La facturation électronique devient obligatoire en France pour toutes les entreprises d'ici 2026. Face à ce changement majeur, il est crucial de choisir le bon logiciel de dématérialisation des factures pour garantir une transition fluide et efficace. Cet article vous guide pas à pas dans le choix de la solution idéale pour vos besoins.

Comprendre vos besoins et définir le périmètre de votre projet de dématérialisation

Avant de vous lancer dans un projet de dématérialisation des factures, prenez le temps de définir vos objectifs et le périmètre de votre projet. Cette étape cruciale vous permettra de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins et d'assurer le succès de votre transition.

1. Définir vos objectifs

La dématérialisation des factures peut répondre à de nombreux enjeux, bien au-delà de la simple mise en conformité légale. Voici quelques exemples d'objectifs que vous pouvez vous fixer avant de vous lancer dans le choix d’un logiciel de dématérialisation de factures :

• Améliorer l'efficacité de votre processus de facturation : réduction du temps de traitement des factures, diminution des erreurs manuelles, optimisation de la trésorerie.
• Réduire vos coûts : suppression des coûts d'impression, d'envoi et d'archivage des factures papier, optimisation des ressources humaines.
• Améliorer la collaboration et la communication : meilleure communication avec vos clients et fournisseurs, accès facile aux informations, simplification des processus de validation et d'approbation.
• Renforcer la sécurité et la conformité : protection contre les fraudes et les falsifications, archivage sécurisé des factures, respect des réglementations en vigueur.

Pour définir vos objectifs de manière précise, posez vous les questions suivantes :

• Quels sont les principaux problèmes que vous rencontrez avec votre processus de facturation actuel ?
• Quels sont les avantages que vous souhaitez obtenir en dématérialisant vos factures ?
• Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) que vous utiliserez pour mesurer le succès de votre projet ?

2. Définir le périmètre de votre projet

Le périmètre de votre projet de dématérialisation des factures doit être défini en fonction de vos besoins et de vos objectifs. Veillez à prendre en compte les éléments suivants :

• Les processus et flux à cibler en priorité : facturation client ou fournisseur, BtoB ou BtoC.
• Les équipes concernées par la transition : service comptabilité, service commercial, direction générale, direction des services informatiques…
• La volumétrie des factures à traiter : nombre de factures émises et reçues chaque année.

En répondant à ces questions, vous serez en mesure de définir un périmètre clair et précis pour votre projet.
 

Vous avez un projet de facturation électronique mais ne savez ni par où commencer, ni comment le mettre en place avec succès ? Pas de panique ! Esker vous accompagne avec son guide complet pour une mise en place optimale. De l'analyse des enjeux à l'optimisation de vos processus, découvrez toutes les étapes clés pour une adoption réussie.

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3. Cartographier vos flux de facturation

Une fois que vous avez défini vos objectifs et le périmètre de votre projet, il faut cartographier vos flux de facturation en utilisant différents outils, tels que des diagrammes de flux ou des matrices.

Cette étape vous permettra de visualiser l'ensemble du processus de traitement des factures et d'identifier les points d'amélioration potentiels.

Pour simplifier votre démarche, les experts⋅e⋅s d’Esker ont créé la Checklist parfaite. En suivant les 8 étapes, vous obtiendrez de précieux conseils pratiques pour votre mise en conformité.

4. identifier les personnes a impliquer dans votre choix

Les DSI sont les moteurs du projet. Ils doivent être impliqués dès le début du processus pour vous aider à établir la liste de vos critères indispensables et facultatifs. Le but ? Gagner du temps en évitant les freins techniques lors du lancement du projet.

Le service comptabilité est également un des acteurs indispensables dans cette transition pour mettre en avant des critères spécifiques liés à votre mode de facturation.

Le service juridique s’assurera de la conformité légale des processus de votre opérateur et de la bonne dématérialisation de vos factures.

En conclusion, la définition de vos objectifs et du périmètre de votre projet de dématérialisation des factures est une étape essentielle pour assurer son succès. En prenant le temps de bien analyser vos besoins et de cartographier vos flux de facturation, vous serez en mesure de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins et de garantir une transition fluide et efficace.

Pour simplifier votre démarche, les experts⋅e⋅s d’Esker ont créé la Checklist parfaite. En suivant les 8 étapes, vous obtiendrez de précieux conseils pratiques pour votre mise en conformité.

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Savoir reconnaître et comprendre les fonctionnalités clés des solutions existantes.

Comprendre les fonctionnalités clés d’un logiciel de facturation électronique vous aidera à faire le bon choix. Pour pouvoir finalement profiter pleinement des avantages de sa mise en place : réduction des coûts, optimisation des processus, gain de temps et de productivité, sécurité accrue et conformité réglementaire.

En général, un logiciel de dématérialisation des factures doit comporter ces fonctionnalités :

• Génération et envoi de factures électroniques conformes
• Réception et traitement des factures électroniques
• Archivage sécurisé
• Suivi des factures et tableaux de bord
• Intégration avec votre comptabilité

Lors de votre choix, il est également essentiel de prendre en compte d’autres aspects importants :

• Mode de déploiement (SaaS / On-Premise)
• Sécurité et confidentialité des données
• Ergonomie et facilité d'utilisation
• Compatibilité avec vos logiciels existants
• Interopérabilité avec les solutions de vos clients et fournisseurs.

Choisir le bon prestataire pour la dématérialisation de vos factures : 5 points clés à ne pas négliger !

Chez Esker, nous savons que choisir le bon prestataire pour la dématérialisation de vos factures est un investissement important pour votre entreprise. En prenant le temps de comparer les offres et de bien choisir votre partenaire, vous vous assurez une transition fluide et réussie vers la facturation électronique.

Voici 5 points clés à ne pas négliger pour trouver le partenaire idéal :

1. Privilégiez un éditeur reconnu et expérimenté

• Recherchez un prestataire avec une solide réputation et une expérience avérée dans la dématérialisation des factures.
• Vérifiez les avis clients et les références pour vous faire une idée de la qualité de ses services.

Esker est LE prestataire qui accompagne déjà depuis plus de 15 ans les entreprises dans leur transition vers la facturation électronique. Voir les dates clés et l’histoire d’Esker

2. Assurez-vous de la compatibilité avec votre système d'information

• Choisissez un prestataire capable de s'intégrer à votre système d'information existant (ERP, CRM, etc.).
• Évitez les solutions qui nécessitent des développements spécifiques longs et coûteux.

Esker, c’est une expertise multi-ERP avec des connecteurs pré-intégrés avec les principaux acteurs du marché comme Oracle, Microsoft ou encore le géant SAP. En savoir plus sur l’intégration Multi-ERP

3. Vérifiez la sécurité et la confidentialité des données

• Assurez-vous que le prestataire respecte les normes et réglementations en vigueur en matière de sécurité des données.
• Choisissez un prestataire qui propose un hébergement sécurisé de vos données en France.

Chez Esker, nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux. C'est pourquoi notre plateforme est construite sur les normes les plus strictes en matière de sûreté et de sécurité. Nous avons d’ailleurs la certification ISO 27001 qui garantit la confidentialité de vos données.

En savoir plus sur la conformité / sécurité de nos solutions

4. Bénéficiez d'un support client de qualité

• Choisissez un prestataire qui propose un support client réactif et accessible.
• Privilégiez un éditeur qui propose des formations et des ressources pour vous aider à utiliser sa solution.

5. Ne vous focalisez pas sur le prix

• Si le prix est important, il ne doit pas être le seul critère de décision.
• Tenez compte également de la qualité des services, de la performance de la solution et de la pérennité du prestataire.

Bien plus qu'un simple suivi, Esker vous accompagne tout au long de votre projet et vous propose une communauté unique :

• Bénéficiez du Esker All Access Community Club : trouvez des informations essentielles, suivez les nouveautés et optimisez l'utilisation de vos solutions.
• Nos équipes Customer Expérience vous accompagnent pour exploiter pleinement la solution Esker et maximiser votre productivité.

Découvrez comment l’équipe CX d’Esker accompagne ses clients

Esker, le logiciel de facturation électronique de référence

Esker propose des solutions de facturation électronique complètes et performantes pour simplifier et optimiser le traitement de vos factures clients et fournisseurs.

Pour la gestion de vos factures clients :

• Dématérialisez vos factures et envoyez-les en toute sécurité dans le respect des nouvelles normes dictées par l’administration fiscale française.
• Améliorez la satisfaction client en proposant un processus de paiement plus fluide.
• Gagnez du temps et réduisez vos coûts de traitement.

Pour la gestion de vos factures fournisseurs :

• Automatisez la capture et la saisie des données de vos factures.
• Optimisez le traitement des factures et réduisez les risques d'erreurs.
• Bénéficiez d'une meilleure visibilité sur vos dépenses.

Et comme une image - ou plutôt une vidéo - vaut mille mots, nous vous invitons à regarder cette vidéo rapide qui explique comment se préparer à la Facturation électronique avec Esker 

Conclusion : anticipez et sécurisez votre transition vers la facturation électronique !

L'échéance approche : à partir de 2026, la facturation électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Face à ce raz-de-marée de 4 millions d'entreprises à accompagner, ne soyez pas pris au dépourvu !

Anticipez l'effet entonnoir et choisissez dès aujourd'hui la plateforme correspondant à vos besoins qui saura vous accompagner dans cette transition.

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