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Le lettrage des comptes clients : tout ce que vous devez savoir
Dans cet article sur le lettrage des comptes clients, vous découvrirez en quoi consiste ce processus clé en comptabilité, les différences entre lettrage manuel et automatique, ainsi que les bénéfices associés à l’automatisation du lettrage comptable pour les entreprises.
Le lettrage comptable peut se faire côté client et côté fournisseur, l’article se concentre uniquement sur le lettrage des comptes clients.
Qu'est-ce que le lettrage comptable client ?
Le lettrage des comptes clients consiste à rapprocher les paiements reçus avec les factures ouvertes pour s'assurer que chaque facture est réglée. Cette mise en correspondance permet de vérifier que toutes les transactions sont bien enregistrées.
Pourquoi le lettrage comptable client est-il important ?
Le lettrage
- assure une vision claire des factures en attente de paiement,
- facilite l'identification rapide des clients en retard et
- permet de mettre en œuvre les procédures de relance appropriées.
Au plus vite les encaissements clients sont lettrés, au plus vite cet argent pourra être utilisé par l’entreprise pour financer son exploitation et ses investissements.
Au contraire, un lettrage client inefficace et imprécis peut avoir un impact négatif sur les processus de crédit et de recouvrement et plus généralement sur la relation client.
En effet, si le dernier paiement d’un client n’a pas été correctement lettré, sa situation comptable ne sera pas à jour. Il dépassera sa limite de crédit (malgré lui) et ses commandes pourront être bloquées. De plus, il pourra être relancé à tort par l’équipe commerciale pour une facture qu’il aura déjà réglée, générant des frustrations des deux côtés.
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Comment réaliser le lettrage des comptes clients ?
Le lettrage comptable manuel
Le comptable doit examiner chaque facture et son règlement pour garantir la correspondance des montants, vérifier le lien entre le payeur et le client ainsi que le lien entre les factures et les avoirs. Cette vérification manuelle comporte plusieurs étapes :
- La collecte des avis de paiement pour justifier le paiement du client,
- La comparaison des données,
- La mise à jour les écritures comptables.
Le lettrage comptable automatique
Le comptable utilise un logiciel comptable pour rapprocher automatiquement les paiements aux factures. Ce processus comprend :
- L'importation des données,
- L'analyse des transactions et l’identification des correspondances,
- Le lettrage des comptes dans l’ERP sans intervention humaine.
Ces solutions peuvent être aidées par l’intelligence artificielle, dont le réseau de neurones est entraîné à extraire et reconnaître les données utiles. L’utilisateur est guidé et peut se concentrer sur les exceptions.
Quels sont les bénéfices d’un lettrage client efficace ?
Un lettrage client efficace offre de nombreux avantages pour les entreprises.
- Il permet d’identifier et de corriger les erreurs (paiements en double ou partiels, etc.), ce qui contribue à la fiabilité des comptes.
- Il facilite le recouvrement en offrant une meilleure visibilité sur les factures réglées et non réglées.
- Les comptes clients sont ainsi à jour, évitant les relances inutiles auprès des clients ayant déjà payé, ce qui préserve de bonnes relations.
- Enfin, il procure une meilleure visibilité sur la trésorerie, permettant à la direction financière de prendre des décisions stratégiques éclairées basées sur des données précises.
En centralisant les données et en automatisant le processus, les entreprises libèrent du temps aux équipes qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l'analyse financière et la prise de décision stratégique.
Une solution pour optimiser son lettrage : l'automatisation
Un logiciel de lettrage automatique révolutionne la gestion des comptes clients en automatisant le rapprochement des paiements et des factures. Les entreprises peuvent alors réduire les délais de traitement, améliorer la précision des données et obtenir une vue d’ensemble en temps réel de leur situation financière. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de renforcer la fiabilité des informations comptables et de faciliter la prise de décisions stratégiques.
Esker Cash Application est un logiciel conçu pour automatiser le lettrage des encaissements clients. Il utilise l'IA pour traiter rapidement et avec précision un grand nombre de transactions. Les paiements sont automatiquement rapprochés avec les factures correspondantes.
Le logiciel se distingue par sa capacité à se connecter à une variété d’ERP et de systèmes comptables : SAP, Oracle Business Suite ou encore Microsoft Dynamics. Les différents connecteurs permettent une intégration transparente avec les systèmes existants, garantissant une synchronisation fluide des données financières.
Le service de support et d’accompagnement d’Esker permet de tirer pleinement parti de la solution. Une équipe technique dédiée est disponible à tout moment pour répondre aux questions, résoudre les problèmes et accompagner dans l’utilisation de l’outil. Les consultants et experts en expérience client (CX) assurent une mise en œuvre réussie et une utilisation optimale de la solution.
Conclusion
En somme, les logiciels de lettrage des comptes clients permettent d’allouer plus rapidement les fonds, de sécuriser les revenus et d’améliorer l’efficacité et la satisfaction des équipes. Ces outils deviennent indispensables pour un recouvrement fiable et des relances clients appropriées.