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Du papier à la productivité : Transformer le Source-to-Pay avec des solutions digitales
Dans le paysage commercial en constante évolution, la compétitivité d'une entreprise repose sur l'efficacité de ses processus d'achat. De la recherche de fournisseurs à la gestion des paiements, en passant par la négociation des contrats, chaque étape joue un rôle crucial dans l'optimisation des coûts, la rationalisation des opérations et l'amélioration globale de la rentabilité.
Pour les entreprises évoluant dans le B2B, l'importance d'un cycle Source-to-Pay (S2P) solide n'a jamais été aussi évidente. Avec l'obligation prochaine de la facturation électronique, l'adoption de la transformation digitale et de l'automatisation sur l'ensemble du cycle S2P devient un impératif stratégique.
Dans ce guide complet, nous explorons les étapes clés du cycle S2P et le pouvoir transformateur des solutions S2P. En adoptant la numérisation et l'automatisation, les entreprises peuvent débloquer de nombreux avantages, notamment une efficacité accrue, des coûts réduits, une meilleure visibilité et une collaboration simplifiée.
L’importance du Source-to-Pay
Le Source-to-Pay, ou S2P, englobe l'ensemble du processus d'approvisionnement, depuis la recherche de fournisseurs jusqu'au paiement des achats. Véritable colonne vertébrale des achats d'une entreprise, il implique une multitude d'acteurs, dont les services achats, les clients internes, les fournisseurs et la comptabilité.
Deux étapes clés pour une gestion optimisée
Le S2P se divise en deux phases distinctes mais complémentaires :
Cette première étape débute par l'identification d'un besoin au sein de l'entreprise. Elle consiste ensuite à trouver les partenaires commerciaux adéquats et à établir des relations durables et mutuellement bénéfiques. Cela passe par :
- Le sourcing fournisseurs : appels d'offres, négociations, évaluation et gestion des risques fournisseurs.
- La contractualisation : formalisation des accords conclus avec les fournisseurs sélectionnés.
- La gestion des fournisseurs : création d'un annuaire fournisseurs, évaluation régulière de la performance et entretien de la relation.
Le Procure-to-Pay : gérer les commandes et les paiements
La seconde étape du cycle S2P se concentre sur la gestion des achats des clients internes, de la commande au paiement. Elle comprend :
- La mise à disposition des produits ou services : mise à disposition d'un catalogue, bons de commande, échanges directs ou marketplace interne (e-Procurement).
- La demande d'achat : formulée par un client interne.
- L'émission et la gestion des commandes : création, suivi et modification des commandes.
- La réception des produits ou services : contrôle de la conformité et gestion des livraisons.
- La gestion des factures : vérification, validation et paiement des factures.
- La gestion des litiges : résolution des éventuels problèmes liés aux commandes ou aux factures.
Le Source-to-Contract et le Procure-to-Pay peuvent avoir une incidence majeure sur vos relations avec vos fournisseurs, l’activité de votre entreprise et sa rentabilité. Vous avez donc tout intérêt à les encadrer via des procédures détaillées et qualitatives.
Les différentes clés du cycle Source-to-Pay et ses solutions
Le sourcing fournisseur
Le sourcing fournisseurs, ou e-Sourcing lorsqu'il est digitalisé, est une étape essentielle du processus Source-to-Pay. Il s'agit de la phase où vous identifiez et comparez différents partenaires commerciaux potentiels afin de sélectionner celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget.
L'objectif principal est d'obtenir un produit ou un service de qualité au meilleur rapport qualité-prix possible, dans les délais impartis.
Les critères de sélection des fournisseurs définis lors de cette phase peuvent par exemple concerner :
- la qualité du produit ou du service ;
- la localisation du fournisseur ;
- les compétences mises à disposition ;
- les délais de livraison ;
- la réactivité du prestataire, etc.
Les enjeux du sourcing fournisseur et les solutions
Un sourcing fournisseur efficace présente 2 avantages majeurs pour votre entreprise.
1- Une activité sécurisée﹘un sourcing fournisseurs optimisé permet de simplifier la comparaison des produits, des services et des offres sur le marché. Vos équipes pourront donc élargir leur catalogue de partenaires, et réduire votre dépendance à certains prestataires.
2- Une plus grande agilité﹘votre service Achats pourra anticiper et réagir efficacement en cas d’imprévu, de retard voire de rupture d’approvisionnement temporaire ou définitive.
Mais comment garantir ces deux bénéfices ?
La dématérialisation du processus émerge comme la réponse à cette question. Des solutions logicielles existent, proposant plusieurs fonctionnalités pour faciliter et accélérer le sourcing fournisseurs.On parle alors d’e-Sourcing.
Esker E-sourcing : la solution Esker qui dématérialise le sourcing fournisseur
Esker propose une solution logicielle d’e-Sourcing complète. L’objectif : simplifier la dématérialisation du sourcing fournisseurs pour vous aider à transitionner vers un modèle d’achat plus performant. Comment ? En facilitant et en accélérant, entre autres :
- votre accès aux informations des fournisseurs ;
- votre gestion des appels d’offres ;
- votre sélection des fournisseurs.
Il s'agit d'un investissement qui peut s'avérer essentiel pour dynamiser vos processus de recherche et préserver la compétitivité de votre structure.
La gestion des fournisseurs : entre gestion des contrats, des relations et risques / performances
La gestion des fournisseurs est un volet crucial du cycle Source-to-Pay. En effet, la qualité des services de vos prestataires et le caractère avantageux de leurs tarifs affectent la qualité de votre activité et votre rentabilité.
Cette étape du cycle S2P se divise en trois missions clés :
1- la gestion des contrats fournisseurs (Source-to-Contract)
2- la gestion de la relation fournisseur (Supplier Relationship Management)
3- la gestion des risques et des performances fournisseurs (Supplier Relationship Management)
Source-to-Contract : la gestion des contrats fournisseurs
La gestion des contrats fournisseurs (Source-to-Contract) est un processus clé de votre gestion des fournisseurs. Il s’étend de la définition des besoins en sous-traitance à la gestion continue du cycle de vie des contrats de prestataires (Contract Lifecycle Management, ou CLM).
Dans la pratique, le Source-to-Contract englobe plusieurs étapes majeures :
- l’identification des besoins ;
- le lancement d’appels d’offres et les négociations ;
- la recherche, l’évaluation et la sélection de fournisseurs ;
- la négociation des termes contractuels ;
- la rédaction des contrats détaillant les termes, conditions et obligations ;
- la gestion pratique des contrats (ajustements, gestion du processus de signature, édition d’avenants et archivage).
SRM : la gestion de la relation fournisseur
Au-delà de la simple gestion contractuelle, le SRM (Supplier Relationship Management) s'impose comme un levier majeur pour booster la performance de votre entreprise et sécuriser vos approvisionnements.
En effet, la qualité de vos relations avec vos fournisseurs a un impact direct sur :
- La performance de votre fonction Achats : une collaboration étroite avec vos fournisseurs vous permet d'optimiser vos processus d'achat, de réduire les coûts et d'améliorer la qualité des produits et services.
- Le développement de votre activité : des relations fournisseurs solides vous donnent accès à des innovations, des expertises et des ressources précieuses pour soutenir votre croissance.
- La résilience de votre entreprise face aux imprévus : des partenariats de confiance vous garantissent un approvisionnement fiable et une flexibilité accrue pour faire face aux aléas du marché.
- La maîtrise des risques fournisseurs : une gestion proactive des risques permet d'éviter les ruptures d'approvisionnement, les retards de livraison, les défauts de qualité et les autres événements pouvant impacter négativement votre activité.
La solution SRM d'Esker vous accompagne pour :
- Établir des partenariats stratégiques : identifiez vos fournisseurs clés et nouez des relations durables et mutuellement bénéfiques.
- Communiquer efficacement : entretenez une communication ouverte et transparente avec vos fournisseurs pour favoriser la confiance et la collaboration.
- Évaluer et mesurer les performances : suivez les indicateurs clés de performance (KPIs) pour identifier les points d'amélioration et optimiser vos relations fournisseurs.
- Mettre en place des processus collaboratifs : développez des processus communs avec vos fournisseurs pour une meilleure efficacité opérationnelle.
- Identifier et évaluer les risques fournisseurs : cartographiez les risques potentiels liés à chaque fournisseur et mettez en place un plan d'action pour les minimiser.
- Suivre et surveiller les risques en permanence : mettez en place un système de surveillance pour suivre l'évolution des risques fournisseurs et adapter votre stratégie en conséquence.
La gestion des achats
Pour rappel, la gestion des achats intègre le cycle Procure-to-Pay (P2P) qui regroupe l’ensemble des actions comprises de la commande au paiement d’un bien ou service.
La fonction Achats est souvent réduite à son rôle de support et d’exécution. En réalité, ses missions englobent tous les processus liés à l’acquisition de biens et de services auprès de fournisseurs. Son activité assure donc le bon fonctionnement de l’ensemble des départements de votre entreprise et concerne tous les niveaux hiérarchiques.
Une bonne gestion des commandes fournisseurs permet aussi d’accroître vos marges sans avoir à augmenter vos prix. La fonction Achats joue donc un rôle stratégique dans la rentabilité de votre activité.
Bien sûr, certaines tâches relatives aux achats ponctuels peuvent être sous-traitées en autonomie par les clients internes – jusqu’à un certain seuil de valeur. Mais une coordination centrale demeure indispensable pour assurer une gestion efficace et sécurisée des contrats stratégiques ou réguliers.
Comme tout levier de croissance, la gestion des achats repose sur un ensemble :
- de politiques stratégiques ;
- de processus bien définis ;
- d’outils pertinents.
Un contexte d'achats en constante évolution
Les processus d'achats deviennent de plus en plus complexes et rapidement obsolètes, tandis que le contexte économique et géopolitique reste incertain. Pour maintenir leur efficacité et leur croissance, les entreprises doivent donc s'adapter en permanence.
La solution : la dématérialisation et l'automatisation
L'utilisation d'une solution de dématérialisation et d'automatisation de la gestion des achats, étape clé du processus Procure-to-Pay, peut considérablement faciliter cette gestion.
L'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée offre de nombreux avantages aux équipes Achats :
- Gain de temps et de productivité grâce à la suppression des tâches répétitives.
- Prise de décision simplifiée grâce à un accès rapide et clair aux informations fournisseurs.
- Achats plus pertinents et plus rentables.
L'e-Procurement et Esker : fluidifiez vos processus P2P et optimisez vos achats
Dans un contexte d'achats en constante évolution, l'e-Procurement s'impose comme la solution clé pour des processus P2P fluidifiés et une performance optimisée.
En effet, la digitalisation des procédures d'achat via une plateforme d'achat en ligne centralisée offre de nombreux avantages aux entreprises, à leurs services Achats, à leurs clients internes et à leurs fournisseurs.
Avantages pour le service Achats :
- Gestion des achats simplifiée : automatisation des tâches répétitives, commandes et workflows de validation dématérialisés, outils de reporting puissants et visibilité accrue sur les achats en temps réel.
- Gain de temps et de productivité : les équipes Achats se concentrent sur des missions à forte valeur ajoutée, comme la négociation avec les fournisseurs ou l'analyse des données.
- Meilleure prise de décision : accès rapide et clair aux informations fournisseurs pour des achats plus pertinents et plus rentables.
- Amélioration du contrôle et de la conformité : respect des politiques d'achat et réduction des risques de fraude.
Avantages pour les clients internes :
- Plateforme ergonomique et intuitive pour une expérience utilisateur fluide.
- Respect des politiques d'achat de l'entreprise pour une meilleure maîtrise des dépenses.
- Accès à un large choix de fournisseurs et de produits pour répondre à leurs besoins spécifiques.
Avantages pour les fournisseurs :
- Mise à jour unique de leurs informations pour l'ensemble de leurs clients.
- Processus de commande simplifiés et plus rapides pour une meilleure efficacité.
- Meilleure visibilité sur les paiements pour une meilleure gestion de leur trésorerie.
Esker propose une solution complète de gestion des achats en mode cloud qui intègre l'e-Procurement et offre de nombreuses fonctionnalités avancées pour optimiser vos processus P2P
La gestion des paiements et le traitement des factures
Le paiement fournisseurs désigne l’ensemble des paiements versés par une entreprise à toute personne physique ou morale en contrepartie d’achats réalisés dans le cadre de son activité (solutions, services et fournitures pour la production, ou marchandises pour l’achat-revente, par exemple).
Ses enjeux et ses solutions
En B2B, la loi de modernisation de l’économie (LME) prévoit un délai de règlement de 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation. Se plier à cette règle peut cependant être un réel défi si vous travaillez avec de nombreux prestataires ! Vous risquez de vous retrouver submergés, et de ne pas respecter les échéances de paiement – qui varient en plus d’un fournisseur à l’autre.
Pourtant, le respect des délais de paiement vous permet de préserver :
- vos finances, en évitant de devoir payer des pénalités de retard à vos fournisseurs ;
- vos relations commerciales, et donc vos futurs approvisionnements ;
- votre réputation en tant que client.
Sans compter que des relations fournisseurs saines rendent elles-mêmes possible la négociation de tarifs compétitifs.
Pour s’assurer de payer dans les temps, une gestion vigilante des paiements est nécessaire. Puisque les versements sont dépendants du rapprochement de la facture et du bon de commande ou de livraison, il faut le vérifier et le valider au plus tôt.
Mais comment s’assurer d’y parvenir pour chaque facture, avec les aléas de l’activité humaine ? La digitalisation des processus émerge encore une fois comme la solution.
La solution Esker
Esker a développé une solution pour optimiser votre gestion des factures fournisseurs. Ses fonctionnalités clés incluent notamment :
- la capture des données et le traitement automatique des factures, pour accélérer le processus ;
- une centralisation des données sur un tableau de bord unique, pour une meilleure visibilité des factures en attente.
Objectif : en finir avec les paiements tardifs, les pénalités de retard et l’insatisfaction des fournisseurs.
Digitalisation : quelle solution Source-to-Pay ?
Vous l’aurez compris, digitaliser votre cycle Source-to-Pay de A à Z ne peut que profiter à vos équipes et votre entreprise au global. La digitalisation s’inscrit comme un outil puissant pour les tâches opérationnelles autant que pour le suivi des performances et la prise de décisions stratégiques ! Cette digitalisation doit tenir compte du caractère particulièrement transverse du cycle Source-to-Pay, et donc des différents impératifs et besoins pouvant varier d’un service à l’autre à chaque étape du sourcing fournisseur à la facturation finale.
Parmi les solutions Source-to-Pay existantes, l’outil idéal doit aussi pouvoir être intégré de manière fluide à vos écosystèmes sans bouleverser votre workflow habituel. Le plus : une accessibilité étendue d’un point de vue géographique et technologique, afin de faciliter les validations et le travail des équipes dispersées ou en poste à distance.
La suite Source-to-Pay d’Esker est une solution complète qui permet de :
- renforcer la coordination de vos équipes ;
- fiabiliser la gestion de vos achats de sous-traitance ;
- optimiser l’efficacité de l’ensemble de votre processus Source-to-Pay et créer de la valeur ;
- améliorer la lisibilité et le contrôle de vos flux d’informations ;
- favoriser la montée en compétences de votre personnel.
En bref, la solution Esker permet d’optimiser chaque étape du cycle Source-to-Pay