La dématérialisation, pour une meilleure gestion des factures fournisseurs

La dématérialisation des factures fournisseurs devient progressivement obligatoire en France et dans de nombreux pays européens. En raison de ces nouvelles obligations légales et de l’importance des enjeux de productivité de toute entreprise, il est crucial de se préparer à cette transition. Les avantages sont nombreux : accélération des processus de gestion, renforcement des contrôles, respect des délais de paiement, productivité accrue des équipes.

Rappel des étapes de la gestion des factures fournisseurs

La gestion des factures fournisseurs pour l’achat de biens ou de prestations de services est une étape centrale du cycle Source-to-Pay. Elle repose sur un processus précis en 6 étapes, dont certaines sont juridiquement encadrées :

1. Réception des factures et vérification de leur conformité ;
2. Saisie des factures fournisseurs dans le système comptable ;
3. Contrôle et approbation après vérification des informations auprès de plusieurs interlocuteurs internes, afin d’éviter les erreurs ou les fraudes ;
4. Paiement conformément aux conditions négociées et actées, après traitement comptable des factures fournisseurs ;
5. Classement et archivage – ce dernier a valeur légale ;
6. Gestion des litiges éventuels (factures erronées, problèmes liés aux marchandises, etc.) via des échanges avec les services internes et le fournisseur.

Les différents types de factures fournisseurs

Historiquement, les fournisseurs peuvent éditer leurs factures sous quatre formats.

La facture papier

C’est le format traditionnel. La facture est imprimée, et souvent envoyée par courrier.

La facture PDF

Cette version électronique de la facture est en règle générale constituée de données non structurées. Elle facilite la visualisation et l’échange côté client.

L’e-facture structurée

Ce document numérique structuré est transmis via un logiciel d’échange de données informatisées (EDI) dans des formats type  UBL (Universal Business Language) ou CII (Cross Industry Invoice). Ce n’est donc plus une facture au sens traditionnel du terme, mais un flux de données.

L’e-facture hybride (Factur-X)

Comme son nom l’indique, elle combine les deux systèmes précédents : c’est un document PDF associé à un fichier contenant l’essentiel des données d’une e-facture structurée.

Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs

Ces outils assurent aussi la conformité aux réglementations en vigueur, notamment en ce qui concerne la signature électronique, l’archivage légal à valeur probante, la piste d’audit fiable, ou encore les obligations à venir en France en 2026. Ils sécurisent également la saisie, la vérification et la transmission des données grâce à la centralisation des information et l’utilisation de technologies telles que l’OCR (la reconnaissance optique de caractères) ou l’IA. Finies les erreurs de saisie, et la perte ou la destruction des factures papier !

Réalisation de gains économiques

La dématérialisation réduit les coûts de traitement des factures et des erreurs humaines, ainsi que les coûts d’impression et de stockage physique. Elle permet également de réduire les délais de paiement. La relation avec les fournisseurs s’en trouve améliorée, et vous pouvez bénéficier d’avantages financiers comme des escomptes pour paiement anticipé.

Les fonctionnalités de la solution Esker Account Payable

Esker Accounts Payable facilite la gestion des factures fournisseurs, de la numérisation à l’export vers les logiciels comptables. Concrètement, il permet :

• la capture et enregistrement de la facture – le logiciel interprète tous types et formats (PDF, image, EDI…) ;
• le contrôle de sa conformité et la prévention de la fraude – le logiciel vérifie notamment l’existence du fournisseur, la complétion des champs obligatoires et la cohérence des informations de facturation (par exemple, il vérifie les IBAN) ;

• l’imputation comptable automatique – les données sont injectées dans votre logiciel de comptabilité ou votre ERP (Entreprise Resource Planning), et peuvent être rapprochées du bon de commande ;
• la validation et le paiement – le processus de validation et de paiement est déclenché automatiquement, sur la base d’un workflow personnalisé ;
• l’archivage – les documents sont stockés conformément aux normes en vigueur, sur des serveurs dédiés ;
• la traçabilité et la conformité – la solution constitue une piste d’audit fiable, qui certifie la conformité entre la facture et la livraison tout au long du processus d’achat.

S’adapter à la dématérialisation obligatoire des factures fournisseurs

Pour gérer la transition imposée par la Loi de Finances 2024 concernant la gestion des factures fournisseurs, Esker s’est portée candidate pour devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) en conformité avec les exigences gouvernementales.

Les avantages de l’automatisation du traitement des factures fournisseurs sont nombreux. Les solutions de dématérialisation sont notamment des outils cruciaux de l’adaptation aux règles gouvernementales sur la facturation. Pour rester informé sur l’actualité de ces nouvelles obligations et vous faire accompagner sur le sujet, consultez notre page dédiée ou contactez les équipes Esker.

Découvrir la solution factures fournisseur

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