Chaque année, ce sont près de 2 millions de factures qui sont émises en France. Ainsi, pour uniformiser et sécuriser leur traçabilité, toutes les entreprises devront être en mesure de les recevoir électroniquement, et ce, dès le 1er septembre 2026. L’émission de facture électronique, quant à elle, s’échelonnera jusqu’au 1er janvier 2026 (un report a été annoncé le 28 juillet 2023 par la DGFiP).
La facturation électronique obligatoire, déjà en vigueur pour les flux BtoG (Business to Government), s’étendra ainsi aux flux de factures BtoB (Business to Business). À vous de vous y préparer, dès aujourd’hui, en mettant en place un plan de transition vers un environnement de facturation 100 % numérique. L’objectif : convertir la contrainte en opportunité et s’y adapter sereinement.
Quelles seront les obligations à appliquer au 1er septembre 2026 et comment assurer la mise en conformité de votre processus de facturation ? Décryptage.
Qu'est-ce qu'une e-facture ? Définition
Aujourd’hui, les factures envoyées par les entreprises peuvent avoir deux formats :
- papier – avec envoi par courrier,
- électronique – en ayant recours à l’EDI (Échange de données informatisées), un système de transmission de leur SI (système d’information) à celui des clients ou fournisseurs.
Jusqu’au 1er septembre 2026 (un report a été annoncé le 28 juillet 2023 par la DGFiP, validé définitivement le 29/12/2023 suite à l’article 91 de la Loi de Finances, 2023-1322) – date d’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire prévue dans la loi de Finances 2020 –, ces formats sont encore admis. Après cette date, la e-facture devra être généralisée.
Mais avant de dérouler votre nouveau processus, il est important de décrypter le vocabulaire qui fera partie du vôtre d’ici quelques mois.
Le point sur l’e-invoicing et l’e-reporting
Qu’est-ce que l’e-invoicing ?
L’e-invoicing – « e-facture » ou « facture électronique » – est un document électronique transmis d’un fournisseur à ses clients via l’échange de données informatisées (EDI). En d’autres termes, c’est une facture qui a été créée, envoyée et reçue au format dématérialisé, et qui sera conservée grâce à une solution numérique.
Ce document, qui s’oppose à la facture papier, se décline sous plusieurs formats :
- non-structuré : une image ou un document PDF qui possède la même structure qu’une facture papier ;
- structuré : un document qui ne se compose que de données transférées entre les deux acteurs de la transaction ;
- hybride ou Factur-X : la combinaison d’une version lisible à l’œil nu (en PDF par exemple) et d’une couche de données lisibles uniquement par le SI.
Le format papier et le format non-structuré sont très courants dans le paysage de la facturation. Pourtant, ils seront considérés comme « non conformes » à compter du 1er septembre 2026.
Qu’est-ce que l’e-reporting ?
À la facturation électronique inter-entreprises s’ajoute l’e-reporting – une transmission complémentaire de données qui permettra, le moment venu, de :
- contrôler les transactions réalisées par les entreprises ;
- suivre le traitement des factures ;
- lutter efficacement contre la fraude.
L’e-reporting concerne toutes les transactions non soumises à l’e-facturation obligatoire :
- opérateurs basés à l’étranger,
- flux BtoC,
- prestations de services…
Ici, la dématérialisation et le format de la facture ne sont pas imposés. En revanche, l’information doit pouvoir être transmise via une solution numérique – notamment lorsqu’elle est destinée à l’administration fiscale.
La piste d’audit fiable (PAF)
L’e-facture constitue un document fiscal sensible, qui doit se conformer à une Piste d’audit fiable (PAF). En vigueur depuis le 1er janvier 2014 (transposition de la directive 2010/45/UE du Conseil Européen), la PAF consiste en une combinaison de règles à mettre en place pour faciliter le traçage comptable de chaque étape – de la commande à la facturation – et pour prouver la conformité de l’e-facture.
Cette piste s’applique aux entreprises qui émettent ou reçoivent des factures ne répondant pas aux normes EDI ou qui sont soumises à une signature sécurisée. Jusqu’ici, la signature électronique était le seul moyen valable de prouver la conformité et la légalité d’une facture électronique. Pourtant, à compter du 1er septembre 2026, elle ne sera plus suffisante.
PAF : de quoi s’agit-il ?
Concrètement, dans le contexte de la facturation électronique obligatoire en 2026, la Piste d’audit fiable devra permettre de :
- reconstituer la chronologie du processus de facturation ;
- garantir que la facture émise ou reçue reflète la prestation ou le produit vendu, en rendant évident le lien entre les deux ;
- justifier toute opération par une pièce d’origine (et vice-versa) grâce à un cheminement ininterrompu capable de remonter de l’un vers l’autre.
Cette PAF devra également garantir :
- l’intégrité de la facture (la modification du contenu ne doit pas être possible) ;
- son authenticité ;
- la traçabilité de son origine (en identifiant avec certitude l’émetteur des données).
Petit rappel : les bases de l’EDI
La conformité des outils d’EDI repose sur deux piliers : la génération d’une liste récapitulative, et la constitution et le maintien à jour d’un fichier des partenaires.
- La liste récapitulative doit indiquer :
- les éléments d’identification de l’émetteur,
- le numéro et la date de la facture,
- la date et l’heure de la constitution du message,
- les montants HT et TTC de la transaction,
- la version du logiciel utilisée.
Le fichier des partenaires doit, quant à lui, contenir :
- leurs noms ou dénominations et adresses,
- leur qualité (émetteurs ou récepteurs),
- la date d’entrée en phase de dématérialisation,
- la date de sortie le cas échéant.
Facturation électronique obligatoire : où en est-on ?
La facturation électronique obligatoire a été votée le 28 décembre 2019 et actée dans l’article 153 de la loi de Finances 2020. Dès le 1er septembre 2026, les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique. Une obligation qui va s’étendre progressivement à l’émission de facture entre septembre 2026 et 1er septembre 2027 – calendrier qui sera établi en fonction de la taille des entreprises.
Pour assurer cette transition, il faut évidemment se préparer et mettre en place de nouvelles procédures au sein des entreprises, et ce, quelles que soient leur organisation et leur taille.
En ce sens, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) et la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) travaillent de concert avec les parties prenantes du projet :
- représentants d’entreprises,
- opérateurs de dématérialisation,
- experts-comptables,
- établissement de formation,
- etc.
L’objectif de cette collaboration ? Affiner l’analyse des différents aspects de cette nouvelle obligation, et en recenser les impacts pour les entreprises.
Article 153 de la loi de Finances 2020 : quels enjeux ?
L’obligation de facturation électronique en France comporte plusieurs objectifs, tant dans l’intérêt des entreprises que de l’administration fiscale.
Pour les entreprises
Du côté des entreprises, les objectifs principaux sont de :
- renforcer la compétitivité ;
- alléger leur charge administrative ;
- réduire les délais de paiement ;
- optimiser leur productivité grâce à la dématérialisation ;
- faire des économies – en tenant compte du fait que le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’une facture papier (plus de 10 euros pour les frais administratifs et postaux) ;
- faciliter le suivi en temps réel de leur activité,
- adapter le pilotage en fonction de leur réalité économique.
Pour l’administration fiscale
D’un point de vue fiscal, et sur le long terme, la généralisation de la facturation électronique a pour but de simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA.
Comment ? Grâce au pré-remplissage des déclarations à partir des informations contenues dans les factures électroniques. Cela aura également pour effet d’améliorer la détection de fraude (notamment la fraude à la TVA). Ce qui profitera directement aux opérateurs économiques de bonne foi.
Calendrier de la réglementation : trois temps forts
La généralisation de la réforme de la facturation électronique sera déployée en trois temps. La France deviendra ainsi le troisième pays de l’Union Européenne – après l’Italie et le Portugal – à généraliser la facturation inter-entreprises au format électronique.
À noter : en cas d’irrégularité, les entreprises s’exposent à des pénalités. Plafonnées à 15 000 euros par année civile, elles s’élèveront à 15 euros par facture et à 250 euros par e-reporting non-conforme.
Facture électronique : que dit la réglementation ?
Le passage à la facture électronique repose sur trois piliers :
- L’émission et la réception des factures électroniques en BtoB (une obligation qui sera donc déployée progressivement) ;
- L’obligation d’effectuer un e-reporting pour les factures émises en BtoB à l’international et en BtoC en France, et pour les données de paiement des transactions ;
- La création d’un Portail Public de Facturation (PPF) pour l’échange de factures électroniques.
Pour qui et pour quoi ?
Toutes les entreprises françaises (personnes physiques ou morales exerçant une activité économique à titre habituel) assujetties à la TVA sont concernées par cette obligation de facturation électronique. Il en va de même pour toutes les opérations d’achat et de vente de biens et/ou de prestations de services en flux BtoB en France (entreprises françaises assujetties à la TVA).
Le rôle de Chorus Pro pour les entreprises privées
Chorus Pro est le Portail Public de Facturation de la DGFiP. Il permet aux entreprises de faire transiter l’ensemble de leurs e-factures adressées à leurs clients, conformément au modèle de transmission des factures (dit en Y) retenu par le gouvernement après consultation.
Depuis le 1er janvier 2020, cet outil est utilisé par toutes les entreprises françaises collaborant avec les structures de la sphère publique. Et pour cause, ces dernières sont déjà tenues d’envoyer leurs factures au format électronique.
Au fil du déploiement de cette obligation, tous les flux de factures entre les fournisseurs et les clients doivent transiter par ce PPF, ou par un Partenaire de Dématérialisation Public (PDP) qui fait remonter les données de facturation à l’administration fiscale. Ainsi, le portail centralise l’ensemble des factures émises et reçues en France, conformément à la nouvelle réglementation.
Le processus de facturation, quant à lui, ne change pas : l’entreprise émettrice devra adresser ses factures au fil de l’eau. Seul le moyen de transmission évolue : il faudra passer par Chorus Pro ou toute autre plateforme de dématérialisation partenaire – à condition qu’elle soit certifiée comme tiers de confiance.
Le rôle de l’annuaire central des entreprises
Pour que les factures puissent être adressées aux bons destinataires, un annuaire d’identification des entités a également été mis en place. Essentiel au bon fonctionnement du modèle de facturation en Y, il a été conçu sur la base de cinq principes clés.
- Centralisation. L’annuaire regroupe toutes les informations d’identification des acteurs concernés par la réforme de la facturation électronique obligatoire.
- Interopérabilité. Les informations contenues sont accessibles à toutes les plateformes habilitées.
- Précision. L’annuaire garantit l’exactitude et la complétude des informations, grâce à une mise à jour régulière.
- Sécurité. Les données et leur mise à jour sont sécurisées et peuvent être retracées.
- Identification. La création d’un identifiant unique permet aux entreprises émettrices d’identifier précisément la maille de réception des factures partenaires, ainsi que les informations à y faire figurer.
De leur côté, les PDP pourront consulter cet annuaire pour :
- compléter les factures électroniques grâce aux informations d’identification des entreprises destinataires ;
- connaître la plateforme de réception des destinataires pour pouvoir router les flux de factures
Factur-X, une obligation ?
La Factur-X est un format hybride composé d’une facture classique au format PDF et d’un fichier de données structurées (XML) reprenant les détails de la facture et pouvant être lu par les outils informatiques. Il a été créé par la France et l’Allemagne, en 2017.
Sa partie structurée classique permet d’intégrer automatiquement la facture dans votre système de gestion (ERP, logiciel de comptabilité, etc.). Ce format vous permet également de traiter vos factures de façon automatisée, avec une plus grande précision. Cela aide à réduire le risque d’erreurs et de litiges, ainsi que les dépenses en gestion administrative et comptable.
Les autres formats acceptes
Pour passer à la facture électronique, chaque entreprise a le choix entre trois formats de factures acceptés par le PPF :
- le format hybride Factur-X,
- le format structuré XML UBL,
- le format structuré XML CII.
En choisissant le format structuré, on ne parle pas de « facture » au sens traditionnel du terme, mais plus précisément d’une transmission de données entre deux SI.
À noter : les entreprises ne pourront transmettre de factures au PPF que dans l’un de ces trois formats.
Dématérialisation des factures : quels enjeux pour les entreprises ?
L’e-facturation permettra aux entreprises de limiter leur exposition aux sanctions financières prévues par la réglementation. L’un des enjeux de la dématérialisation des factures est d’ailleurs d’améliorer la compétitivité des entreprises françaises.
La mise en place de la facturation électronique n’est donc pas simplement une contrainte réglementaire supplémentaire. Il s’agit plutôt d’un tremplin pour pouvoir répondre à des enjeux importants d’accélération des échanges et d’automatisation des processus métier, grâce à des outils et des plateformes au service de la communication collaborative.
Les avantages de la dématérialisation du processus de facturation
Si votre entreprise gère des centaines, voire des milliers de factures chaque année, le passage à la facture électronique aura indéniablement un fort impact (positif) sur votre productivité et sur vos coûts de traitement. Et pour cause, ce projet de dématérialisation permet :
- d’automatiser la gestion des process de facturation :
⇒ gain de temps pour vos équipes, qui pourront ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée,
⇒ abandon des tâches chronophages telles que l’impression et la mise sous pli des factures,
⇒ limitation des risques d’erreur liés à la saisie manuelle ;
- de sécuriser vos échanges puisque seules les personnes désignées pourront y accéder ;
- de mieux piloter votre activité, vos cycles de paiement et votre trésorerie grâce à une visibilité en temps réel ;
- de recevoir vos paiements plus rapidement grâce à la standardisation des processus (traitement, validation, règlement).
Les opportunités au-delà du cadre légal
Si vous en êtes encore au stade de la facturation au format papier, l’e-facture constitue la première étape de l’automatisation de vos processus métier.
D’ailleurs, au-delà de la dématérialisation des factures, le numérique peut s’immiscer dans tous les documents de votre entreprise actuellement édités au format papier. C’est donc l’opportunité idéale pour piloter plus facilement votre activité : vous gagnez en agilité et en résilience grâce à la digitalisation.
Comment réussir votre projet de dématérialisation des factures ?
La transition vers la facture électronique est une opportunité plutôt qu’une contrainte administrative. À moyen et à long terme, elle impacte votre SI, l’ensemble de vos procédures ainsi que vos collaborateurs impliqués dans l’émission et le traitement des factures.
C’est donc un véritable projet de conduite du changement qui nécessite d’anticiper certains points.
Ce qu’il faut anticiper
Pour conduire la transition de votre entreprise de la facture papier vers l’e-invoicing, vous devez choisir un prestataire. Le but : éviter de vous retrouver dépourvu et de pâtir du « rush des éditeurs » à l’approche de l’entrée en vigueur de la législation.
Vous devez aussi faire le point sur vos processus actuels et les potentiels impacts de cette transition. Et pour cause, la solution de dématérialisation que vous choisirez devra être compatible avec Chorus Pro, et être capable de prendre en charge votre e-reporting.
Il vous faudra donc coordonner le projet en interne afin d’anticiper :
- le paramétrage des outils de votre SI ;
- la formation des utilisateurs aux nouveaux outils et procédures ;
- vos besoins en fonction de vos flux actuels.
En parallèle de toutes ces actions, vous devez impliquer, former et informer vos équipes dès maintenant et tout au long de la transition. Une communication interne est primordiale pour favoriser l’adoption de l’e-facture par vos collaborateurs – ils seront directement concernés.
Projet de facturation électronique : les étapes immanquables
Definir vos objectifs
Pour réussir votre projet de dématérialisation des factures, vous devez définir vos objectifs. La dématérialisation présente de nombreux avantages (gain de temps, réduction des coûts et des risques de litige, etc.), à vous de placer le curseur en fonction des enjeux de votre entreprise.
Identifier les processus cibles
Après avoir identifié vos objectifs, il vous faut mesurer leur impact. Quelles sont les procédures concernées par l’émission et la réception de factures ? Quid des flux BtoB, BtoC ou internes ?
Pour cela, vous pouvez faire le point sur les processus cibles pour encadrer le champ d’intervention de la mise en place de la facturation électronique. Cette étape requiert par ailleurs la réflexion des équipes métier (pour la définition des besoins), et informatique pour en vérifier la faisabilité technique.
Constituer une equipe dediee au pilotage du projet
Le processus de gestion des factures implique la participation de plusieurs départements au sein de votre entreprise. Votre projet de dématérialisation des factures impacte chacun d’entre eux, raison pour laquelle vous devez les solliciter dès les prémices de cette transition.
Qui est concerné et pourquoi ? En vrac :
- les DSI, aident à établir la liste des critères techniques indispensables et idéaux ;
- le service comptable, met en évidence les critères spécifiques liés à votre mode de facturation ;
- le département juridique, s’assure de la conformité des processus de votre opérateur avec la législation ;
- les commerciaux (sales, marketing…), directement concernés par les factures.
Preparer votre donnee
La qualité des données est au cœur de la réforme. Leur analyse est donc primordiale pour la bonne mise en place de votre projet de dématérialisation de factures.
L’idée est de vérifier que les clients (internes et externes) concernés par l’e-invoicing ont bien été identifiés, et que toutes les données ont été saisies correctement (références de vos partenaires commerciaux, SIREN, TVA, etc.).
En ce sens, avant de désigner votre nouvel outil, il est indispensable d’effectuer une repasse sur vos données existantes pour éviter toute anomalie par la suite. Rappelons à ce titre que le risque couvre un large spectre, de la facturation à la communication en passant par le suivi au long cours.
Quels sont les outils de dematerialisation des factures ?
Le passage à la facturation électronique obligatoire impacte tout le paysage entrepreneurial, économique et fiscal. Les plateformes de dématérialisation sont donc particulièrement attendues et auront un rôle central à jouer dans la mise en place du dispositif de facture électronique et d’e-reporting.
De leur côté, les entreprises disposent de deux options pour couvrir leurs besoins :
- choisir une ou plusieurs plateformes de dématérialisation partenaires,
- passer par le PPF.
Peut-on utiliser plusieurs plateformes de dematerialisation ?
Si la loi vous autorise à utiliser plusieurs plateformes de dématérialisation pour votre processus d’e-invoicing, cette pratique n’est pas recommandée. Pour cause, elle multiplie les points de contact et, de fait, alourdit votre procédure.
Le rôle des plateformes de dématérialisation
Une plateforme de dématérialisation est un prestataire de services dont les fonctionnalités sont multiples :
- réception, émission et transmission de factures électroniques ;
- conversion du format en fonction des besoins du client afin de préserver l’intégrité, l’authenticité, la lisibilité et l’exhaustivité des données ;
- extraction et transmission des données de facturation attendues par l’administration fiscale – identification du fournisseur et du client, montant HT, taux de TVA ;
- transmission de données à l’administration lorsqu’une transaction ne fait pas l’objet d’une e-facture ;
- transmission des données de paiement pour l’ensemble des opérations (en émission et en réception).
Tout savoir sur les outils de dématérialisation partenaires
À compter de l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique, les entreprises devront transmettre toutes les données de leurs factures BtoB domestiques à l’État, via la PPF – Plateforme Publique de Facturation – Chorus Pro. Cet écosystème renfermera également des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), qui seront exploitées par des opérateurs de dématérialisation privés immatriculés par l’État.
Ces outils de dématérialisation des factures seront habilités à vous accompagner dans la mise en conformité de vos processus d’e-facturation. Et si vous faites le choix de recourir à un opérateur de dématérialisation non immatriculé, vous devrez alors déposer manuellement vos factures sur Chorus Pro.
Focus sur le processus d’immatriculation des operateurs
Les plateformes de dématérialisation partenaires seront immatriculées par un service dédié de la DGFiP. L’immatriculation se fera sur dossier, et les plateformes candidates devront répondre à certaines règles spécifiques. Ainsi, un éditeur devra apporter des garanties suffisantes de sa fiabilité et de sa conformité, et démontrer sa capacité à accomplir les tâches attendues.
Cette étape est indispensable dans l’objectif de créer un écosystème de partenaires fiables. Une fois immatriculés, les opérateurs pourront alors se substituer à Chorus Pro et en exploiter les fonctionnalités pour transmettre les données indispensables à l’administration fiscale, en toute sécurité.
Pourquoi recourir aux PDP ?
Les plateformes de dématérialisation partenaires sont des services à forte valeur ajoutée. À titre d’exemple, une plateforme de dématérialisation partenaire peut vous permettre de bénéficier des fonctionnalités suivantes :
- édition d’une attestation après chaque transmission de facture ;
- suivi et relances des facturations ;
- archivage des factures et documents relatifs à la comptabilité (bons de commande, bons de transport, etc.) ;
- rapprochement des factures et paiements – grâce à l’ajout d’un module de gestion des encaissements, par exemple.
Esker, candidate pour devenir Plateforme de dématérialisation partenaire
Bien choisir son logiciel de dématérialisation des factures
Trois critères majeurs partagent le podium lorsqu’il est question d’adopter une solution de dématérialisation des factures pour votre entreprise.
- Le prestataire est-il immatriculé par la DGFiP (s’agit-il d’une plateforme de dématérialisation partenaire), ou a-t-il vocation à le devenir ?
- Est-il capable de vous accompagner sur l’ensemble de vos flux, et notamment dans la gestion de vos factures à l’international ?
- Répond-il à tous les critères techniques pour une utilisation par toutes les parties prenantes (accessibilité à distance grâce au mode SaaS, compatibilité avec votre SI existant, ergonomie…) ?
Les avantages majeurs des plateformes de dematerialisation partenaires
Les plateformes de dématérialisation partenaires offrent deux avantages majeurs : la fiabilité et la praticité. Pour cause, choisir un tel outil facilite votre processus de facturation tout en vous épargnant la charge mentale de l’utilisation de Chorus Pro en tant que PPF, puisqu’il sera habilité à lui transmettre vos données de facturation.
L’immatriculation auprès de la DGFiP est aussi un critère essentiel. En effet, elle vous assure un niveau de connaissance et de compétence indispensable pour la mise en conformité de vos procédures – les données structurées normalisées étant essentielles dans les échanges de factures.
Les plateformes de dématérialisation partenaires offrent également un panel complet de fonctionnalités. Ainsi, en vous orientant vers ce type de solution de dématérialisation, vous pourrez étendre leur usage aux autres modules disponibles pour l'optimisation de vos process Procure-to-Pay & Order-to-Cash.
La question de l’interoperabilite
L’interopérabilité, c'est la compatibilité du logiciel de dématérialisation des factures avec d’autres solutions du même type. Elle facilite la création d’un réseau ainsi que le transfert de données, même si elles proviennent de différents programmes.
Dans le cadre de la réforme, l’interopérabilité est indispensable et obligatoire pour les échanges de factures électroniques avec vos clients et vos fournisseurs.
La mise en place de la facturation électronique obligatoire en 2026 approche à grands pas. Un projet de grande envergure qui aura, à n’en pas douter, un impact sur le travail de votre équipe. Les éditeurs de solutions de dématérialisation seront bientôt fortement sollicités et devront répartir leurs ressources jusqu’à l’échéance. Alors n’attendez plus, et projetez-vous dès aujourd’hui.
À propos d’Esker
Esker accompagne les entreprises dans la digitalisation du traitement de leurs factures, en émission comme en réception. Son offre : une solution globale, conforme à la loi de Finances 2020 encadrant l’obligation de facturation électronique et d’e-reporting, qui entrera en vigueur le 1er septembre 2026 .
Pour mieux vous accompagner dans la digitalisation de vos transactions, Esker ambitionne d’être immatriculé par l’administration fiscale afin d’opérer en tant que plateforme de dématérialisation partenaire. Dans cette optique, Esker assure la veille de la consultation publique menée par la DGFiP et met tout en œuvre pour conformer sa solution à la réglementation.
Jusqu'au 1er septembre 2026, les formats traditionnels de facturation sont encore acceptés, conformément à la décision de la DGFiP annoncée le 28 juillet 2023 et définitivement validée le 29 décembre 2023, suite à l'article 91 de la Loi de Finances 2024 (2023-1322). À partir de cette date, la facturation électronique devra être généralisée, conformément à la loi de Finances 2020.