Facturation et encaissement : comment fluidifier les échanges avec vos clients

La gestion efficace de la facturation et de l’encaissement est essentielle pour réduire les impayés et optimiser la trésorerie des entreprises.

D’une part, la facturation électronique offre de nombreux avantages, tels que la rapidité de traitement, la réduction des erreurs et une meilleure traçabilité, facilitant ainsi le suivi des paiements et la gestion des comptes clients. En parallèle, automatiser la gestion des encaissements clients joue un rôle crucial dans la réduction des délais de paiement et la gestion des litiges, contribuant à une meilleure sécurisation des encaissements.

Cet article explore comment la mise en place d’outils automatisés pour gérer vos échanges de flux de la facturation à l’encaissement peut simplifier et sécuriser la gestion de votre trésorerie.

Les liens entre la facturation électronique client et la gestion des encaissements clients

​La facturation électronique

La facturation électronique a beaucoup d’avantages pour les entreprises :

• Elle accélère considérablement les processus de facturation grâce à une transmission instantanée des documents, réduisant ainsi les délais de traitement.
• Elle permet de minimiser les erreurs humaines fréquentes dans les factures papier, offrant une meilleure fiabilité et traçabilité des échanges.
• La digitalisation du processus de facturation assure également une meilleure gestion des comptes clients. Elle permet un suivi simplifié des paiements et des retards, grâce à la centralisation des informations et à une automatisation accrue.
• Cette traçabilité facilite le lettrage des paiements, désormais essentiel avec la réforme de la facturation électronique et la remontée obligatoire de nouveaux statuts, notamment le statut de facture « encaissée » obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA sur les encaissements. En effet, ces nouvelles normes imposent une précision accrue dans la réconciliation des factures et des paiements, afin de limiter les erreurs fiscales et financières.

La gestion des encaissements clients

Il existe des solutions automatisées qui facilitent la réconciliation des paiements en temps réel, réduisant ainsi les délais de traitement et améliorant la précision des enregistrements financiers.

Cette automatisation, en lien direct avec le processus de facturation électronique, permet une meilleure sécurisation des encaissements et contribue à limiter les risques de défaillance. Chaque retard dans le règlement ayant un impact significatif, il devient stratégique pour les entreprises de maîtriser ce processus.

La conformité à la réforme sur la facturation électronique et une gestion optimisée du lettrage sont des éléments essentiels pour anticiper les difficultés de recouvrement et sécuriser la trésorerie.

Les défis à relever
 

Assurer la conformité en cas d’audit

Avec l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, il faudra suivre un cadre réglementaire très précis pour assurer la conformité de ses factures. Chaque facture devra pouvoir être tracée, de son émission jusqu’à son paiement, en incluant toutes les étapes intermédiaires (modifications, remises, relances).

En cas d’audit, l’administration fiscale sera en mesure de rapidement identifier les écarts de déclaration d’un fournisseur et son client pour une même transaction. Ainsi, rapprocher le bon paiement à la bonne facture devient capital pour éviter des sanctions fiscales importantes et des coûts supplémentaires pour l’entreprise.

La facturation électronique offre une réponse efficace à ces enjeux. Grâce à la dématérialisation et à la centralisation des informations via une plateforme dédiée telle qu’une PDP, elle permet une traçabilité complète et facilite la conformité en cas d’audit. Chaque opération est enregistrée de manière chronologique, assurant une visibilité totale sur l’ensemble du cycle de facturation.

Cette automatisation réduit considérablement les erreurs manuelles et améliore la fiabilité des données, permettant ainsi aux entreprises de répondre aux exigences des autorités fiscales sans difficulté.

Maintenir les comptes clients à jour

Un autre défi majeur pour les entreprises est de maintenir les informations relatives à leurs comptes clients à jour. Les changements fréquents d'adresse, de contact ou encore de conditions de paiement compliquent la gestion des comptes.

Une gestion inadéquate des données clients peut non seulement ralentir le processus de recouvrement, mais aussi dégrader la relation avec le client.

La facturation électronique, couplée à des outils de gestion des données en temps réel, permet de surmonter ces difficultés. Grâce à la mise à jour instantanée des informations, les entreprises peuvent s’assurer que les factures sont envoyées aux bons destinataires avec les informations correctes. La communication est améliorée et le risque de litiges est réduit, puisqu’ils sont liés à des erreurs dans les informations relatives à la transaction. Finalement, le traitement des paiements est plus fluide et plus rapide.

Accélérer la récupération du cash

La rapidité de la récupération des paiements est un enjeu critique pour la trésorerie des entreprises. Des délais de paiement trop longs peuvent mettre à mal la stabilité financière d'une organisation, surtout en période d'incertitude économique. Pour réduire ces délais, il est essentiel de mettre en place des stratégies efficaces.

La facturation électronique permet d’accélérer le processus de récupération en réduisant les délais de transmission des factures et en fournissant une visibilité immédiate sur les paiements attendus.

En mettant en place des solutions adaptées, les entreprises peuvent non seulement optimiser leur gestion du poste client mais aussi renforcer leur trésorerie et améliorer leur performance financière globale.

Optimisation du cycle Invoice-to-Cash 

Gestion du poste client

Le cycle I2C (Invoice-to-Cash) représente l’ensemble des étapes allant de l’émission de la facture à la réception du paiement.

• Émission de la facture : La première étape consiste à générer et envoyer la facture au client. La facturation électronique joue ici un rôle clé en permettant une émission rapide et sans erreur.
• Suivi des paiements : Une fois la facture envoyée, il est essentiel de suivre les paiements en temps réel. Les outils de recouvrement automatisés facilitent ce suivi en envoyant des rappels automatiques et en gérant les litiges.
• Encaissement : La dernière étape est la réception du paiement et son enregistrement dans les comptes clients. Une intégration fluide entre la facturation électronique et les outils de recouvrement permet de maintenir les comptes à jour et de réduire les délais de paiement.

Une gestion efficace de ce cycle est capitale pour maintenir une bonne santé financière et optimiser la trésorerie de l’entreprise.

Accèdez au replay du webinar automatisation du lettrage

Pour optimiser encore davantage le cycle I2C, des solutions complémentaires peuvent être mises en place. Parmi elles, la solution Esker qui automatise le lettrage des comptes clients se distingue par ses fonctionnalités avancées de rapprochement des paiements.

Cet outil permet d’accélérer le rapprochement des paiements avec les factures correspondantes. Il identifie automatiquement les paiements partiels, les déductions et autres anomalies, et propose des solutions pour les résoudre rapidement.

• Réduction des délais de paiement : En automatisant le rapprochement des paiements, la solution Esker permet de réduire significativement les délais de paiement, améliorant ainsi la trésorerie de l’entreprise.
• Gestion des litiges : Les litiges peuvent être identifiés et résolus plus rapidement grâce à une meilleure visibilité sur les paiements et les factures.
• Amélioration de la conformité : En assurant une traçabilité complète des transactions, ces outils facilitent la conformité en cas d’audit.

Voici quelques exemples concrets d’utilisation de la solution Esker :

• Fletcher Steel a réduit le temps de traitement des avis de paiement -comportant plus de 800 lignes- de deux heures à quelques minutes, ce qui a considérablement amélioré la productivité de l’équipe.
• Laminex gagne en heure chaque jour dans le rapprochement quotidien des paiements, ce qui permet à l’équipe de se concentrer sur d’autres tâches et de monter en compétence sur de nouvelles missions.

En conclusion, la gestion du poste client ne s’arrête pas à l’émission des factures ou au rapprochement des paiements. Pour réduire les impayés et optimiser la trésorerie, il est important de penser son cycle Invoice-to-Cash (I2C) de manière globale, en faisant par exemple collaborer des outils de facturation électronique et de recouvrement automatisé.

Une solution comme Esker permet d’assurer la conformité de ses factures grâce à son immatriculation officielle en tant que PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).

Elle peut également accélérer le rapprochement des paiements, gérer efficacement les litiges et assurer une conformité rigoureuse avec sa solution d’automatisation du lettrage.

En adoptant ces technologies, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur performance financière, mais aussi renforcer leurs relations clients et se prémunir contre les risques de défaillance. La clé réside dans une approche intégrée et proactive de la gestion des comptes clients, où chaque étape du processus est optimisée pour garantir des encaissements rapides et sécurisés.