Quels sont les outils de dématérialisation des factures ?

L’échéance de la facturation électronique obligatoire se profile. Vous avez fait l’inventaire de vos besoins et obligations, vous savez ce que vous visez mais le chemin pour y parvenir est encore incertain. Plusieurs alternatives s’offrent à vous pour évoluer vers le numérique : zoom sur les outils de dématérialisation des factures.

Comment fonctionnent les outils de dématérialisation des factures ?

Basculer du système papier à la dématérialisation implique de passer par différentes étapes.

  • Capturer et enregistrer la facture : que le support soit papier ou numérique, qu’il s’agisse d’un format PDF, JPG ou encore EDI… le logiciel de dématérialisation est capable d'interpréter n’importe quelle facture.
  • Faciliter le traitement des factures : il y a moins de temps affecté à la gestion des factures pour plus de simplicité, moins d’erreurs et un suivi en temps réel. 
  • Simplifier l’imputation comptable : votre logiciel de comptabilité (ERP) reçoit automatiquement les données, et les associe, si besoin, au bon de commande ou autre document.
  • Déclencher le workflow de vérification et de paiement des factures : sur la base d’un scénario défini, les données sont transmises aux collaborateurs ou aux services responsables de la validation des factures et de leur traitement. 
  • Archiver les factures : en fin de parcours, l’archivage et le stockage de tous les documents se fait sur des serveurs sécurisés.

Les avantages de la dématérialisation des factures

Mettre en place la dématérialisation de documents permet de corréler les phases successives du processus de facturation entre elles, et de les automatiser. Du bon de commande au traitement de la facture, toutes les étapes sont concernées : 

  • dématérialisation,
  • reconnaissance automatique,
  • enregistrement et imputations,
  • circuit de validation électronique,
  • exportation des écritures vers les ERP ou les logiciels comptables.

Bon à savoir

Le rôle de la Piste d’audit fiable est de certifier, tout au long du processus, la conformité entre la facture émise ou reçue et la livraison de bien ou prestation de service.

Quelles sont les options qui se présentent à vous ?

Externaliser la dématérialisation des factures

Il existe de nombreux Opérateurs de dématérialisation (OD) sur le marché mais tous ne seront pas des Plateformes de dématérialisation Partenaires (PDP) officielles, immatriculées par l’administration fiscale.

À partir de juillet 2024 (un report a été annoncé le 28 juillet 2023 par la DGFiP), vos factures électroniques devront obligatoirement être déposées sur Chorus Pro – le Portail Public de Facturation (PPF). Ainsi, la PDP sera apte à vous accompagner dans la transition vers une facturation conforme à la nouvelle législation.

À savoir : un opérateur de dématérialisation, s’il peut se connecter à Chorus Pro, ne sera pas habilité à échanger en direct avec une autre PDP.

Immatriculation des PDP

À compter du printemps 2023, chaque éditeur le souhaitant, et répondant à des critères spécifiques, pourra demander son immatriculation auprès de l’administration pour devenir Plateforme de dématérialisation Partenaire. Un agrément d’une durée de trois ans renouvelable sera alors accordé.

À noter : l’ouverture à l’immatriculation est prévue au printemps 2023.

Opter pour un outil de facturation

Vous pouvez également internaliser le processus de dématérialisation en passant par un opérateur dédié. Pour cela, il suffit de vous équiper d’un logiciel de facturation et d’affecter une équipe à ce nouveau process. Vos collaborateurs se chargeront ainsi de la dématérialisation des factures dans l’un des formats attendus (UBL, CII, Factur-X) et du dépôt manuel sur Chorus Pro.

Mais attention, si cette solution permet de gagner en autonomie, elle présente certains inconvénients.

  • C’est une tâche chronophage. Ce système n’est possible que pour un volume de factures restreint. 
  • L’implémentation de l’outil dans votre SI peut s’avérer difficile et complexifier la transition.

Pour un gain de temps, d’argent et de compétence, mieux vaut déléguer votre dématérialisation de factures à un prestataire agréé et de confiance.

Flux fournisseurs ou clients : une solution unique ? 

Selon la quantité de factures clients et fournisseurs envoyées ou reçues par votre entreprise, choisir une PDP ou passer directement par Chorus Pro aura un impact différent pour vous. 

Il est néanmoins possible de différencier ses process en fonction des flux : envoyer directement ses factures sur Chorus Pro, en ce qui concerne les flux Order-to-Cash et ne solliciter un PDP que pour les flux Procure-to-Pay (réception de factures), par exemple. 

Avant de statuer sur votre choix, il est très important de faire une cartographie globale de vos flux, vos besoins et d'identifier pour chacun la meilleure alternative. 

Si vous décidez de vous faire accompagner, vous devez choisir votre prestataire de dématérialisation. Mais ce n’est pas toujours simple. Pour garantir la conformité de vos factures, passer pour une plateforme immatriculée au registre des PDP doit être votre critère numéro un. Besoin d’aide ? On vous aide à choisir votre logiciel de dématérialisation. N’attendez plus et lancez-vous !


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