Dématérialisation des factures : quels enjeux pour les entreprises ?

Factures par courrier ou e-mail, format papier ou EDI, si les entreprises peuvent encore choisir entre ces différentes solutions, l’article 153 de la loi de Finances 2020 codifie ce domaine en imposant la dématérialisation des factures dès le 1er juillet 2024 (un report a été annoncé le 28 juillet 2023 par la DGFiP) pour les flux BtoB. Pour les entreprises peu ou pas digitalisées, le défi est de taille (Système d’informations, process métier…). Au-delà d’une obligation, sa mise en place peut être une réelle opportunité.

Facture dématérialisée, c'est quoi ?

La facture dématérialisée ou facture électronique est une facture qui est envoyée sous forme numérique. Elle est générée et envoyée par le fournisseur à son client via une plateforme informatique sécurisée. Une fois réceptionnée, elle est enregistrée et conservée selon les règles comptables en vigueur. La dématérialisation des factures consiste à automatiser les échanges (envoi et réception) de factures et autres documents comptables. Une pratique qui permet notamment de réduire les coûts liés à l'impression et à la gestion des documents papiers.

Le calendrier de la dématérialisation des factures

Le 28/07/23, la DGFIP a annoncé un report de calendrier, via un communiqué de presse. Le périmètre (e-invoicing/ e-reporting) du report sera communiqué à l’issue de nouvelles consultations publiques (fin 2023).

• À partir du 1er juillet 2024, la dématérialisation des factures sera obligatoire pour toutes les entreprises (en réception) et les grands groupes (en émission). 
• À partir du 1er janvier 2025, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises de taille intermédiaire, soit entre 250 et 5 000 salariés (en émission).
• À partir du 1er janvier 2026, la facture électronique sera obligatoire pour toutes les PME, TPE et autres micro-entreprises (en émission).

Pourquoi opter pour la dématérialisation des factures ?

Facturation dématérialisée ou facture électronique : quels avantages pour l’entreprise ?

Focus sur les finances

L’application de la e-facturation au sein de votre entreprise vous permet d’éviter les sanctions financières prévues pour chaque facture non conforme (15 € par facture et 250 € par transmission).

La mise en place de ce format favorise également la réduction du coût de production. Financièrement, les versions électronique et papier engendrent des frais différents : émission, stockage, envoi, etc. Selon une étude EY de 2018, le coût moyen du traitement d’une facture électronique peut atteindre 30 centimes. Celui d’une facture papier est de 10 € minimum en réception, et de 6 € en émission.

Un gain de temps et d’efficacité

L’utilisation d’une plateforme de dématérialisation des factures offre une information centralisée et une vue unifiée pour vos équipes comptables. Elle permet : 

• un pilotage simplifié et plus efficace de la facturation ;
• une gestion des impayées facilitée grâce à une vision globale du suivi, notamment sur les factures non soldées ;
• une meilleure traçabilité ;
• moins de pertes et d’oublis.

La digitalisation permet également de stocker vos e-factures directement en ligne (avec un accès limité aux personnes autorisées), et ce, de manière totalement sécurisée. Votre entreprise peut ainsi gagner en productivité avec des délais de traitement réduits, un archivage et des opérations comptables simplifiées, etc. Finis l’archivage papier et les multiples risques liés au stockage de l’historique de votre activité.

L’amelioration de la relation client et de l’image de marque

La généralisation de la e-facturation facilite les échanges avec les clients et les fournisseurs. Le cycle de facturation est accéléré et votre DSO est impacté positivement.

• L’envoi et la réception de la facture sont quasiment simultanés et accélérés par le PPF.
• Le suivi et la traçabilité des factures se font en temps réel, limitant les risques de  litiges et garantissant une meilleure relation commerciale.

La TVA est mieux gérée ce qui permet : 

• d’éviter la fraude à la TVA par le flux Procure-to-Pay,
• de faciliter les déclarations de TVA par le flux Order-to-Cash.

L’image de l’entreprise est aussi valorisée : une présence en ligne avec une tendance générale à la digitalisation renvoie une image plus moderne.

S’initier à la e-facture, c’est aussi s’ouvrir à l’univers de l’automatisation. De nouvelles pratiques qui contribuent à : 

• gagner en temps et en efficacité : vos équipes peuvent se débarrasser de tâches chronophages (comme l'impression ou la mise sous pli des factures) pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
• détecter les irrégularités et les doublons ;
• éviter les erreurs de saisie manuelle.

​Des opportunités au-delà de la e-facturation

La dématérialisation n’est pas réservée aux factures : tous les documents papiers de l’entreprise peuvent être concernés :

• les documents RH : bulletins de salaire, notes de frais… ;
• les pièces commerciales : catalogues de produits et services, brochures, plaquettes commerciales, fiches produits, grilles tarifaires… ;
• les justificatifs de transport : bons d’enlèvement, bons de livraison, etc.

L’e-invoicing est la première étape de la digitalisation de vos écrits et par extension de vos process.

• Côté client, la gestion des commandes ou encore l’encaissement peuvent être numérisés afin d’accélérer les transactions.
• Côté fournisseur, la simplification des demandes d’achat et du règlement des factures peut se faire en temps réel, pour optimiser le processus et améliorer les relations.
• C’est une véritable opportunité de piloter plus efficacement l’activité des entreprises avec plus d’agilité et de résilience.

Principe de croissance à somme positive

Il s’agit d'intégrer la technologie aux process pour améliorer le travail en commun et apporter de la valeur là où il n’y en avait pas.

L’objectif est aussi de créer un écosystème vertueux avec toutes les parties prenantes en : 

• permettant à vos équipes de se concentrer sur des tâches valorisantes ;
• veillant à ce que vos clients vivent la meilleure expérience possible ;
• renforçant les relations avec vos fournisseurs.

​Un fort enjeu de conduite du changement

Tout changement se heurte à une forme de résistance. C’est très souvent le cas lors de modifications dans les organisations.

Pour amener ce virage en douceur, il est primordial de communiquer en interne et d’impliquer les utilisateurs dans les différentes phases de développement. Le déploiement de cette solution ne concerne pas uniquement les services informatiques, il va impacter les habitudes de travail de vos salariés.

Votre projet de dématérialisation requiert ainsi l’évangélisation et la formation de vos agents pour leur permettre d’accepter la solution choisie et de pleinement l’exploiter. Pensez donc à mettre en avant les avantages concrets de cette transition, notamment l’élimination des tâches chronophages, cela facilitera leur conversion.

Dans les grandes entreprises, ce sont parfois plusieurs dizaines de milliers de factures qui sont traitées chaque mois. La dématérialisation des factures suggère donc un bouleversement certain. Pour autant, au-delà de l’obligation légale, cette réforme représente une opportunité indéniable de gagner en productivité, tant sur le seul processus de facturation que sur l’activité de l'entreprise. Envie d’en savoir plus ?