Allier RSE et compétitivité en digitalisant ses processus de facturation clients et fournisseurs

Digitaliser la fonction finance pour mieux concilier compétitivité et développement durable

Engagée depuis toujours dans la protection de l’environnement, la société ISEKI France S.A.S concrétise cet engagement et obtient en 2015 la certification ISO 14001 version 2015 qui définit les critères d'un système de management environnemental. Cette certification illustre la volonté d’ISEKI France S.A.S et de tous ses collaborateurs de maîtriser les impacts environnementaux de ses produits, activités et services.

Avec près de 60 000 factures clients par an, 9 000 factures fournisseurs, la fonction finance représente une source de coût non négligeable, très consommatrice de papier et d’espaces de stockage. “Le manque d’espace devenait critique, à tel point que nous avons du faire appel à un prestataire de stockage externe pour y pallier”, commente Sylvain Calviac, Chief Finance Officer chez ISEKI France S.A.S.

Dans ce contexte, la recherche de factures devenait laborieuse pour les 6 collaborateurs de la fonction finance, qui souhaitaient s’affranchir de certaines étapes manuelles et chronophages du cycle de traitement des factures (mise sous pli et affranchissement) et en rationaliser le suivi.

L’objectif de la recherche d’une solution était donc multiple: simplifier le processus de facturation pour le rendre plus efficace tout en s’alignant avec les engagements RSE de l’entreprise.

Avant l’implémentation des solutions Esker, c’était un enfer. Les revues de charges étaient extrêmement fastidieuses : il fallait chercher les factures dans les archives ou dans les différents parapheurs.
Sylvain Calviac | Chief Finance Officer chez ISEKI France S.A.S

Esker a largement simplifié nos processus et ses procédures pré-rédigées couplées d’un accompagnement sur mesure ont rendu l’implémentation des outils extrêmement rapide.
Michaël Chatain |IT Manager chez ISEKI France S.A.S

Une digitalisation en deux temps

Dans la continuité de sa politique RSE, ISEKI France S.A.S décide de mettre en place des initiatives pour réduire au maximum sa consommation de papier. En 2015, l’entreprise entame ainsi un projet de digitalisation de sa fonction finance.

Pour conjuguer protection de l’environnement et productivité, ISEKI France S.A.S fait alors appel au savoir-faire technologique d’Esker et déploie la solution de dématérialisation de factures clients. “Nous avons immédiatement été séduits par la plateforme d'Esker à la fois performante, ergonomique et intuitive, qui s'est intégrée  facilement avec notre ERP" explique Michaël Chatain, IT Manager chez ISEKI France S.A.S. La certification et l’archivage des factures ainsi que l’imprimante virtuelle Esker on Demand ont terminé de convaincre ISEKI France S.A.S de travailler avec Esker.

Une transition fluide s'est opérée grâce à une démarche de conduite du changement, une formation complète des utilisateurs et la prise en compte des besoins techniques spécifiques d'ISEKI France S.A.S par l'équipe R&D d'Esker.

Satisfaits des résultats obtenus grâce à la solution Esker et motivés par la volonté de poursuivre leur engagement environnemental, les équipes d’ISEKI France S.A.S décident en 2019 de mettre en place la solution de dématérialisation des factures fournisseurs. Un choix qui leur permet également d’optimiser des processus complexes, sources d’erreurs et manquants de lisibilité.

Nous souhaitions adopter un outil qui fluidifie le processus de validation des factures fournisseurs et qui soit suffisamment évolutif pour couvrir nos besoins actuels et futurs tels que le Procurement.
Sylvain Calviac |Chief Finance Officer chez ISEKI France S.A.S

Valorisation des métiers et réduction de l’impact environnemental

ISEKI France S.A.S envoie aujourd’hui à ses clients plus de factures électroniques que de factures papier. Les espaces de stockage ont été réappropriés et le nombre d’imprimante diminué. Face à ce constat positif, ISEKI France S.A.S continue ses campagnes de sensibilisation visant à convertir ses clients aux avantages de la digitalisation.

Grâce à la suppression des tâches chronophages, les équipes d'ISEKI France S.A.S disposent de temps supplémentaire à accorder aux tâches à plus forte valeur ajoutée, revalorisant ainsi leur métier de comptable. ISEKI France S.A.S bénéficie également d'un meilleur contrôle et de plus de visibilité sur sa trésorerie, et a vu les risques d'erreurs ou de perte de documents minimisés.

“Notre priorité est de nous préparer à l’obligation de facturation électronique pour le 1er janvier 2024 et Esker apparaît comme un partenaire de confiance pour continuer de digitaliser nos processus.” conclue Sylvain Calviac.

Enfin, c’est tout l’écosystème d’ISEKI France S.A.S qui profite de la mise en place des solutions Esker: clients, fournisseurs, collaborateurs, et même l’environnement.