Réduction des délais de paiement et préservation des relations commerciales : une synergie optimale entre encaissements et recouvrement

État des retards de paiement en France

En France, le respect des délais de paiement et les retards de paiement client sont un sujet de préoccupation important pour les entreprises. Et pour cause : 25 % des faillites des entreprises sont liées aux retards de paiement ¹. Selon le Baromètre Atradius 2023 ², le délai moyen de paiement est de 53 jours et seulement la moitié de la valeur totale des factures B2B est payée à temps (45 % le sont en retard et 5 % avec des "mauvaises dettes").
C’est pourquoi plus de 60 % des entreprises anticipent une augmentation des retards de paiement de leurs clients dans les 12 prochains mois, et 76 % déclarent vouloir se prémunir contre les mauvais payeurs en faisant de la gestion de leurs créances une priorité. De plus, le niveau de tension avec les clients est perçu comme directement corrélé à la dégradation des délais de paiement.

La problématique se pose donc : comment récupérer son cash à temps tout en protégeant sa relation avec ses clients et en évitant les relances inutiles ?

Quelles sont les causes des retards de paiement ?

On impute souvent ces retards à la mauvaise volonté des clients, pourtant ce n’est pas la raison principale. 
Près de la moitié (40 %) des délais de paiement sont dus à des dysfonctionnements internes de l'entreprise émettrice de la facture ¹. En effet, les retards de paiements sont surtout liés à un manque d’efficacité du processus de paiement de l’entreprise. 

Voici les principales causes observées, sur la base des clients d’Esker ces 3 dernières années :

• Automatisation insuffisante des outils et processus : les processus demeurent peu digitalisés, principalement manuels et chronophages.
• Qualité médiocre des données : les référentiels clients présentent des lacunes, et les données relatives aux paiements des clients ne sont pas pleinement exploitées pour élaborer des stratégies de relance personnalisées, en tenant compte des comportements de paiement spécifiques de chaque client.
• Problèmes de gouvernance : les rôles et responsabilités ne sont pas explicitement définis, ce qui entraîne des difficultés dans la coordination.
• Complexité du suivi de la facturation : la gestion des paiements et le suivi des factures peuvent s'avérer complexes.
• Facteurs environnementaux : les obstacles liés au fonctionnement de la comptabilité du client, à sa situation financière, au contexte économique et aux réglementations peuvent influencer les délais de paiement.

Gestion des encaissements et gestion du recouvrement, de quoi parle-t-on ? 

Gestion des encaissements :  définitions et enjeux  

La gestion des encaissements englobe diverses étapes visant à anticiper les règlements clients : la création et l'envoi des factures, le suivi des paiements en attente, la réception des règlements (chèques, cartes bancaires, paiements en ligne), la résolution de problèmes, la gestion des registres financiers et l'application des politiques de crédit. L'objectif ultime est de percevoir rapidement les paiements clients afin de maintenir une trésorerie saine. 

Une gestion efficace des encaissements contribue non seulement à réduire le DSO (Days Sales Outstanding) mais aussi à favoriser des relations commerciales solides, en proposant des factures claires et des options de paiement flexibles. Une approche méthodique permet également de déployer un processus de recouvrement efficace et progressif, favorisant des solutions à l'amiable pour satisfaire la clientèle. 

Gestion du recouvrement : définitions et enjeux 

La gestion du recouvrement désigne l'ensemble des actions effectuées par une entreprise pour obtenir les paiements dus par ses clients dans les délais convenus. Cela implique la mise en place de processus et de stratégies pour que les clients s'acquittent de leurs obligations financières à la date d'échéance des factures.

Des enjeux majeurs accompagnent la gestion du recouvrement. En effet, en garantissant des paiements rapides et réguliers, cette pratique permet de réduire les risques de pertes financières, contribuant ainsi à maintenir une trésorerie saine. Une gestion efficace du recouvrement contribue également à entretenir des relations positives avec les clients qui reposent sur la confiance.

Pourquoi une bonne gestion des encaissements permet une meilleure gestion du recouvrement ?

Une bonne gestion des encaissements conduit à une amélioration significative du processus de recouvrement. En assurant une anticipation efficace des paiements clients et en proposant des solutions flexibles, l'entreprise réduit non seulement le DSO mais établit également des bases solides pour des relations durables avec ses clients. En clair, une gestion des encaissements bien maîtrisée crée un environnement propice à des pratiques de recouvrement plus fluides. 

Quelles solutions pour réduire les délais de paiement, éviter les relances et le recouvrement afin de préserver votre relation commerciale ?

On constate que plusieurs étapes clés du processus Invoice-to-Cash ne sont pas suffisamment automatisées :

• le rapprochement des paiements et des factures clients, 
• l’affectation des paiements (acomptes, escomptes...),
• le lettrage des comptes clients dans l’ERP et 
• le recouvrement pour relancer les clients sur les impayés.

Pourtant, il existe des solutions utilisant l’Intelligence Artificielle qui démontrent des résultats immédiats :

• visibilité en temps-réel,
• réduction significative du DSO,
• fidélisation des employés,
• optimisation du Cash,
• amélioration de la relation client. 

Intégration de l’IA dans les solutions Invoice-to-Cash :  quels avantages supplémentaires ? 

L'intégration de l'Intelligence Artificielle (IA) dans le processus de gestion des encaissements offre des avantages significatifs, notamment dans le rapprochement des paiements. Elle va permettre de lire une grande quantité de documents, d'extraire des données pertinentes et les retranscrire simplement pour l'utilisateur.

La technologie de "première reconnaissance" des documents ("First recognition") permet une capture intelligente des données, afin de faciliter le rapprochement. La capacité d'ajuster et de paramétrer la solution pour une meilleure compréhension des données augmente l'efficacité du processus.

L'utilisation du Machine Learning dans l'IA d'Esker représente une avancée majeure. L'IA apprend en permanence à partir des corrections apportées par les utilisateurs, améliorant ainsi le taux de reconnaissance des documents au fil du temps. La fonction "Teaching" offre la possibilité d'apprendre pour des cas spécifiques, permettant aux utilisateurs de définir des critères de reconnaissance explicites pour des schémas d'avis de paiement particuliers. En simplifiant le processus de rapprochement et d'envoi d'informations à l'ERP, l'IA contribue à optimiser les opérations.

Dans le domaine du recouvrement, l'IA s'avère tout aussi cruciale. Elle permet d'analyser les performances de paiement en fournissant des habitudes de paiement des clients, essentielles pour des analyses financières approfondies. En évaluant le niveau de risque client, l'IA guide les relances en fonction des données disponibles. De plus, elle propose des suggestions d'appels prioritaires, évitant ainsi de relancer inutilement un client qui a déjà payé sa facture mais qui n'a pas encore été rapproché dans l'ERP, préservant ainsi la relation client.

L'IA offre également la capacité de prévoir les entrées d'argent à travers des prévisions de recouvrement. En analysant les données de paiement, elle établit des prédictions par client et de manière globale, offrant une visibilité accrue sur la trésorerie. Elle peut aussi analyser les actions des chargés de recouvrement : en automatisant des opérations chronophages, elle permet un gain de temps significatif et renforce l'efficacité globale du processus de recouvrement.

L'IA n’est plus une nouveauté et les bénéfices sur les processus O2C sont significatifs :

• Efficacité : 93 % de rapprochement automatique grâce aux apports de l'IA ³,
• Gain de productivité : réduction du travail manuel des équipes de 85 % ³,
• Gain qualitatif : aucune erreur de lettrage grâce à l’association d’algorithmes performants et de l'IA.

La digitalisation : une opportunité à saisir pour améliorer vos délais de paiements et la gestion de votre recouvrement

En utilisant des solutions qui digitalisent le cycle Invoice-to-Cash, vous communiquez plus rapidement et améliorez votre trésorerie. Les outils effectuent des tâches qui sont chronophages pour l’humain (envoi de factures, relances...) et permettent de gagner du temps. Ils apportent également une visibilité sur la trésorerie, aident à détecter et anticiper les paiements qui pourraient être en retard.

Quels outils choisir pour digitaliser la gestion des encaissements et de recouvrement  ?

L'utilisation d'un logiciel pour digitaliser les encaissements 

Utiliser un logiciel pour gérer les encaissements peut faire gagner un temps considérable à vos équipes et optimiser votre gestion du cash. 
Les technologies d'IA intégrées dans la solution de gestion des encaissements clients d'Esker facilitent le rapprochement automatique des paiements aux factures. Les fonctionnalités intègrent :

• une centralisation des informations de paiement, en récupérant tous les fichiers liés aux paiements et les avis de paiement au même endroit
• une amélioration du pilotage de l’activité, grâce à des indicateurs clés de performance (KPIs) et des tableaux de bord personnalisables permettant d’évaluer le cash restant à allouer,
• une réduction des erreurs manuelles, en accélérant le rapprochement des paiements et en gérant efficacement les exceptions
• une interface intuitive pour naviguer facilement vers le tableau de bord de gestion du poste client, offrant une visibilité globale sur la situation de trésorerie.

Découvrez Esker Cash Application : notre logiciel de traitement des encaissements clients

L'utilisation d'un logiciel pour digitaliser vos recouvrements

Utiliser un logiciel de recouvrement permet une visibilité complète sur l'ensemble de vos créances, vous permettant ainsi de prendre des décisions éclairées. Des tableaux de bord personnalisables donnent la possibilité d'adopter une approche proactive dans votre gestion, prévenant les litiges et les impayés. L'identification facilitée des "mauvais payeurs" permet d'ajuster vos processus en conséquence.

Esker Collections Management permet :

• un accès à un tableau de bord complet montrant des indicateurs de recouvrement en temps réel, par entité, par chargé de recouvrement, par commercial et plus encore (DSO, CEI, raisons des retards de paiement ou des litiges...), 
• des prévisions d'encaissement sur les paiements attendus dans les 30/60 jours à venir grâce à l'Intelligence Artificielle Esker Synergy,
• une prévision de la charge de travail sur 7 jours, utilisant les prévisions de paiement et des données complémentaires, 
• des rapports personnalisables pour suivre votre balance âgée, les litiges ou les clients à risque et un partage simplifié au sein de votre entreprise.

Découvrez Esker Collections Management : notre logiciel de recouvrement

Conclusion

La synergie entre la gestion des encaissements et le recouvrement, facilitée par des outils offre une approche complémentaire pour optimiser la trésorerie et renforcer les relations clients. En automatisant la gestion des encaissements, Esker Cash Application réduit les délais de paiement, tandis qu'Esker Collections Management, avec l'IA, anticipe les retards et initie des actions préventives dans le recouvrement. Ensemble, ces solutions offrent une gestion globale des flux financiers, améliorant la confiance des clients et assurant une trésorerie optimale. Investir dans cette synergie représente une voie vers l'efficacité opérationnelle et la stabilité financière.

Pour aller plus loin : 

• Découvrez la solution Esker Cash Application
• Découvrez la solution Esker Collections Management
• Gestion des litiges : comment mieux les gérer, quels outils ?

¹ Chiffres issus de l’enquête d’Intrum, selon un rapport 2022 de l’Observatoire des délais de paiement
² Atradius Payment Practices Barometer – Survey results for France – 2023
³ Baromètre Axys 2021 : Le service client à l’ère de l’IA et de la digitalisation