5 conseils clés pour améliorer son processus de gestion du poste client et se faire payer plus vite
PAR THOMAS HONEGGER, DIRECTEUR DE LA FILIALE FRANCE D’ESKER
Selon les principaux acteurs du marché, les créances impayées représentent 56 milliards d’euros en France en 2017¹. Ce manque à gagner augmente le besoin en fonds de roulement (BFR) des entreprises, les freinent dans leurs investissements et entraîne une perte de compétitivité.
Mais pour accélérer les règlements, il ne suffit pas de mettre en place une politique de recouvrement efficace. Cela passe par l’optimisation de l’ensemble du poste client, c’est-à-dire de la diffusion de la facture à l’encaissement de la créance, en passant par le paiement et le recouvrement.
Voici 5 conseils pour mener à bien l’automatisation et la digitalisation du processus de gestion du poste client, pour permettre aux entreprises de mieux financer leur croissance et d’être plus productives.
¹ source : Etude ANCR - Le coût des impayés reste significatif en France - Juin 2018
1 – AUTOMATISER LA DIFFUSION DES FACTURES CLIENTS
Selon le Baromètre Atradius des pratiques de paiement (édition Octobre 2018), 60% des répondants ont remarqué une accélération du délai de paiement après passage à la facture électronique.
Quelles raisons ? Le traitement manuel de la facturation est à l’origine de nombreux dysfonctionnements : coût élevé, traitement long et fastidieux, risque d’erreurs, trésorerie moindre, augmentation du DSO et dégradation de la relation client.
L’automatisation répond à ces dysfonctionnements : les factures sont envoyées plus rapidement, en format papier ou électronique, les erreurs liées au traitement manuel sont supprimées, les coûts réduits et la productivité des équipes augmente. Tout ceci, en conformité avec les réglementations des différents pays en termes de facturation électronique.
2 – FACILITER LE PAIEMENT DES FACTURES
Une fois la facture envoyée, l'étape suivante est de se faire payer. Pour cela, la mise en place d’un portail en ligne, disponible 7j/7 et 24h/24, permet aux clients de visualiser directement leurs factures, de la régler ou de faire une demande d’avoir. Les délais de paiement sont réduits, la résolution des litiges s’accélère et, en parallèle, l'expérience client s’améliore.
4 – AUTOMATISER LA GESTION DES ENCAISSEMENTS
Un process reste ensuite à considérer : la gestion des encaissements. Grâce à des solutions basées sur des technologies d’Intelligence Artificielle et de Machine Learning, le lettrage des paiements reçus peut être automatisé. La gestion des encaissements est optimisée, du temps est gagné et la relation commerciale préservée.
5 – MAÎTRISER LE RISQUE CLIENT
Dernier point, non des moindres, la maîtrise du risque client. En France, 47,5% des factures sont payées en retard² et 35% des retards de paiement sont dus à un défaut de fonds disponibles au moment du paiement³. Vérifier la solvabilité, assurer une surveillance continue, mettre en place des alertes mais aussi analyser les comportements de paiement pour ajuster au mieux la stratégie de gestion du client sont essentiels pour une gestion du poste client réussie.
² source : Baromètre Atradius des pratiques de paiement – édition Octobre 2018
³ source : Baromètre Atradius des pratiques de paiement – édition Octobre 2018
EN CONCLUSION
Plus le processus de gestion du poste client est digitalisé en amont, à savoir dès la réception du bon de commande, plus le Cycle Order to Cash sera optimisé dans sa globalité avec, à la clef, une réduction du risque d’erreurs, une amélioration de la performance logistique et comptable permettant une facturation au plus juste et des règlements plus rapides. Cette transversalité permet ainsi de disposer d’une vue à 360° de tous les échanges commerciaux et administratifs du poste Client.