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Lexique de la facturation électronique
La généralisation de la facturation électronique représente une évolution majeure pour les entreprises, qui doivent désormais s'adapter à de nouvelles réglementations en constante évolution. Comprendre ce nouvel écosystème est essentiel pour assurer une transition fluide et efficace vers des processus dématérialisés et conformes.
Chez Esker, nous avons à cœur de simplifier cette transition pour nos clients. C'est pourquoi nous avons créé ce lexique de la facturation électronique, conçu pour clarifier les termes et concepts clés liés à ce domaine. Que vous soyez une grande entreprise, une PME ou une microentreprise, ce glossaire vous aidera à mieux appréhender les enjeux et les solutions disponibles.
Vous trouverez ici des définitions simples et accessibles qui expliquent les principales notions de la facturation électronique, le tout présenté dans un langage clair et direct, à l'image des solutions que nous proposons chez Esker.
A
Access Point
Un Access Point est un point d'entrée dans le réseau PEPPOL permettant l'échange de factures électroniques et d'autres documents commerciaux. Il agit comme un relais sécurisé pour transmettre des messages entre les différents acteurs du réseau, garantissant une interopérabilité fiable entre les systèmes informatiques des entreprises et des administrations publiques. Esker est certifié Peppol Access Point, assurant une connexion sans faille pour nos clients.
Agrément PDP
L'agrément PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) est une immatriculation obligatoire pour les plateformes de dématérialisation souhaitant être reconnues par l'État français pour échanger des factures électroniques conformes aux exigences légales. Obtenir cet agrément signifie que la plateforme respecte des standards stricts de sécurité, de transparence et de fiabilité exigés par la DGFIP et l’AIFE. Esker propose à ses clients la solution Esker PDP agréée, pour une facturation électronique conforme.
► Découvrir la plateforme PDP d'Esker
AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'État)
L'AIFE est une agence gouvernementale française responsable de la gestion des systèmes informatiques liés à la finance publique. Elle joue un rôle clé dans la mise en place de la facturation électronique, notamment via le PPF (Portail Public de Facturation, dédié aux transactions B2B (Business-to-Business), ou encore la plateforme Chorus Pro, utilisée dans le cadre des factures B2G (Business to Government).
Annuaire des entreprises
L'annuaire des entreprises est une base de données qui recense les entreprises enregistrées, fournissant des informations telles que les numéros SIREN et SIRET. Cet annuaire permet d'identifier les PDP émettrices ou réceptrices de factures électroniques, facilitant ainsi la transmission des factures à la bonne entité.
ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information)
L'ANSSI est l'agence française chargée de la sécurité des systèmes d'information et de la protection des données sensibles. Esker s'engage à respecter les standards de l'ANSSI pour garantir une sécurité optimale.
Archivage électronique
L'archivage électronique est le processus de conservation des documents électroniques dans un environnement sécurisé et conforme aux exigences légales, afin d'en garantir l'intégrité, la lisibilité et l'accessibilité dans le temps. La réforme de la facturation électronique impose un archivage de 10 ans des factures (sans changement donc par rapport à la norme actuelle). Esker propose des solutions d'archivage électronique intégrant des services de sécurité avancés pour une conservation fiable et conforme des factures dans le temps.
►En savoir plus sur l'obligation de l'archivage des factures électroniques
AS/2 (Applicability Statement 2)
AS/2 est un protocole standard utilisé pour échanger des données commerciales de manière sécurisée sur Internet. Il est largement utilisé pour la transmission des factures électroniques au format EDI entre les entreprises. Esker intègre ce protocole dans ses solutions afin de garantir l’intégrité et la sécurité des échanges.
AS/4 (Applicability Statement 4)
AS/4 est un protocole de communication basé sur des standards ouverts, conçu pour échanger des documents commerciaux de manière sécurisée, tout en offrant plus de flexibilité par rapport à AS/2. Il est adapté aux environnements modernes de dématérialisation et permet une transmission efficace et sécurisée des factures électroniques.
B
Business Register
Le Business Register est un registre qui contient les informations relatives aux entreprises et aux prestataires de services impliqués dans la facturation électronique dans un pays ou une région donnée. Il permet de vérifier l'identité des parties impliquées dans les échanges électroniques, assurant la sécurité et la conformité des transactions.
C
Candidature PDP
La candidature PDP est le processus par lequel une plateforme de dématérialisation soumet une demande pour obtenir le statut de Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Cela implique de respecter des critères stricts de sécurité et d'interopérabilité définis par les autorités publiques. La candidature d’Esker pour devenir PDP immatriculée a fait partie des premières à être validée en août 2024 (numéro d’immatriculation : 0005).
► En savoir plus sur la PDP d'Esker
Certificat électronique
Le certificat électronique est une procédure garantissant l'authenticité et l'intégrité d'un document électronique. Elle peut être assurée par l'ajout d'une signature électronique ou d'un cachet électronique, apportant ainsi la garantie que le document n'a pas été modifié depuis sa création.
Certification SecNumCloud
SecNumCloud est une qualification attribuée par l'ANSSI garantissant qu'une solution cloud respecte des critères stricts de sécurité pour la protection des données. Les solutions de facturation électronique certifiées SecNumCloud assurent aux entreprises un niveau élevé de sécurité et de conformité pour l'hébergement de leurs factures. Esker dispose de la qualification SecNumCloud.
Chorus Pro
Chorus Pro est la plateforme de facturation électronique mise en place par le gouvernement français pour le traitement des factures adressées aux entités publiques. Elle est utilisée par les entreprises pour envoyer leurs factures à l'administration (B2G), assurant la transparence et la traçabilité des échanges. Esker propose des intégrations simplifiées avec Chorus Pro pour faciliter la soumission de factures.
CII (Cross Industry Invoice)
CII est un standard international de facturation électronique développé par l'UN/CEFACT pour assurer une interopérabilité entre différents systèmes de facturation. Ce format est utilisé pour échanger des données structurées de manière sécurisée, facilitant l'automatisation du traitement des factures.
Circuits de facturation
Les circuits de facturation représentent l'ensemble des étapes internes que suit une facture au sein d'une entreprise, depuis sa création jusqu'à son paiement. On parle également de cycle de vie d’une facture. Ils incluent des processus tels que la validation, l'approbation, la transmission au client, et l’archivage. Esker permet de rationaliser ces circuits pour améliorer l'efficacité et la traçabilité.
CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés)
La CNIL est l'autorité française chargée de veiller à la protection des données personnelles. Dans le cadre de la facturation électronique, elle définit des règles pour la collecte, le traitement et l'archivage des informations de manière à garantir la protection des données des parties impliquées.
Code de routage
Le code de routage est un identifiant unique, disponible dans l’annuaire des entreprises, utilisé pour adresser les factures électroniques vers le bon destinataire. Il facilite l'acheminement correct des documents entre les différentes parties impliquées, garantissant ainsi une transmission rapide et précise.
CPaaS (Communication Platform as a Service)
CPaaS est une solution de communication Cloud qui permet d'intégrer des capacités de communication en temps réel (telles que la messagerie, la voix et la vidéo) dans les applications d'entreprise. Dans le contexte de la facturation électronique, CPaaS peut être utilisé pour automatiser les notifications de facturation et faciliter la communication entre les fournisseurs et les clients.
Cycle de vie d’une facture électronique
Le cycle de vie d'une facture électronique désigne l'ensemble des étapes qu'une facture traverse, depuis sa création jusqu'à son archivage final. Cela inclut la création, l'envoi, la réception, l'approbation, le paiement, la réconciliation et l'archivage. Grâce aux solutions Esker, chaque étape du cycle de vie est optimisée pour assurer une efficacité maximale et une traçabilité complète. Dans le cadre de la réglementation française relative à la facturation électronique, chaque statut du cycle de vie de la facture doit être remonté au PPF.
► En savoir plus sur le cycle de vie d'une facture électronique
D
Délai de conservation des factures électroniques
Le délai de conservation des factures électroniques est la durée pendant laquelle une entreprise est tenue de conserver ses factures, conformément aux obligations légales. Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, il sera toujours obligatoire de conserver ses factures au format électronique pendant dix ans. Esker offre des solutions d'archivage électronique qui garantissent la conformité aux exigences de conservation, tout en assurant la sécurité et l'accessibilité des documents.
DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques)
La DGFIP est l'administration française en charge de la gestion des finances publiques, incluant la fiscalité et la comptabilité publique. Elle joue un rôle central dans la réglementation de la facturation électronique, notamment en établissant des directives et des standards pour les entreprises.
Données structurées
Les données structurées sont des informations organisées selon un format prédéfini, facilitant leur traitement automatisé. Dans le contexte de la facturation électronique, les données structurées permettent une lecture et une intégration automatiques par les systèmes comptables et informatique, réduisant ainsi les erreurs et améliorant l'efficacité. 3 formats structurés sont donc autorisés pour assurer la conformité de ses factures : UBL, CII et le format hybride Factur-X.
E
EDI (Échange de Données Informatisé)
L'EDI est une méthode d'échange électronique de documents commerciaux entre les systèmes informatiques des entreprises. Utilisé depuis des décennies, il permet une communication standardisée, sécurisée et automatisée des informations, notamment des factures, réduisant le besoin de saisie manuelle et minimisant les erreurs. L’EDI est couramment utilisé pour des échanges entre partenaires commerciaux.
E-facturation
L'e-facturation désigne le processus de création, d'envoi, de réception et de traitement des factures de manière entièrement électronique, sans support papier. Grâce aux solutions d'e-facturation d'Esker, les entreprises peuvent automatiser l'ensemble du processus de facturation, tant côté clients que fournisseurs (factures entrantes et sortantes), réduisant ainsi les délais de traitement et les coûts administratifs.
E-facture
L'e-facture est une facture créée, envoyée, reçue et archivée au format électronique. Contrairement aux factures papier, les e-factures offrent des avantages en termes de traçabilité, de rapidité de traitement et de conformité. Esker aide ses clients à passer à l'e-facture pour une meilleure efficacité opérationnelle.
► Pour aller plus loin : Qu'est ce qu'une E-facture ?
E-invoice
L'E-Invoice est le terme anglais désignant une facture électronique. Elle implique l'émission, la réception et le traitement d'une facture sous format numérique, conformément aux exigences légales et aux standards internationaux. Esker propose des solutions pour gérer les E-Invoices de manière conforme et sécurisée en France mais également dans +60 pays partout dans le monde.
E-invoicing
L'e-invoicing est le processus global qui inclut la création, l'échange et la gestion des factures électroniques. Cela permet d'améliorer l'efficacité, de réduire les coûts, et de garantir la conformité légale. Esker offre une plateforme complète d'e-invoicing pour simplifier et automatiser ces processus clients et fournisseurs (factures entrantes et sortantes).
EN 16931
La norme EN 16931 est une norme européenne qui définit les exigences relatives au contenu sémantique des factures électroniques. Elle vise à assurer l'interopérabilité entre les différents systèmes de facturation au sein de l'Union européenne. Esker garantit la conformité de ses solutions aux normes EN 16931 pour faciliter les échanges transfrontaliers et les exigences de format dans les pays européens.
E-reporting
L'E-reporting est le processus de déclaration électronique des transactions commerciales à l'administration fiscale. Il permet de garantir la transparence et la traçabilité des opérations commerciales, facilitant ainsi la lutte contre la fraude. Les solutions d'Esker incluent des fonctionnalités d'e-reporting dans le cadre de la réglementation française de facturation électronique.
F
Facture B2B (Business to Business)
La facture B2B est une facture émise entre deux entreprises dans le cadre d'une transaction commerciale. La facturation électronique B2B est régie par des règles spécifiques visant à assurer la conformité et la traçabilité des échanges. Esker propose des solutions pour gérer efficacement les factures B2B, en automatisant leur traitement et en garantissant leur conformité.
Facture B2C (Business to Consumer)
La facture B2C est une facture émise par une entreprise à un consommateur final. Elle est soumise à des règles spécifiques, notamment en ce qui concerne les informations à mentionner et la conservation des données. Esker aide les entreprises à automatiser la création et l'envoi des factures B2C, tout en respectant les obligations légales.
Facture B2G (Business to Government)
La facture B2G est une facture émise par une entreprise à une entité publique. En France, ces factures doivent être transmises via la plateforme Chorus Pro pour assurer leur traçabilité et leur conformité. Esker propose des intégrations avec Chorus Pro pour simplifier la gestion des factures B2G et garantir leur conformité.
Facture de masse
La facture de masse désigne l'émission de grandes quantités de factures en une seule opération, souvent dans des contextes où des milliers de clients doivent être facturés simultanément. Esker permet d'automatiser l'émission des factures de masse, réduisant ainsi les délais et les erreurs liés à la facturation manuelle.
Facture dématérialisée
La facture dématérialisée est une facture transformée d'un format papier à un format numérique, sans pour autant être une facture électronique au sens légal (qui doit respecter des critères stricts de signature et de structure des données). Esker accompagne ses clients dans la transformation numérique de leurs processus de facturation.
Facture électronique automatique
La facture électronique automatique est une facture générée et envoyée de manière entièrement automatisée, sans intervention humaine. Elle permet de réduire les risques d'erreurs et d'accélérer le processus de facturation. Grâce aux solutions Esker, les entreprises peuvent automatiser l'émission de factures électroniques pour gagner du temps et assurer une conformité parfaite.
Facture numérique ou digitale
Les termes "facture numérique" et "facture digitale" sont souvent utilisés de manière interchangeable : ils désignent tous deux une facture qui est générée, envoyée, reçue et archivée sous format électronique. Esker aide les entreprises à passer à des factures numériques pour plus d'efficacité et de traçabilité.
Facture papier
La facture papier est une facture imprimée et envoyée physiquement par voie postale. Bien que ce format soit de moins en moins utilisé, certaines entreprises ou administrations peuvent encore l'exiger. Esker propose des solutions hybrides permettant de gérer à la fois les factures électroniques et les factures papier.
Facture récurrente
Une facture récurrente est une facture émise régulièrement pour un même client, souvent dans le cadre d'un abonnement ou d'une prestation continue. Esker permet d'automatiser la création et l'envoi de factures récurrentes, réduisant ainsi la charge administrative pour les entreprises.
Facture simplifiée
La facture simplifiée est un type de facture utilisé pour les transactions de faible montant, généralement inférieures à un seuil défini par la législation. Elle contient moins d'informations qu'une facture standard, tout en restant conforme aux obligations légales. Les solutions Esker permettent de créer facilement des factures simplifiées adaptées aux besoins des entreprises.
Format Factur-X
Factur-X est un format de facture électronique hybride qui combine des données structurées en XML avec une représentation visuelle en PDF. Ce format permet aux entreprises de bénéficier à la fois de la lisibilité d'une facture en format PDF et de l'automatisation permise par les données structurées. Esker prend en charge le format Factur-X pour simplifier la transition vers la facturation électronique.
Format structuré vs format hybride
Un format structuré est un format qui contient uniquement des données organisées de manière à être traitées automatiquement par des systèmes informatiques, comme le XML. Un format hybride, quant à lui, combine des données structurées et une représentation lisible par l'humain, comme le format Factur-X. Esker permet de gérer les deux types de formats, offrant ainsi flexibilité et automatisation aux entreprises.
G
Gestion électronique des documents (GED)
La gestion électronique des documents (GED) désigne l'ensemble des processus et des technologies utilisés pour numériser, stocker, gérer et archiver des documents sous forme électronique. Grâce à la GED, les entreprises peuvent centraliser l'accès à leurs documents, réduire les coûts de stockage et améliorer la traçabilité. Esker propose des solutions de GED intégrées à la facturation électronique pour simplifier la gestion des documents liés aux transactions commerciales.
H
Horodatage électronique
L'horodatage électronique est un procédé qui permet de certifier la date et l'heure exactes de la création ou de la réception d'un document électronique. Il garantit l'intégrité du document et peut être requis à des fins légales. Les solutions Esker intègrent l'horodatage électronique pour assurer la conformité des factures et des documents archivés.
I
Identifiant PEPPOL
L'identifiant PEPPOL est un identifiant unique attribué aux entreprises qui utilisent le réseau PEPPOL pour l'échange de documents commerciaux, comme les factures électroniques. Cet identifiant permet de garantir que les documents sont acheminés au bon destinataire au sein du réseau. Esker est certifié PEPPOL Access Point, ce qui permet l’accompagnement de ses clientspour faciliter les échanges internationaux dans le réseau PEPPOL.
Immatriculation PDP
L'immatriculation PDP est le processus par lequel une plateforme de dématérialisation devient officiellement enregistrée en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Cette immatriculation garantit que la plateforme respecte les exigences légales et de sécurité pour l'échange de factures électroniques. Esker a fait partie des premières PDP immatriculées (numéro officiel d’immatriculation : 0005), ce qui permet d’offrir une solution conforme à ses clients.
Intelligence artificielle et facturation électronique
L'intelligence artificielle (IA) peut être utilisée pour automatiser et optimiser la facturation électronique, par exemple en reconnaissant automatiquement les informations clés sur une facture ou en détectant des anomalies potentielles. Esker intègre l'IA dans ses solutions pour améliorer l'efficacité et la précision du traitement des factures, réduisant ainsi les erreurs et accélérant les processus.
Interopérabilité
L'interopérabilité est la capacité de différents systèmes informatiques à communiquer entre eux et à échanger des données de manière fluide. Dans le contexte de la facturation électronique, elle est essentielle pour garantir que les factures peuvent être transmises et traitées sans problème entre les différentes plateformes et logiciels. En tant que PDP immatriculée, Esker a l’obligation d’assurer l'interopérabilité de ses solutions pour permettre des échanges fluides entre ses clients et leurs partenaires commerciaux.
M
Modèle des quatre coins PEPPOL
Le modèle des quatre coins PEPPOL est une architecture utilisée pour l'échange de factures électroniques au sein du réseau PEPPOL. Elle repose sur quatre acteurs principaux : l'émetteur de la facture, le point d'accès de l'émetteur, le point d'accès du récepteur et le récepteur de la facture. Ce modèle garantit un échange sécurisé et interopérable des factures. Esker propose des solutions conformes au modèle des quatre coins pour faciliter les échanges des transactions internationales.
► Pour aller plus loin : Peppol Pan-European Public Procurement Online et la Facturation électronique
Modèle en Y
Le modèle en Y est une approche spécifique à la France, utilisée pour l'échange de données électroniques, où une plateforme centrale reçoit, traite et distribue les factures électroniques entre l'émetteur et le récepteur, tout en transmettant les données demandées à l’administration fiscale. Cela garantit une traçabilité et une conformité accrue des échanges. En tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire immatriculée, Esker fait partie intégrante du modèle en Y pour assurer des échanges sécurisés et conformes des factures B2B en France.
► En savoir plus sur le modèle en Y
N
Non-assujetti à la TVA
Un non-assujetti à la TVA est une personne ou une entité qui n'est pas tenue de facturer la taxe sur la valeur ajoutée dans le cadre de ses transactions commerciales. Cela peut inclure des particuliers ou des organisations exonérées de TVA. Esker aide ses clients à gérer les différentes règles de facturation, y compris les cas où la TVA ne s'applique pas.
Norme ISO 27001
La norme ISO 27001 est une norme internationale qui spécifie les exigences pour la mise en place, la mise en œuvre, la maintenance et l'amélioration continue d'un système de gestion de la sécurité de l'information. Esker est conforme à la norme ISO 27001 pour assurer la protection des données sensibles de ses clients, en particulier dans le cadre de la facturation électronique.
O
OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)
L'OCR (Optical Character Recognition en anglais) est une technologie qui permet de convertir des documents papier ou des images en texte numérique, afin de les traiter automatiquement. Esker utilise l'OCR pour faciliter la transition vers des processus de facturation entièrement numériques.
Opérateur de dématérialisation (OD)
Un opérateur de dématérialisation (OD) est une entité qui propose des services pour digitaliser la transmission de documents au format électronique et faciliter leur échange. Les OD peuvent jouer un rôle dans la transition vers la facturation électronique, en aidant les entreprises à numériser leurs processus. Esker collabore avec des OD pour offrir des solutions de dématérialisation complètes à ses clients.
P
PAF et facturation électronique
La Piste d'Audit Fiable (PAF) est une des méthodes permettant de garantir l'authenticité et l'intégrité d'une facture, avec l’obligation de pouvoir tracer l’ensemble de son parcours, tout au long de son cycle de vie. Elle repose sur la mise en place de contrôles documentés qui démontrent la fiabilité des échanges. Esker aide ses clients à mettre en œuvre une PAF pour assurer la conformité des factures électroniques avec les exigences fiscales.
► En savoir plus sur la Piste d'Audit Fiable et la Facturation électronique
PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire)
Une PDP est une plateforme immatriculée par l'État pour échanger des factures électroniques en toute sécurité et en conformité avec la réglementation. Les PDP jouent un rôle central dans la réforme de la facturation électronique et dans la transmission des factures entre les entreprises et l’administration fiscale. Toutes les entreprises auront l’obligation de faire transiter leurs flux de factures par l’intermédiaire d’une PDP pour assurer leur conformité. En tant que PDP immatriculée, Esker est en mesure d’offrir une solution de facturation électronique complète et interopérable avec les autres PDP, en conformité avec la réglementation française.
PPF (Portail Public de Facturation)
Le Portail Public de Facturation (PPF) est un portail mis en place par l'État français pour permettre aux entreprises de transmettre leurs transactions et données de facturation électronique B2B à l’administration fiscale. Grâce à son immatriculation PDP, en plus d’assurer la conformité des factures de ses clients, Esker transmettra automatiquement les données de factures et de transactions (e-reporting) au PPF.
Peppol
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau international qui facilite l'échange de documents commerciaux, comme les factures électroniques, pour les transactions B2B, mais aussi B2G. Grâce à ses solutions conformes à Peppol et sa certification Peppol Access Point, Esker permet à ses clients de se connecter facilement au réseau et de simplifier leurs échanges commerciaux transfrontaliers.
Peppol ID
Le Peppol ID est un identifiant unique qui permet de reconnaître de manière certaine une entreprise au sein du réseau Peppol. Grâce au Peppol ID, les échanges de documents électroniques sont facilités et sécurisés, car chaque entreprise peut être identifiée de façon univoque. Esker accompagne ses clients dans l’obtention Peppol ID pour leurs échanges internationaux ou commerciaux.
Annuaire Peppol (Peppol Directory)
L'annuaire Peppol (Peppol Directory) est une base de données qui recense les participants au réseau Peppol. Il permet de vérifier la disponibilité des partenaires pour les échanges de documents électroniques au sein du réseau. Esker aide ses clients à s'enregistrer et à accéder à l'annuaire Peppol pour simplifier leurs transactions commerciales.
Peppol 4-corner model
Le Peppol 4-corner model, également connu sous le terme “Modèle des quatre coins Peppol” est un modèle d'architecture qui facilite l'échange de documents électroniques entre les entreprises. Il repose sur quatre acteurs : l'émetteur, le récepteur, et leurs points d'accès respectifs. Ce modèle garantit un échange fluide et sécurisé des documents commerciaux. En tant que Peppol Access Point certifié, les solutions d'Esker sont conformes au Peppol 4-corner model pour permettre une interopérabilité totale et sécurisée.
Piste d’audit fiable (PAF)
La Piste d'Audit Fiable (PAF) est une méthode permettant de garantir l'authenticité, l'intégrité des factures tout au long de leur cycle de vie. Elle repose sur des contrôles documentés qui permettent de démontrer la traçabilité et la fiabilité des échanges commerciaux. Esker aide ses clients à mettre en place une PAF efficace pour répondre aux exigences réglementaires et garantir la conformité des factures.
Portail de facturation fournisseur
Le portail de facturation fournisseur est une plateforme en ligne permettant aux fournisseurs de soumettre leurs factures de manière électronique. Grâce à ce portail, les fournisseurs peuvent suivre l’état de leurs factures, réduire les délais de traitement et améliorer la visibilité sur les paiements. Esker propose un portail intégré qui permet une communication fluide entre les entreprises et leurs fournisseurs, optimisant ainsi le processus de facturation.
Protocole de raccordement
Le protocole de raccordement est un ensemble de règles et de procédures qui permet de connecter des systèmes différents afin d'échanger des informations de manière sécurisée. Dans le contexte de la facturation électronique, le protocole de raccordement garantit une transmission sûre et standardisée des factures. Esker utilise des protocoles de raccordement fiables pour assurer une interopérabilité optimale entre les différents acteurs du réseau.
S
SaaS (Software as a Service)
Le SaaS est un modèle de distribution de logiciels dans lequel les applications sont hébergées par un fournisseur et accessibles via Internet. Les solutions de facturation électronique d'Esker sont disponibles en mode SaaS, ce qui permet aux entreprises de bénéficier d'une solution flexible, évolutive et sans les contraintes liées à la maintenance des infrastructures informatiques.
SFTP (Secure File Transfer Protocol)
SFTP est un protocole permettant de transférer des fichiers de manière sécurisée sur Internet. Il est souvent utilisé pour échanger des documents commerciaux, comme les factures électroniques, entre partenaires commerciaux. Esker intègre le SFTP dans ses solutions de facturation pour garantir la sécurité et la confidentialité des échanges de données.
SIREN et SIRET
Les numéros SIREN et SIRET sont des identifiants attribués aux entreprises en France. Le SIREN est un numéro unique à 9 chiffres qui identifie une entreprise, tandis que le SIRET identifie un établissement spécifique de cette entreprise. Ces numéros sont essentiels pour assurer une identification correcte des parties lors de l'échange de factures électroniques. Esker aide ses clients à intégrer ces identifiants dans leurs processus de facturation pour garantir la conformité et la traçabilité.
Statut d’une facture électronique
Le statut d'une facture électronique indique la position actuelle de la facture dans son cycle de vie, par exemple : "déposée", "encaissée", "rejetée", etc. Ces statuts permettent de suivre l’avancement des factures et d'identifier les actions nécessaires pour assurer leur bon traitement. Les solutions Esker offrent une visibilité complète sur le statut des factures, permettant un suivi en temps réel. Dans le cadre de la réglementation, ces statuts doivent être partagés à l’administration fiscale française.
Statut Déposé
Le statut "Déposé" signifie qu'une facture a été soumise mais qu'elle n'a pas encore été traitée par le destinataire. Cela représente la première étape du cycle de traitement des factures électroniques. Esker permet de suivre ce statut pour garantir que toutes les factures déposées sont traitées rapidement.
Statut Encaissé
Le statut "Encaissé" indique qu'une facture a été payée par le client. Ce statut marque la fin du cycle de vie de la facture en termes de comptabilité active. Grâce aux solutions Esker, les entreprises peuvent suivre les paiements et s'assurer que toutes les factures sont encaissées de manière efficace.
Statut Refusé
Le statut "Refusé" signifie qu'une facture a été refusée pour raison métier par le destinataire en raison d'une erreur ou d'une non-conformité. Esker offre des fonctionnalités permettant d'identifier les raisons du refus et de prendre des mesures correctives rapidement pour minimiser les retards de paiement.
Statut Rejeté
Le statut "Rejeté" indique que la facture a été rejetée pour raison technique par le destinataire. Cela peut être dû à des erreurs de format, des informations manquantes ou des incohérences. Esker aide à traiter ces rejets en identifiant les problèmes et en facilitant la correction et la retransmission des factures.
► En savoir plus sur les différents statuts obligatoire des des factures
Système de sécurité RGS 2
Le système de sécurité RGS 2 est un référentiel de sécurité adopté par l'État français pour garantir la sécurité des échanges électroniques, notamment dans le cadre de la facturation électronique. Ce système définit des exigences de sécurité strictes pour protéger les données sensibles. Esker se conforme aux exigences du RGS 2 pour garantir des échanges sécurisés et fiables.
T
Taille ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire)
Les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) sont des entreprises qui se situent entre les PME et les grandes entreprises, avec un effectif de 250 à 4 999 salariés et un chiffre d’affaires compris entre 50 millions et 1,5 milliard d’euros. Esker propose des solutions de facturation électronique spécialement adaptées aux besoins des ETI, permettant de gérer efficacement leurs volumes de facturation tout en assurant une conformité optimale.
Taille GE (Grande Entreprise)
Les GE (Grandes Entreprises) sont des entreprises qui emploient plus de 5 000 salariés et qui ont un chiffre d'affaires supérieur à 1,5 milliard d’euros. Esker propose des solutions de facturation électronique capables de répondre aux besoins spécifiques des grandes entreprises, notamment en termes de gestion des volumes importants de factures et de conformité aux réglementations internationales.
Taille Micro Entreprise/TPE (Très Petites Entreprises)
Les micro entreprises ou TPE (Très Petites Entreprises) sont des entreprises de petite taille, avec moins de 10 salariés. Grâce à son large réseau de partenaires, les solutions de facturation électronique d'Esker peuvent être adaptées aux besoins des microentreprises, leur offrant la possibilité d'améliorer leur efficacité et de se conformer aux exigences réglementaires sans investir dans des infrastructures complexes.
Taille PME (Petites et Moyennes Entreprises)
Les PME (Petites et Moyennes Entreprises) sont des entreprises qui emploient entre 10 et 249 salariés. Grâce à son large réseau de partenaire, les solutions peuvent être adaptées au besoin des PME en termes de facturation électronique, permettant d’automatiser les processus de facturation, de réduire les coûts administratifs et de se conformer facilement aux exigences légales.
Ticket Z
Le Ticket Z est un document récapitulatif généré par une caisse enregistreuse à la fin de la journée. Il permet de consolider l’ensemble des transactions effectuées et constitue une pièce justificative en comptabilité. Esker propose des solutions permettant d'intégrer les données du Ticket Z dans le processus d’e-reporting.
TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée)
La TVA est une taxe sur la consommation qui s'applique à la plupart des biens et services. Dans le cadre de la facturation électronique, la gestion correcte de la TVA est essentielle pour assurer la conformité fiscale. Les solutions Esker permettent d’appliquer le bon taux de TVA (après avoir récupéré l’information dans l’ERP) de gérer automatiquement les taux de TVA et ainsi de garantir l’exactitude des montants facturés,
U
UBL (Universal Business Language)
UBL est un standard international de format de données utilisé pour les factures électroniques et d'autres documents commerciaux. Il permet de faciliter l'interopérabilité entre les différents systèmes de gestion. Esker prend en charge le format UBL pour garantir des échanges électroniques fluides entre ses clients et leurs partenaires commerciaux.
W
Workflow de facturation
Le workflow de facturation, connu également sous le nom de cycle de vie d’une facture, désigne l'ensemble des étapes et des processus par lesquels une facture doit passer depuis sa création jusqu'à son paiement pour être validée. Cela inclut des étapes telles que l’approbation, l'envoi, la réception, et le règlement de la facture. Esker propose des solutions permettant d'automatiser et de suivre le workflow de facturation, garantissant ainsi une gestion efficace et une traçabilité complète.
X
XML (eXtensible Markup Language)
XML est un langage de balisage qui permet de structurer des données de manière lisible et exploitable par des systèmes informatiques. Dans le contexte de la facturation électronique, le format XML est couramment utilisé pour formater les informations contenues dans une facture afin qu'elles puissent être traitées automatiquement. Esker prend en charge les factures au format XML pour offrir une automatisation complète des processus de facturation.
Z
ZUGFeRD
ZUGFeRD est un format de facture électronique hybride qui combine des données structurées en XML avec une représentation visuelle en PDF, identique à son voisin français, le format Factur-X. Il est utilisé en Allemagne et vise à simplifier l'échange de factures dans le cadre des échanges B2B et B2G. Esker prend en charge le format ZUGFeRD pour faciliter la facturation électronique en Allemagne et répondre aux exigences locales.