Logiciel de gestion des déductions

Marre des portails ? Esker vous aide !

De nombreux services financiers sont lassés d’avoir à se connecter aux différents portails pour récupérer des documents sur la déduction ou des preuves de livraison sur le portail d’un distributeur. Ils doivent également accéder aux bons de facturation ou aux bons de livraison sur les portails d’un transporteur ou d’une entreprise de transport. C'est un réel problème pour les entreprises aujourd'hui, compte tenu du nombre de portails différents utilisés et du fait que les utilisateurs ne sont pas formés à chacun d'entre eux.

Esker s’appuie sur les bots RPA et les API disponibles pour prendre en charge l'intégration avec les portails de vos clients. Vous pouvez automatiser la récupération des documents justificatifs liés aux déductions et la contestation de déductions spécifiques.

Plus de saisie manuelle des données

Pour faciliter l'investigation des déductions, Esker utilise différentes technologies d'lA qui extraient les données des documents et enrichissent les déductions avec des informations fiables : plus de saisie manuelle ! Reposant sur un ensemble de technologies conçues pour imiter l'intelligence humaine, Esker Synergy capture des données sur des documents justificatifs des clients tels que des avis de paiement, des notes de débit, des factures promotionnelles, des demandes de crédit ou de simples e-mails.

Esker Synergy identifie les informations clés de l'en-tête (référence client, nom du client, montant ou numéro de facture) ainsi que les informations de la ligne (produits, quantités, prix ou références) et classe la déduction dans la catégorie appropriée (accord promotionnel, écart de prix, rupture de stocks, produits endommagés) en fonction du contenu du document.

La précision est améliorée tout au long du processus grâce à la capacité d'Esker Synergy à s'adapter automatiquement aux changements de mise en page et en apprenant des corrections apportées par l'utilisateur.

Approuvez ou contestez les déductions rapidement et avec précision

Esker intègre un workflow de validation à plusieurs niveaux qui est préconfiguré en fonction du type (commercial ou non commercial) et du montant. Cela permet aux utilisateurs de différents services d'enquêter, d'approuver ou de contester les réclamations clients (représentants commerciaux pour les questions liées aux contrats de vente et aux promotions, représentants de la Supply Chain pour les questions liées aux produits livrés, etc.).

Facilement adaptable à des besoins spécifiques, les utilisateurs du workflow peuvent enrichir le dossier de la déduction avec des informations supplémentaires et des documents annexes, ainsi qu'ajouter d'autres utilisateurs au workflow. De plus, en reliant la déduction du client aux documents internes associés (paiement, promotion, facture, bon de livraison ou commande), les collaborateurs ont facilement accès à toutes les informations dont ils ont besoin pour une approbation / discussion rapide et précise des réclamations.

Améliorez la collaboration et la communication

Un outil de chat interne permet aux utilisateurs d'ajouter des participants à une déduction et de recueillir de manière informelle des informations supplémentaires sans avoir à passer par le workflow d'approbation plus formel. Ces conversations internes sont visibles par tous les contributeurs directement sur la déduction.

Les utilisateurs peuvent également clarifier ou contester les déductions directement avec les clients, en utilisant des conversations externes. Des modèles prédéfinis sont disponibles pour les communications par e-mail, ce qui permet d'assurer la cohérence tout en ajoutant une touche personnelle. Lorsque les clients répondent, leurs réponses sont automatiquement jointes à la déduction pour s'assurer que le contexte est clair et qu'aucune information n'est perdue.

Une visibilité accrue sur les déductions approuvées

La solution d'Esker s'intègre à n'importe quel système ERP grâce à une suite de connectivité qui offre de multiples options d'intégration ERP via Middleware, des API ou des échanges de fichiers. Cela simplifie le processus de mise en œuvre d'une solution dans un environnement ERP hybride.

Lorsqu'elles sont appliquées à la gestion des déductions d'Esker, les capacités d'intégration du système permettent de créer automatiquement des réclamations pour déduction à partir des paiements partiels, à des fins de suivi et d'investigation. Une fois les déductions réglées / approuvées dans le workflow de la solution Esker, elles peuvent être comptabilisées automatiquement dans l'ERP sous la forme d'une note de crédit ou sur le compte général. Il est aussi possible d'effacer tout débit résiduel si le client a déjà effectué un paiement anticipé.