Les équipes Achats sont aujourd’hui confrontées à des enjeux plus importants que jamais. Le contexte économique fragile exige des achats les plus précis et efficaces possible, mais les besoins des clients internes se complexifient. Comment optimiser votre gestion des achats fournisseurs ? La solution en un mot : l’e-Procurement.

Définition E-procurement | Un rappel ou une nouveauté ? (re)Comprendre l'essentiel.

Le Procurement correspond à la fonction Achat de votre entreprise. L’e-Procurement désigne donc la gestion électronique de l’approvisionnement, c’est-à-dire la dématérialisation du traitement des demandes d’achats auprès des fournisseurs de votre entreprise. C’est un levier majeur d’optimisation du processus Source-to-Pay.

Les 5 fonctions clés de l’e-Procurement

L’e-Procurement se matérialise sous la forme d’une plateforme unique et collaborative. Elle facilite les échanges entre acheteurs et fournisseurs grâce à :

1. un catalogue en ligne présentant les produits des fournisseurs enregistrés ;
2. la sélection des produits directement par les acheteurs internes ;
3. un workflow de validation des commandes par l’équipe Achats ;
4. la transmission automatique des commandes au fournisseur ;
5. la centralisation des documents et des informations relatifs aux achats dans un seul espace.

Elle inclut aussi la gestion automatisée des factures.

Une solution pour tous

L’e-Procurement s’intègre sans encombre aux processus de toutes les entreprises. Quel que soit votre secteur, il vous permet de :

• préserver votre compétitivité ;
• améliorer l’efficacité de vos processus d’achat ;
• assurer une gestion plus transparente et optimisée de vos dépenses.

Les solutions sont notamment pensées pour faciliter la gestion de chaînes d’approvisionnement complexes impliquant de nombreux fournisseurs.

Quelles sont les avantages de l’e-Procurement ?

Les solutions d’e-Procurement optimisent l’activité de votre service Achats de nombreuses manières.

Un pilotage plus stratégique de la gestions de vos achats

L’e-Procurement offre à vos collaborateurs une plus grande maîtrise des achats, grâce à :

• des reportings complets sur les dépenses, les stocks, les commandes et les livraisons, pour plus de visibilité ;
• une vue d’ensemble et en temps réel sur les achats en cours, pour mieux vérifier leur conformité à la politique d’achat et faciliter les ajustements ;
• une comparaison simplifiée des fournisseurs, pour réduire la dépendance de votre entreprise à certains partenaires.

Une gestion des appels d’offres accélérée

La récolte et l’affichage des informations en temps réel facilitent la comparaison des fournisseurs et les négociations. Celles-ci sont d’ailleurs menées directement sur la plateforme !

Des achats digitalisés et donc, optimisés

La gestion automatisée des achats accroît leur efficacité et leur pertinence : libéré des tâches à faible valeur ajoutée (relances, archivage des documents…), plus productifs grâce aux  délais de traitement réduits, votre service Achats peut dédier plus de temps à sa stratégie.

Le catalogue pré-validé et le suivi des achats en temps réel limitent aussi les risques d’erreurs et les dépenses inutiles.

Une réduction des coûts pour le service achats

L’optimisation de l’accès aux informations fournisseurs accélère et facilite leur sélection par le service Achats. Résultat : une meilleure identification des offres les plus avantageuses. Vos coûts sont réduits et votre budget maîtrisé !

Un gain de temps pour toutes les parties prenantes de la fonction achat

L’équipe Achats

Les solutions d’e-Procurement prennent en charge la majeure partie de la gestion administrative des commandes.

Les plus avancées, telles que celle d’Esker, optimisent et/ou automatisent toutes les tâches de la commande à la facturation.

Le service comptabilité

La gestion automatique des factures est un véritable levier d’optimisation de la comptabilité.

Les fournisseurs

Les fournisseurs gagnent eux aussi en productivité avec l’e-Procurement : une seule opération de saisie suffit pour mettre à jour leurs produits auprès de tous leurs clients au sein de votre entreprise, ces derniers utilisant la même marketplace.

Se lancer dans l’e-Procurement avec Esker

Compatible avec tous les systèmes de gestion (ERP, applications métier, etc.), la solution d’e-Procurement Esker assure :

• la transparence de votre chaîne logistique ;
• la conformité de vos processus aux réglementations financières et légales, y compris à l’échelle internationale pour les entreprises opérant dans plusieurs langues, devises et sites.

Les fonctionnalités phares de la solution Esker

Pour une gestion des commandes optimisée : 

• Un catalogue pré-approuvé par le service Achats, simple et ergonomique, réduisant la marge d’erreur.
• Un circuit de validation automatisé grâce à des technologies fines.
• Une solution d’e-facturation comprenant tous les formats (papier, XML, PDF, EDI).

Pour un pilotage plus stratégique des achats : 

• Un portail pour centraliser les échanges d’informations entre acheteurs et fournisseurs.
• Des documents de commande et de facturation accessibles en un clic.
• La traçabilité du cycle de vie des commandes.
• Des tableaux de bord personnalisés qui évoluent en temps réel.
• La conception automatisée de rapports sur-mesure (nombre de factures, demandes en attente de traitement, tri des demandes d’achat, etc.).

Les 3 avantages clés de la solution E-procurrement d'Esker

#1 L’intégration de l’Intelligence Artificielle

Des solutions d’Intelligence Artificielle – machine learning, Robotic Process Automation… – contribuent à l’automatisation des workflows de validation des achats

#2 Focus sur l’ergonomie

L’interface de la solution Esker est simple, claire et intuitive. Les tableaux de bord permettent d’analyser rapidement les données relatives aux achats et les performances des fournisseurs.

La simplification de la gestion des achats fournisseurs contribue aussi à des relations plus fluides avec ces prestataires, un aspect important de la gestion des fournisseurs

#3 Esker Anywhere™

L’application mobile d’Esker permet aux responsables Achats de consulter les indicateurs clés et valider les demandes d’achat de n’importe où et à tout moment, en toute sécurité.

Votre processus d’achat évolue constamment. Il nécessite donc un suivi précis des opérations. La solution d’e-Procurement Esker vous offre cette visibilité en temps réel, un suivi des tâches à effectuer et des indicateurs de performance : toutes les clés pour optimiser votre processus Procure-to-Pay