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Digitalisation des achats : votre clé pour une gestion maîtrisée et des achats plus durable
La fonction Achats est confrontée à un environnement en perpétuelle évolution. Elle permet non seulement aux entreprises de survivre mais aussi de prospérer dans le climat économique actuel – et ces dernières années l’ont prouvé. En effet, les entreprises font face à des défis majeurs et à un climat économique instable. Elles doivent relever de nombreux défis qui perturbent la chaîne d’approvisionnement : le rebond de l’inflation, l’instabilité géopolitique, des prix de l’énergie élevés. Face à ces défis, la fonction Achats se positionne en première ligne et assume un rôle majeur dans la gestion de la stratégie de l’entreprise.
Qu’est ce que la gestion des achats ?
Certaines entreprises utilisent le terme Achats uniquement pour désigner l’acte d’achat de biens et de services (autrement dit l’approvisionnement) tandis que d’autres font référence au processus entier, du Sourcing au paiement.
La gestion des achats se définit comme l’ensemble des activités, des processus et des stratégies mises en place pour piloter et optimiser l’acquisition de biens et de services – et donc de ressources – nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
À première vue, la gestion des achats est un processus simple mais en réalité elle englobe plusieurs activités : la planification des besoins, la gestion des appels d’offre, la négociation des contrats, la sélection des fournisseurs, le suivi des commandes, la gestion des relations avec les fournisseurs, le suivi de la performance… L’objectif des achats est d’assurer un approvisionnement efficace et économique, tout en minimisant les risques et en contribuant aux objectifs de l’entreprise.
Les enjeux du service Achats
La fonction Achat englobe l'ensemble des processus liés à l'acquisition de biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Son objectif est clair : trouver les meilleurs fournisseurs au meilleur prix, tout en garantissant la qualité des produits et services achetés. Elle joue un rôle central dans la chaîne d'approvisionnement et contribue directement à la performance économique de l'entreprise.
Des défis croissants pour la gestion des achats
La gestion des achats est aujourd'hui confrontée à de nombreux défis :
- Une complexité accrue : les entreprises achètent une variété croissante de biens et services, auprès de fournisseurs de plus en plus nombreux et répartis dans le monde entier.
- Une évolution rapide des besoins : la flexibilité et la réactivité sont de mise pour la fonction Achat face à l'évolution rapide des besoins des entreprises.
- Une pression constante sur les coûts : les entreprises doivent optimiser leurs achats en permanence pour faire face à la forte pression sur les coûts.
- Des risques liés à la chaîne d'approvisionnement : ruptures de stock, retards de livraison, problèmes de qualité... la chaîne d'approvisionnement expose les entreprises à de nombreux risques.
La digitalisation des achats : un cap incontournable à franchir
En troisième position des priorités des Directions Achats de l’enquête publiée par Ardent Partner¹, on retrouve le pilotage de la transformation numérique. Il n’est plus possible d’ignorer les opportunités liées à la digitalisation des achats. Non seulement elle a rationalisé les processus, mais elle a également rendu le travail plus agréable.
Les entreprises qui n’ont pas encore mis en place une solution de digitalisation effectuent encore les opérations de façon manuelle : elles contactent les fournisseurs, renseignent les notes de chaque fournisseur dans une feuille Excel, n’ont pas une visibilité en temps réel sur les demandes d’Achats et le suivi des dépenses. Le niveau de collaboration sur ces activités est encore très faible, il peut y avoir un manque d’implication d’autres départements qui pourraient apporter un soutien dans le choix des fournisseurs pour des produits ou services spécifiques. Un tel processus manuel ralentit et alourdit le travail des employés.
La digitalisation offre de nombreuses opportunités pour optimiser la fonction Achat. Les logiciels de gestion des achats, ou E-Procurement, permettent de dématérialiser et d'automatiser de nombreux processus, générant ainsi des gains de temps, une réduction des coûts et une amélioration de l'efficacité. De plus, les outils numériques permettent d'accéder à une information plus riche et plus précise, favorisant une prise de décision éclairée en matière d'achats.
Les bénéfices concrets de la digitalisation des achats
Pour les entreprises, la digitalisation de la fonction Achat peut apporter de nombreux bénéfices :
- Réduction des coûts : la digitalisation permet de réduire les coûts liés aux processus d'achat (traitement des commandes, déplacements, communication).
- Amélioration de l'efficacité : l'automatisation de nombreuses tâches manuelles libère du temps aux acheteurs pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Meilleure prise de décision : les outils numériques permettent d'accéder à une information plus riche et plus précise, favorisant une prise de décision éclairée en matière d'achats.
- Réduction des risques : la digitalisation permet de mieux gérer les risques liés à la chaîne d'approvisionnement.
Esker propose une solution dédiée à la gestion des achats
Esker a développé une solution collaborative en ligne, en mode Cloud : chaque service peut gérer ses opérations, mais tout est centralisé. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités clés.
Traçabilité complète du processus d’achat
Chaque transaction peut être suivie, de la demande d’achat à la réception des biens ou services. Débarrassez-vous de vos feuilles de calculs : la solution Esker fournit des rapports complets.
Tableaux de bord personnalisables
Ils permettent à chaque équipe de gérer ses tâches, garder le contrôle sur sa productivité, et identifier ses problématiques et opportunités du moment.
Automatisation et sécurisation de la validation des demandes d’achat
La plateforme valide et traite les demandes d’achat, et garantit la conformité du processus.
Simplification du rapprochement des factures et des paiements
Deux fonctionnalités le permettent : la dématérialisation des commandes pré-approuvées et l’automatisation des rapprochements
L'intelligence artificielle Esker Synergy
Cette technologie permet notamment de réduire les achats sauvages et les dépenses non conformes.
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Conclusion
Ces dernières années ont mis en lumière l’importance de la gestion des Achats pour les entreprises, qui ne doivent pas seulement survivre mais chercher à prospérer dans un contexte économique en constante mutation. Ainsi, il est impératif que les professionnels des Achats adoptent une approche proactive dans la gestion de leurs processus pour réussir dans cet environnement exigeant.
Pour cela, la digitalisation apparaît comme un facteur clé qui peut contribuer au succès des entreprises dans cette nouvelle réalité économique. En utilisant les outils de manière efficace et innovante, les entreprises peuvent identifier de nouvelles opportunités, optimiser leur efficacité opérationnelle et assurer une résilience face aux imprévus. En investissant dans des solutions de digitalisation adaptées, les entreprises peuvent transformer leur fonction Achats en un avantage concurrentiel durable et favoriser une croissance rentable à long terme.