants et plus durables de la digitalisation en tenant compte des besoins et des priorités de l'ensemble des décideurs Achats.
Deuxièmement, une fois que l’approche globale est déterminée, il convient d’être plus spécifique sur les critères quantitatifs et qualitatifs, financiers et humains. Le baromètre liste plusieurs indicateurs qu’il peut être utile de considérer :
- la réduction des coûts,
- le temps de traitement (des contrats par exemple),
- l’efficacité des équipes (temps dédié à des tâches fastidieuses),
- les pertes évitées grâce à une gestion des risques prédictive,
- les économies réalisées par un Sourcing optimisé ou par une rationalisation des commandes,
- ou encore par un meilleur suivi des négociations…
Troisièmement, des enseignements utiles peuvent être tirés du replay de notre table ronde "Digitalisation des Directions Achats : quel ROI ?" organisée en partenariat avec le CNA, l’ADRA, Insideboard et Esker
Agenda de la table ronde :
- Quel ROI attendre de la digitalisation des achats ?
- Comment mesurer le retour sur investissement ?
- Quelles clés pour convaincre sa direction de la nécessité de digitaliser ses achats ?
☞ Accédez au replay de la table ronde
Pourquoi la fonction achats doit-elle franchir le cap de la digitalisation ?
La digitalisation des achats est devenue essentielle pour les entreprises. Elle permet d’exploiter efficacement les données, d’améliorer les processus et de rester compétitifs. De plus, elle offre des opportunités pour renforcer la responsabilité sociale des entreprises et tirer parti des avantages de l’intelligence artificielle.
Raison n°1: pour mieux exploiter les nombreuses données disponibles
La quantité de données générées par les différents outils digitaux va croissante et le secteur des Achats n’échappe pas à ce phénomène : bases de données structurées, textes (études, offres, contrats…), e-mails, vidéos, images…. C’est pourquoi avoir accès à une solution capable de collecter, structurer, valoriser et partager des données est capital. Les directions Achats en ont particulièrement besoin, pour prendre des décisions reposant sur des données fiables et répondre aux diverses exigences de conformité.
Si les Achats cherchent à créer et développer une culture Data driven, -reposant sur la donnée - en s’équipant, les équipes ne sont pas toujours suffisamment sensibilisées et formées. C’est pourquoi disposer de tableaux de bord qui mettent en avant des indicateurs clés est un moyen d’exploiter simplement et directement ces données provenant de sources différentes. Certaines solutions intègrent même de l’intelligence artificielle permettant des analyses prédictives.
« La restitution se fera grâce au suivi d’indicateurs clés sous forme de tableaux de bord, ou pour les solutions les plus poussées, via des analyses prédictives et des recommandations (grâce à l’Intelligence Artificielle, le machine learning ou la RPA, Robotic Process Automation). Le recours à une suite de solutions intégrées garantit la transparence du processus de bout-en-bout et le pilotage efficace des transactions commerciales avec les fournisseurs. »
Point de vue porté par Esker et Jaggaer
Raison n°2: pour profiter d’outils constamment améliorés et de plus en plus ergonomiques
L’ergonomie d’une solution peut grandement faciliter son adoption : un acheteur attend avant tout du numérique qu’il simplifie son quotidien et qu’il lui fasse gagner du temps.
Or, les outils / logiciels mis à disposition sur le marché sont toujours plus intuitifs et nécessitent peu de formation. Certains sont même sur-mesure, parfaitement adaptés aux besoins d’une entreprise et aux données dont elle a besoin.
Les résultats du baromètre du CNA révèlent que les directions Achats placent l'ergonomie, la capacité d'analyse et l'interopérabilité d'une solution au sommet de leurs attentes.
Raison n°3 : pour faire des Achats un moteur de progrès en matière de RSE & ESG
La digitalisation des processus d’achat est un levier essentiel pour renforcer la responsabilité sociale des entreprises (RSE). Alors que l’engagement RSE progresse, il reste encore du chemin à parcourir, notamment selon les jeunes acheteurs. La pression pour intégrer les enjeux de RSE provient non seulement des réglementations (CSRD par exemple), mais également des marchés et des clients.
Il est crucial de dépasser le cadre réglementaire et de considérer les critères ESG (Environnement, Social, Gouvernance) comme une opportunité d’innovation et de transformation. Actuellement, 65 % des décideurs Achats estiment que leurs critères ESG ne sont ni suffisants ni efficients. Les principales difficultés résident dans le manque d’informations fiables sur les fournisseurs et les marchés.
Les outils actuels ne sont souvent pas adaptés à ces démarches ESG, et le savoir-faire en matière de collecte et de traitement des données reste un défi.
Pour mesurer l’impact environnemental, la question de l’empreinte carbone est centrale. Cependant, seules 6 directions Achats sur 10 réalisent des audits RSE de leurs fournisseurs, et les mises à jour régulières restent rares.
Face à ces enjeux, certaines directions Achats vont au-delà des déclarations en recueillant directement des informations sur les sites des fournisseurs. Pour garantir la qualité et la fiabilité des données, il est possible de s’appuyer sur des solutions qui intègrent des questionnaires spécifiques pour les fournisseurs
Ainsi, en digitalisant la gestion de vos achats grâce à des outils numériques, vous pouvez recueillir davantage de données et plus facilement. Cela vous permet de disposer de tableaux de bord plus complets, favorisant ainsi une meilleure adoption et compréhension en interne.
Raison n°4: pour rester concurrentiels
La digitalisation des processus d’achat est un impératif pour maintenir la compétitivité des entreprises sur le marché actuel. La fonction d’achat, en tant que pilier stratégique, exerce une influence directe sur la rentabilité, la qualité, la gestion des risques, l’innovation et l’alignement stratégique de l’entreprise. Une gestion efficace des achats peut ainsi avoir un impact significatif sur la performance globale de l’organisation.
Raison n°5 : pour profiter des apports de l’IA
Les solutions de digitalisation de la fonction Achats permettent de recueillir plus facilement une grande quantité de données, puis de les présenter sous forme de tableaux de bord avec des indicateurs de performance. La capacité à collecter et analyser une donnée actionnable est ainsi démultipliée, y compris sur des sources d’informations qui peuvent être très hétérogènes ou sur des gros volumes de documents.
L’intelligence artificielle (IA) offre un premier niveau d’analyse et de classification des données d’achat. Un outil intégré aux solutions / logiciels comme ChatGPT peut assister les acheteurs en examinant minutieusement les nombreux documents qu’ils manipulent, en les interprétant et en identifiant d’éventuelles lacunes, incohérences ou anomalies. Il peut également proposer des analyses et des idées pertinentes.
Grâce à sa puissance de traitement, l’IA permet de dépasser les limites humaines en apportant un niveau de réflexion et d’argumentation beaucoup plus complet. En multipliant ses capacités d’analyse, elle permet à l’acheteur de passer des intuitions à des décisions basées sur les données.
À lire : Comment l'IA transforme les processus et résultats de l’entreprise ?
La transformation du métier des achats
La transformation du métier des achats s’inscrit dans un contexte où les acheteurs ne sont plus simplement des négociateurs, mais des partenaires stratégiques. Leur rôle évolue vers celui de « Business Partner », animant les ressources externes de l’entreprise. Pour réussir la mutation digitale d’une direction Achat, il est ainsi essentiel de s’entourer de personnes curieuses, capables de s’emparer des sujets d’innovation.
L’utilisation intelligente de l’IA et des données permet à l’acheteur d’accélérer ses processus décisionnels, passant ainsi de l’intuition à des décisions "Data Driven", reposant sur la donnée.
Ce qu’il faut retenir de la digitalisation des achats en France
En conclusion, la digitalisation des achats en France représente une transition cruciale vers une gestion plus efficace et stratégique des processus d'achat. Alors que les entreprises adoptent progressivement cette transformation, il est essentiel de reconnaître les défis persistants tels que la mesure du retour sur investissement et l'intégration des critères de durabilité.
En exploitant pleinement les avantages de la digitalisation, notamment l'accès aux données et l'utilisation de technologies émergentes telles que l'intelligence artificielle, les entreprises peuvent améliorer leur compétitivité. Cela leur permet également d'augmenter leur agilité dans un environnement commercial en constante évolution.
Vous souhaitez digitaliser l’intégralité de vos processus Achats avec une solution ergonomique pilotée par l’IA ? Vous voulez améliorer vos critères ESG en sélectionnant des fournisseurs durables et en calculant votre empreinte carbone à partir de vos factures d’énergie ? Alors contactez-nous !