Qu’est-ce qu’une e-facture ? Définition et enjeux
Suite au report annoncé le 28 juillet 2023 par la DGFiP, l'émission et la réception de factures électroniques deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026 (article 91 de la Loi de Finances 2024, 2023-1322). Chaque système d’information devra être adapté et les process devront évoluer pour être conformes aux nouvelles exigences. Mais qu’est-ce qu’une e-facture ? Et qu’est-ce qui change concrètement ? Faisons le point sur cette réforme.
E-facture ou facture électronique, c'est quoi ?
E-facture : définition
L’e-facture est, comme son nom l’indique, une facture transmise par un fournisseur à ses clients via un échange de données électronique. Elle concerne aussi bien les factures fournisseurs que clients, qu’elles soient réceptionnées ou émises.
Élaborée, transmise et réceptionnée par voie numérique, l’e-facture s’oppose à son homologue papier qui est à ce jour le plus fréquent pour la plupart des entreprises.
Pourquoi passer à la facture électronique ? Les avantages
L’e-facture présente de nombreux avantages pour les entreprises :
- gain de temps pour l’envoi et la gestion,
- réduction des délais de paiement grâce à l’optimisation du temps de traitement,
- libération des espaces de stockage physique,
- réduction des coûts et des risques d’erreur,
- traçabilité simplifiée…
Les différents formats d’e-facture
Il existe différents formats de factures électroniques.
- L’e-facture non structurée. Plus simple à émettre, elle reprend la présentation de la facture papier : qu’il s’agisse d’une photo ou d’une facture au format PDF.
- L’e-facture structurée (format UBL ou CII). Il s’agit d’un seul transfert automatique de données résultant d’un accord préalable entre les 2 acteurs de la transaction. Elle assure ainsi la conformité des standards de l’échange de données informatisé (EDI) et de ceux admis par l'administration fiscale.
- L’e-facture hybride ou Factur-X. À mi-chemin entre les deux précédents formats, elle combine le format PDF, lisible par l'homme avec les données essentielles d’une e-facture structurée.
Dématerialisation des factures : à noter
Le format non structuré deviendra non conforme aux réglementations en vigueur, au même titre que le format papier. La facture simple PDF est de ce fait vouée à disparaître pour les échanges B2B – les courriers B2C et internationaux ne sont pas concernés.
Le parcours de la facture peut être entièrement dématérialisé, de sa conception à son archivage, en passant par son édition et sa réception. Il est également possible d’utiliser une solution de dématérialisation. Quel que soit le format initial, le logiciel est capable de « lire » et d’identifier les différentes informations visibles sur la facture pour envoyer l’information à l’ERP pour le suivi comptable et également reportée les informations nécessaires à l’administration fiscale.
Ne pas confondre facturation electronique avec e-reporting
Dans le cadre de la réglementation de la facture électronique, l’e-reporting sera obligatoirement à prendre en compte.
En effet, le concernant, si certaines transactions ne sont pas assujetties à l’obligation de facturation électronique, elles doivent néanmoins être transmises à l'administration fiscale. C’est notamment le cas des transactions réalisées avec des opérateurs à l’étranger, des flux BtoC, des ventes de prestation de service au sein de l’entreprise (interco), etc.
Dans ce cas, la dématérialisation n’est pas obligatoire, en revanche les données doivent être transmises pour des questions de traçabilité.
Qu'est-ce qu'une facture en bonne et due forme ?
Votre e-facture est-elle conforme ?
Aujourd’hui, votre e-facture doit répondre aux critères suivants :
- Le document doit être lisible à toutes les étapes du processus et jusqu’à l’échéance légale d’archivage (soit 6 ans d’un point de vue fiscal ou 10 ans d’un point de vue commercial).
- Toute modification doit être impossible durant son parcours.
- Une identification explicite de l’émetteur doit permettre son authentification.
Ces trois points sont couverts par la Piste d’Audit Fiable (ou PAF) qui permet de justifier et de retracer la comptabilité de chaque phase, de la commande à la facturation.
Dès 2026, de nouvelles obligations viendront s’ajouter à celles-ci :
- des formats structurés imposés (UBL, CII ou hybride tel que Factur-X) ;
- de nouvelles mentions obligatoires, en en-tête et en pied de page, par exemple sur les lignes de détails (prix HT, éco-participation…) ;
- l’intégration au modèle en Y qui impose le dépôt de vos documents sur la plateforme publique de facturation (PPF). À noter, cela peut aussi être faire via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) dans le cas où vos volumes de factures sont importants ;
- la transmission du e-reporting
La facturation électronique obligatoire représente une réelle opportunité d’évolution pour les entreprises. Avec les échéances qui arrivent à grands pas, il est donc nécessaire d’avoir les bonnes informations pour pouvoir amorcer le virage de la transition tout en douceur. L’anticipation est la clé d’un changement serein.