LA DIGITALISATION DES PROCESSUS FINANCIERS AU SERVICE D'UNE MEILLEURE RESILIENCE ECONOMIQUE

GAGNER EN VISIBILITÉ SUR LES BUDGETS TOUT EN LIBERANT LES FONCTIONS FINANCIERES DES TACHES FASTIDIEUSES

De par la nature de leur activité, les clubs sportifs ont un fonctionnement financier qui impose de faire preuve d’une grande agilité tout au long de l’année. En effet, au fur et à mesure de l’avancée de leur club dans les différentes compétitions, les fonctions financières doivent réajuster leurs budgets. Etant donné que l’Olympique de Marseille doit constamment réajuster ses budgets au gré des compétitions et donc des victoires ou des défaites de leurs clubs, le pilotage et la mise à jour budgétaire constituent des défis quotidiens pour les équipes financières de l’OM.

Pourtant, jusqu’à 2020, la validation des demandes d’achats au sein de l’Olympique de Marseille se faisait encore au format papier, avec le risque de perte de documents et d’erreurs humaines que cela induit. De même, il était compliqué pour le club de construire des budgets puisque les fonctions financières n’avaient aucune visibilité sur les engagements non facturés de par l’absence de workflows de validation efficaces. Pour avoir des budgets au plus juste, il fallait impérativement que ces informations soient tracées dans un outil évolutif.

Nous sommes ravis de la réactivité déployée par Esker qui a su nous proposer des solutions évolutives complètement en phase avec les besoins spécifiques des clubs sportifs.
Philippe Cambier | Chef Comptable,Olympique de Marseille

DIGITALISER L’ENSEMBLE DU CYCLE FOURNISSEUR

Déjà doté depuis 2013 d’une solution concurrente de gestion des factures fournisseurs, l’Olympique de Marseille fait appel en 2019 à l’expertise d’Esker pour faire passer ses 7 sociétés à l’étape supérieure. L’objectif ? Digitaliser l’ensemble du cycle fournisseur. L’OM collabore régulièrement avec plus de 300 fournisseurs et gère en moyenne (hors période de Covid-19) 1000 à 1500 factures par mois.

A l’écoute des besoins spécifiques du club Marseillais, Esker a dépassé les attentes de l’OM en déployant une large gamme de fonctionnalités supplémentaires en phase avec leur volonté de fluidifier les processus financiers. En raison du confinement de mars 2020, la prise en main de ces nouveaux outils s’est faite à distance. Mais cette configuration n’a pas empêché les 120 utilisateurs de la plateforme de se les approprier rapidement : l’interface intuitive, conviviale et ergonomique déployée par Esker a en effet suscité l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes du projet.

L’adoption de la solution Procure-to-Pay d’Esker a été un véritable ”plus“ pour mon poste. En pratique, le rapprochement rapide avec les bons de commande facilite considérablement la saisie des factures. L’accompagnement renforcé d’Esker dans cette transition a conduit à une prise en main réussie de ce nouvel outil.
Marjorie Bouet | Comptable fournisseur, Olympique de Marseille

MEILLEURE VISIBILITÉ ET GAIN DE TEMPS

Après seulement quelques mois de déploiement, quatre bénéfices notables sont identifiés par les équipes financières de l’Olympique de Marseille : une meilleure visibilité sur l’évolution des dépenses, une traçabilité optimisée des engagements non facturés grâce à un workflow de validation fluide bien adapté aux besoins de ses utilisateurs, des clôtures financières simplifiées et un gain de temps considérable qui sera mis à profit de l’analyse des données et renforcera la résilience économique du club.

Dès notre rencontre avec les équipes d’Esker, nous avons senti qu’ils avaient une solution modulable, qui rentrait en parfaite adéquation avec notre besoin. Désormais, nous avons un processus de collaboration efficace !
Marjorie Lagrange | Contrôleur de gestion, Olympique de Marseille

Comme l'Olympique de Marseille, vous souhaitez digitaliser le traitement de votre cycle fournisseurs ? Nos équipes sont à votre écoute.