Factures fournisseurs : supprimez enfin les archives papier !

Olivier Dias – Directeur de Mission Fiscal IT – FIDAL
Thomas Honegger – Directeur de la Filiale France – ESKER

La réglementation autour de la gestion et de la dématérialisation des factures évolue sans cesse et il n’est pas toujours évident de s’y retrouver. Esker, spécialiste de la dématérialisation de factures, et Fidal, Cabinet d’avocats d’affaires, vous apportent un éclairage sur la nouvelle législation en vigueur depuis le 30 mars 2017 et notamment sur la possibilité de supprimer les archives papier des factures fournisseurs.

POUVEZ-VOUS NOUS EXPLIQUER CE QUI A CHANGÉ CONCERNANT L’ARCHIVAGE DES FACTURES PAPIER ?

O.D. Jusqu’à présent, les factures émises ou reçues devaient être conservées sous leur format d’origine pendant 6 ans minimum. Un arrêté du 22 mars 2017, publié au Journal Officiel du 30 mars 2017, vient modifier l’article L 102B du Livre des Procédures fiscales et assouplir ces conditions d’archivage : les factures reçues ou émises sous format papier peuvent maintenant être scannées et conservées uniquement sous format électronique, sous conditions de sécurisation.

T.H. Cette nouvelle réglementation permet aux entreprises d’aller encore plus loin dans la dématérialisation et de tirer le meilleur parti de l’automatisation de leur processus de traitement des factures fournisseurs en supprimant les coûts et contraintes liés à l’archivage physique. Les bénéfices sont quasi-immédiats : gain de place, facilité de recherche, de consultation et de partage des documents, etc…

QUELLES SONT LES CONDITIONS À RESPECTER POUR ENTRER DANS LE CADRE DE CETTE NOUVELLE RÉGLEMENTATION ?

O.D. L’arrêté précise que le scan des factures doit reproduire à l’identique les factures, en termes d’image et de contenu. Il doit également être réalisé sans compression pour ne pas altérer les données et enfin, les factures doivent être horodatées et sécurisées avec un niveau de sécurité RGS* (cachet serveur, serveur, signature électronique, empreinte numérique). 

QUELLES SONT LES FACTURES CONCERNÉES ?

O.D. Ces dispositions sont entrées en vigueur le 30 mars 2017, toutes les factures émises au 1er avril peuvent donc suivre ce qui est indiqué dans cet arrêté. A priori, les factures émises ou reçues précédemment ne sont pas concernées. L’administration n’a pour l’instant pas donné de rétroactivité mais des discussions sont en cours actuellement sur le sujet.

OÙ LES FACTURES ÉLECTRONIQUES DOIVENT-ELLES ÊTRE STOCKÉES ?

O.D. Les factures électroniques doivent être stockées en interne ou auprès d’un tiers archiveur. D’un point de vue géographique, le stockage doit être en France ou dans un État ayant conclu avec la France une convention prévoyant une assistance mutuelle, un droit d’accès en ligne de téléchargement et d’utilisation de l’ensemble des données concernées.

QUELS CONSEILS POUVEZ-VOUS DONNER AUX ENTREPRISES PAR RAPPORT À CE NOUVEAU CADRE RÉGLEMENTAIRE ?

O.D. Nous recommandons aux entreprises de définir un vrai plan d’archivage : quelles données archiver, sur quel support, sous quel format, combien de temps ? Il est également important de sécuriser les documents archivés et de contractualiser un accès aux documents archivés en cas de stockage chez un tiers. Enfin, pendant la période de transition, nous conseillons aux entreprises de conserver encore quelques temps les originaux papier le temps que tous les processus sécurisés soient bien en place.

T.H. Les entreprises doivent aussi choisir un prestataire de dématérialisation de leurs factures fournisseurs qui soit fiable et dont la solution soit conforme à la législation. Une solution comme celle d’Esker permet de répondre aux obligations détaillées précédemment avec une empreinte numérique et la signature des factures fournisseurs scannées, un horodatage et un archivage numérique sécurisé. Pour cela, Esker a choisi de travailler avec CDC Arkhinéo, SAS de droit français détenue à 100% par la Caisse des Dépôts qui est tiers de confiance archiveur.

CES NOUVELLES RÉGLEMENTATIONS PERMETTENT-ELLES DE SE DISPENSER DE LA PISTE D’AUDIT FIABLE ?

O.D. Non, les factures qui ne sont pas signées électroniquement ou envoyées par EDI fiscal nécessitent toujours la documentation d’une piste d’audit fiable : il faut pouvoir garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. La nouvelle réglementation ne remplace pas cette obligation.

T.H. La mise en place d’une piste d’audit fiable est effectivement toujours indispensable. Si vous dématérialisez vos factures fournisseurs avec Esker, vous disposez de plusieurs éléments vous permettant de la documenter : vous bénéficiez d’une plateforme unique pour traiter, archiver et consulter les documents constitutifs de vos transactions commerciales (devis, bon de commande, facture, avoir, litige…) et vos documents sont tracés tout du long. La possibilité de supprimer les archives de vos factures au format papier est l’occasion pour vous de faire un pas de plus vers la dématérialisation !

https://www.esker.fr/sites/default/files/press_releases/avis_expert_suppresssion_archivage_factures_papier-fr.pdf
Top