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Transition vers la facturation électronique : tout ce qu'il faut savoir
La généralisation de la facturation électronique en France, prévue par la loi de Finances 2024, marque un tournant majeur dans la gestion des factures. Voici un guide détaillé pour comprendre cette transition et se préparer efficacement.
Qu’est-ce que la Facturation Électronique ?
La facturation électronique désigne l’envoi et la réception de factures sous format numérique. Ce système remplace les factures papier, en imposant des exigences strictes en matière de conservation et d’archivage pour se conformer aux normes fiscales. L’objectif est d’automatiser les échanges de factures et de simplifier la gestion comptable tout en assurant la sécurité des transactions.
Le Calendrier de Mise en Œuvre
La généralisation de la facturation électronique B2B en France suit le calendrier validé le 29 décembre 2023 par l'article 91 de la Loi de Finances 2024 :
- 1er septembre 2026 (au plus tard le 1er décembre 2026) :
- Toutes les entreprises quel que soit leur taille devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.
- Les grandes entreprises et ETI devront également émettre leurs factures au format électronique (e-invoicing) et transmettre leurs informations d'e-reporting.
- 1er septembre 2027 (au plus tard le 1er décembre 2027) : L'obligation de facturation électronique à travers l'e-invoicing et l'e-reporting s'étend aux TPE et PME.
Qu’est-ce que le Modèle en Y ?
Le schéma de facture en Y divise l’échange des factures électroniques en deux volets principaux : l’e-invoicing et l’e-reporting. Selon ce modèle, les données doivent être transmises soit directement au Portail Public de Facturation (PPF), soit par l’intermédiaire d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée par l’Administration Fiscale, soit encore par l'intermédiaire d'un Opérateur de Dématérialisation (OD) non agréé par l'Etat.
Le modèle en Y propose trois options :
- Les deux parties utilisent le PPF.
- Une partie utilise le PPF et l’autre une PDP ou un OD.
- Les deux parties utilisent une PDP ou un OD, mais pas forcément les mêmes.
Cette approche flexible permet aux entreprises de choisir leur partenaire technologique tout en respectant les obligations réglementaires françaises.
►En savoir plus sur la facturation électronique en France
E-Invoicing – E-reporting définition simples
E-Invoicing : Désigne l'ensemble des opérations d'achats et de ventes de biens ou de prestations de services réalisées en France (opérations dites domestiques) par des entreprises assujetties à la TVA.
E-Reporting : Désigne l'ensemble des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par l'e-invoicing, soit l'ensemble des opérations réalisées par des entreprises françaises avec des non-assujettis à la TVA : des particuliers (activités B2C) ou des entreprises à l'international.
Les différents formats de factures autorisés
Les factures électroniques peuvent être échangées dans plusieurs formats, appelés formats du socle :
- Formats Structurés (UBL ou CII) : Ces formats permettent la transmission automatique des données entre systèmes d'information (SI) de manière non-lisible par l'homme. Les formats UBL (Universal Business Language) et CII (Cross Industry Invoice) facilitent ainsi l’intégration et la vérification des factures.
- Format Hybride (Factur-X) : Ce format combine une facture structurée avec une présentation lisible pour l’homme. La partie structurée assure l’échange automatique des données, tandis que le document lisible présente les informations de manière visuellement accessible.
►En savoir plus sur les différents formats de factures
L’Archivage des factures électroniques
Les factures électroniques doivent être archivées conformément aux règles en vigueur. Elles doivent être stockées de manière sécurisée pour garantir leur intégrité et leur disponibilité pendant une période légale de 10 ans. Cet archivage permet une traçabilité complète et un accès facilité lors des audits ou contrôles fiscaux.
►En savoir plus sur l'archivage des factures
Mentions Obligatoires des Factures
Pour garantir la conformité et la validité des factures électroniques, certaines informations clés doivent être incluses dans chaque document. Ces éléments sont cruciaux pour assurer le bon traitement des factures par les systèmes de facturation et les autorités fiscales.
Le Lien avec la Piste d’Audit Fiable (PAF)
La Piste d’Audit Fiable est une exigence réglementaire visant à garantir la traçabilité et l’intégrité des factures électroniques. Elle nécessite que les factures soient enregistrées de manière à permettre un audit complet et fiable par les autorités fiscales. L’adoption de la facturation électronique facilite le respect de cette exigence en offrant une solution centralisée et sécurisée pour la gestion des documents.
► En savoir plus sur le lien entre la facturation électronique et la PAF
PPF, PDP, et OD : définition et différences
Dans le cadre de la réforme de la facturation, trois options principales sont disponibles pour les entreprises :
- PPF (Portail Public de Facturation) : Géré par l'administration fiscale, le Portail Public de Facturation (PPF) est une plateforme gratuite sur laquelle chaque entreprise peut émettre et recevoir ses factures. Ses fonctionnalités sont basiques et proposent un service de base.
- PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) : Immatriculées par l'État, les PDP offrent des services étendus, y compris la gestion des factures et leur redirection vers le PPF et les autres acteurs (OD et PDP) grâce à une garantie d'intéropérabilité avec l'ensemble de l'éco-système. Elles proposent aussi des services complémentaires comme l’archivage et le suivi des facturations.
- OD (Opérateurs de Dématérialisation) : Acteurs privés qui traitent les factures et peuvent offrir des services additionnels mais sont limités en ce qui concerne l’échange de documents. A l'inverse des PDP, les OD ne pourront garantir l'interopérabilité entre tous les acteurs. Les factures émises et reçues de leurs clients devront donc être directement récupérées via le PPF.
Rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont essentielles pour la facturation électronique. Elles assurent la :
- Réception, émission et transmission des factures électroniques.
- Conversion des formats pour garantir l’intégrité des données.
- Transmission des données fiscales à l’administration.
- Gestion des paiements associés aux transactions.
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Les sanctions encourues en cas de non-respect de la facturation électronique
Les entreprises doivent se conformer aux nouvelles règles sous peine de sanctions financières :
- 15 euros par facture non conforme.
- 250 euros par e-reporting incorrect.
Ces pénalités encouragent le respect des obligations de facturation électronique et garantissent la qualité du système de facturation.
Conformité à la Facturation Électronique à l’International
À l'échelle mondiale, la facturation électronique est en pleine expansion, et chaque pays met en place ses propres règlements et exigences pour garantir la conformité. En Europe, certains pays, comme en Italie, le système de facturation électronique est déjà largement intégré depuis plusieurs années, tandis qu'en Espagne, une approche similaire a été adoptée pour améliorer la transparence et l’efficacité fiscale.
A l'échelle de l'Union Européenne, un projet (ViDA) est également à l'étude mais n'a pas encore été voté. L'objectif serait d'imposer aux États membres de mettre en place des systèmes permettant l’échange de factures électroniques dans le cadre des transactions transfrontalières.
Enfin, le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) permet aux gouvernements qui le souhaitent de proposer un système qui facilite l’échange électronique de documents au niveau national mais aussi à travers les frontières, tout en respectant une structure commune.
En conclusion, la réglementation liée à la facturation électroniques changent drastiquement d'un pays à l'autre. Il est donc indispensable pour toute entreprise opérant à l'international, de se faire accompagner du bon partenaire qui lui permettra de garantir la conformité de ses factures électroniques en fonction des réglementations locales en vigueur et ainsi d'éviter des sanctions potentielles.
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Comment choisir le bon logiciel / plateforme pour la facturation électronique ?
Pour choisir une plateforme de dématérialisation, il est important de vérifier certains critères :
- Immatriculation PDP par la DGFiP : Assurez-vous que le prestataire est enregistré comme plateforme de dématérialisation partenaire ou prévoit de le devenir.
- Gestion des flux internationaux : La plateforme doit gérer non seulement les flux nationaux mais aussi les factures internationales.
- Critères techniques : Vérifiez que la plateforme est compatible avec votre système d’information, accessible à distance (mode SaaS), et ergonomique.
Les plateformes de dématérialisation partenaires offrent des fonctionnalités à forte valeur ajoutée telles que l’édition d’attestations après chaque transmission de facture, le suivi et les relances des facturations, l’archivage des factures et documents relatifs à la comptabilité, ainsi que le rapprochement des factures et paiements.
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Quels sont les avantages de la dématérialisation de factures ?
La facturation électronique offre plusieurs avantages :
- Réduction des Coûts : Moins de dépenses pour l’impression, le stockage, et l’envoi des factures.
- Efficacité Accrue : Automatisation des processus, réduction des erreurs humaines, et gain de temps.
- Amélioration des Relations Commerciales : Accélération du cycle de facturation, meilleure traçabilité, et gestion optimisée des impayés.
- Conformité Renforcée : Meilleure gestion de la TVA et respect des exigences fiscales.