Dépassez les limitations des ERP avec un logiciel de lettrage des encaissements

Les ERP traditionnels offrent des fonctionnalités de base, mais sont limités face à des logiciels de lettrage des encaissements clients. En effet, ils peinent souvent à récupérer les informations de diverses sources, à gérer des combinaisons complexes ou à identifier les exceptions. Cela peut entraîner des comptes clients inexacts, une inefficacité des processus de recouvrement et une insatisfaction client.

​Sommaire de l’article :

• Les limites des ERP pour le lettrage des encaissements clients
• Le fonctionnement d’un logiciel de lettrage des encaissements
• Les bénéfices d’avoir un logiciel de lettrage des encaissements en complément d’un ERP

Temps de lecture estimé : 5 min

Les limites des ERP pour le lettrage des encaissements clients

Ce qu’un ERP peut faire

Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) sont capables :

• D’agréger les informations de paiement, notamment en récupérant les avis de paiement via des outils tels que la RPA (Robotic Process Automation)
• De configurer et planifier l’import des fichiers bancaires
• D’allouer certains paiements aux postes non soldés en utilisant des règles de configuration
• De fournir des analyses et des rapports basiques pour aider à la gestion financière.

Ce qu’un ERP ne peut pas faire

• Les ERP utilisent des modèles fixes et reposent sur l’OCR (reconnaissance automatique de caractères) pour automatiser certaines tâches, ils manquent de capacités d’apprentissage automatique (Machine Learning). Leurs règles restent statiques et ne s’adaptent pas aux évolutions du processus.
• Ils offrent peu d’aide pour gérer les exceptions. Les erreurs de correspondance, les paiements inattendus, la gestion des devises différentes ou la gestion de multiples fichiers nécessitent souvent une intervention manuelle.
• L’expérience utilisateur dans les ERP n’est pas toujours optimale. Les interfaces peuvent être complexes et peu intuitives, ce qui ralentit le processus de lettrage.
• Enfin, les ERP ne fournissent qu’un suivi basique du processus et de la performance. La trésorerie et le taux d’automatisation restent souvent difficiles à évaluer.

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Le fonctionnement d’un logiciel de lettrage des encaissements

Le logiciel de lettrage des encaissements d’Esker s'appuie sur l'intelligence artificielle et des technologies avancées tel que le Machine Learning pour améliorer la précision de la réconciliation entre les paiements et les factures ouvertes. Ainsi, plus la solution traite des transactions, plus elle est performante.

Que peut-on faire avec la solution Esker Cash Application ?

• Extraire les données relatives aux avis de paiement, les chèques ou fichiers bancaires grâce au moteur de reconnaissance d’Esker afin d’améliorer la précision du rapprochement.
• Rapprocher les paiements avec les factures ouvertes selon des règles configurables. Elles peuvent être automatisées pour des cas spécifiques afin d’éliminer les exceptions chronophages.
• Interagir avec vos collègues directement depuis l'interface de lettrage et retrouver toutes les informations échangées tout au long du processus.
• Entamer une conversation avec un client en utilisant des modèles de messages et traiter les documents reçus automatiquement.
• Visualiser dans un tableau de bord entièrement personnalisable toutes les informations relatives aux paiements.
• Créer, personnaliser et partager des rapports pertinents (ex: les paiements rapprochés par utilisateur, par type de paiement, le cash non alloué, etc.).

Cas d’usages : découvrez les cas d'usage des clients qui utilisent Esker Cash Application 

Voici trois témoignages de client utilisant la solution Esker Cash Application combinée à un ERP :

• True Alliance a constaté une réduction du temps de traitement des avis de paiements de 90 % et une diminution significative du nombre de rapprochements manuels.
   
• Pour l’entreprise Fletcher Steel, c’est une baisse de 20 à 30 % des paiements non alloués et une réduction de 40 % du temps de traitement en fin de mois qui ont été constatés après la mise en place de la solution Esker Cash Application.
   
• Enfin, le temps de traitement a été réduit de moitié et les paiements non rapprochés en fin de mois de 95 % chez Laminex.

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Découvrir notre solution de gestion des encaissements.

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Les bénéfices d’un logiciel de lettrage des encaissements en complément d’un ERP

Les logiciels de lettrage des encaissements ne visent pas à remplacer les ERP mais plutôt à les compléter.

Ce qu’offre la solution Esker Cash Application 

• Un processus de lettrage automatisé permet d’éliminer les tâches manuelles fastidieuses, réduire les erreurs manuelles et accélère le processus de traitement.
• L’utilisation de l’IA permet une grande précision dans les rapprochements et un meilleur taux de concordance.
• L’allocation plus rapide des paiements améliore la visibilité sur la trésorerie disponible et permet une meilleure allocation de l’argent.
• L’automatisation facilite la communication concernant les paiements en attente et les litiges : la relation client en sort renforcée.

⇒ Pour en savoir plus, lisez cet article “Réduction des délais de paiement et préservation des relations commerciales : une synergie optimale entre encaissements et recouvrement”

Un complément stratégique

Les deux systèmes travaillent en tandem. En effet, les données financières sont synchronisées entre Esker Cash Application et l’ERP, permettant une vue d’ensemble cohérente pour les équipes financières.

L’intégration avec les ERP

Esker Cash Application s’intègre facilement aux principaux ERP du marché tels que SAP, Oracle ou Microsoft Dynamics. Les flux de données sont automatiquement transférés entre les deux systèmes.

Pour dépasser les limitations des ERP en matière de lettrage des encaissements clients, l'automatisation et l’intelligence artificielle se révèlent être un complément stratégique et efficace. En simplifiant les processus complexes et en s'intégrant parfaitement avec les ERP existants, une solution automatisée offre une meilleure précision, une productivité accrue et une satisfaction client améliorée.