FONCTION FINANCE : OPTIC 2000 FAIT LE CHOIX D'ESKER POUR RELEVER LE DEFI DE LA DEMATERIALISATION

Tirer profit de la digitalisation des processus financiers 

Jusqu’en 2019, les fonctions financières du groupe Optic 2000 opéraient encore sous format papier, impliquant des risques accrus d’erreurs de saisie ou de perte de document. De plus, l’absence de visibilité sur les éléments validés ou à payer induisait une plus grande difficulté de suivi des flux trésorerie.
Dans ce contexte, la gestion des factures fournisseurs était un défi quotidien pour les 6 personnes dédiées à cette mission qui consacraient un temps précieux à des tâches chronophages telles que les allers-retours nécessaires à la signature des documents, la recherche ou encore l’archivage des factures.

Afin de remédier à cette situation et améliorer le quotidien de ses équipes, le leader de la distribution d’optique en France a décidé de troquer bannettes et classeurs pour passer au full digital pour la gestion de ses 24 000 factures fournisseurs annuelles.

"A l’heure de la crise sanitaire, le choix de digitaliser nos processus avec Esker s’est avéré particulièrement payant pour élaborer rapidement un plan de continuité d’activité efficace. Depuis l’application mobile, les équipes en télétravail ont pu facilement piloter à distance et sans friction la gestion de nos factures fournisseurs."
Nicolas Queneau Directeur Administratif et Financier chez Optic 2000.

Opérer le virage du digital pour les factures fournisseurs

Pour opérer ce virage 100% digital, Optic 2000 a fait appel au savoir-faire technologique d’Esker en déployant la solution Procure-to-Pay. Une solution qui facilitera le travail des comptables, minimisera les risques d’erreur et donc fluidifiera la gestion des factures et la relation avec ses fournisseurs. Etant donné que le groupe démarrait le processus de digitalisation de la fonction finance, ils était primordial pour la réussite du projet qu’Esker accompagne les équipes de bout-en-bout via un dispositif complet de formation.

Après les phases de test et de validation de la solution, Esker a tout mis en oeuvre pour que la transition se fasse en douceur. Pour ce faire, les assistantes de direction ont été formées en priorité, puis le groupe s’est appuyé sur leur expertise pour guider la prise en main de la solution par les 200 utilisateurs concernés. Cette approche verticale couplée à l’interface intuitive et ergonomique d’Esker a immédiatement suscité un taux d’adhésion élevé parmi les collaborateurs impliqués dans le projet.

Une transformation digitale au service des métiers

Cette démarche de modernisation a été bénéfique d’un point de vue métier, pour les comptables du groupe. Ces derniers ont observé un gain de temps considérable leur permettant de se concentrer sur des tâches transversales ou à assurer un meilleur suivi des factures. En parallèle du déploiement de la solution, Optic 2000 a également amélioré l’espace de travail des comptables : ils sont désormais équipés d’un double écran qui leur permet de gagner en confort et en efficacité.

Par ailleurs, le passage à la dématérialisation est allé de pair avec un meilleur pilotage financier et avec une accélération des processus de paiement leur permettant d’optimiser leur trésorerie.

Le leader de l’optique ne compte pas s’arrêter en si bon chemin et se projette déjà vers l’avenir : la mise en oeuvre d’un module de gestion des demandes d’achat est déjà prévue d’ici l’été 2021. L’objectif ? Répondre au devoir de vigilance et de lutte contre la fraude renforcé de la loi Sapin 2, via un contrôle resserré de ses flux d'engagements de dépenses.

"Nos comptables, clients et fournisseurs sont satisfaits, c'est une collaboration gagnante sur toute la ligne ! Le gain de temps permis par la solution Esker est précieux pour améliorer en continu la qualité de service que nous apportons aux clients."
Nicolas Queneau Directeur Administratif et Financier chez Optic 2000.

Vous voulez automatiser votre cycle fournisseurs comme Optic 2000 ? Nos équipes sont à votre écoute.