Logiciel de dématérialisation des factures : faites le bon choix

Votre entreprise est à l’origine de milliers de factures traitées et envoyées ? Difficile d’assurer seul leur dématérialisation et leur dépôt manuel sur Chorus Pro. Heureusement, des prestataires externes existent pour vous accompagner dans la mise en conformité de votre entreprise et répondre à l’obligation de facturation électronique. Encore faut-il bien le choisir… Voici quelques critères essentiels pour faire votre sélection.

Choix du prestataire : les critères immanquables

À partir de 2024 (un report a été annoncé le 28 juillet 2023 par la DGFiP), et si vous êtes une grande entreprise, vos factures électroniques devront obligatoirement être déposées sur Chorus Pro. 

Pour rappel, il existe deux types de prestataires privés sur le marché : 

  • Les PDP ou Plateformes de dématérialisation Partenaire, pourront vous guider dans votre mise en conformité légale ;
  • Les OD ou Opérateurs de dématérialisation des documents comptables.

Vous l’aurez compris, choisir un partenaire officiel et immatriculé par l’État plutôt qu’un opérateur de dématérialisation sera donc le 1er critère de décision.

Immatriculation des opérateurs pour dématérialiser les factures

À compter du printemps 2023, les opérateurs pourront demander leur immatriculation auprès de l’administration pour obtenir le titre de Plateforme de dématérialisation Partenaire. 

Cet agrément sera valable pour une durée de trois ans renouvelable. Renseignez-vous dès maintenant auprès des prestataires présélectionnés pour savoir s’ils ont vocation à devenir PDP.

Un partenaire de confiance

Un partenaire présent depuis longtemps sur le marché est un gage de fiabilité. Son ancienneté offre de la visibilité sur la satisfaction et la typologie de ses clients.

Selon votre activité, vous aurez besoin d’une entreprise capable de s’adapter à différents types d’opérations et bénéficiant d’une compétence internationale. L’objectif ? Avoir un seul et même acteur pour vous accompagner sur l’ensemble de vos flux.

Un opérateur adapté à vos besoins

L’éditeur choisi doit être adapté à la taille de votre entreprise et au volume de factures traitées. S’équiper représente un coût conséquent, le retour sur investissement doit donc être assuré.

Prenez en compte le temps de déploiement et le risque de goulets d'étranglement lié au calendrier de la réforme de la facturation. Votre partenaire doit avoir les ressources nécessaires pour s’adapter à votre agenda et à celui du gouvernement.

Quoi qu’il en soit, votre partenaire doit être capable de vous accompagner et de vous conseiller : 

  • dans la conduite du changement : aide à l’intégration et à la prise en main de l’outil par vos collaborateurs pour favoriser l’adoption ;
  • dans la gestion des évolutions techniques : nettoyage, migration de la donnée et un SAV efficace (gestion des incidents, backup…) ;
  • dans l’optimisation des processus de gestion : capacité du prestataire à vous guider plus largement sur la dématérialisation de vos process.

Logiciel de dématérialisation des factures : les aspects techniques

Quel outil utiliser pour la dématérialisation des factures ?

Mode SaaS

Grâce au mode SaaS, les données sont archivées sur un serveur à distance et leur accès est assuré à tout moment via l’espace client. Ce principe favorise notamment la possibilité de télétravail.

Sécurité

Vos informations de facturation sont des données sensibles, les stocker sur des serveurs situés en France est primordial.

Ergonomie

L‘interface doit être simple d’utilisation, intuitive et adaptée à chaque utilisateur. C’est indispensable pour garantir que vos équipes adoptent cette solution et l’utilisent de manière effective.

Compatibilité

Afin d’assurer une remontée optimale des informations, la compatibilité et la facilité d’intégration de vos logiciels de dématérialisation à vos logiciels comptables, ERP ou encore CMR sont indispensables.

Interopérabilité

Votre futur logiciel de dématérialisation des factures doit fonctionner avec d'autres, comme ceux de vos clients et fournisseurs. C’est la condition sine qua non pour que les flux de données puissent passer d’un SI à l’autre.

L’interopérabilité permet un fonctionnement fluide en toutes circonstances. C’est un impératif pour les échanges de factures électroniques avec vos clients et fournisseurs.

Qui impliquer dans ce choix ?

Les DSI sont les moteurs du projet. Ils doivent être impliqués dès le début du processus pour vous aider à établir la liste de vos critères must have et nice-to-have. Le but ? Gagner du temps en évitant les freins techniques lors du lancement du projet.

Le service comptabilité est également un des acteurs indissociables dans cette transition pour mettre en avant des critères spécifiques liés à votre mode de facturation.

De son côté, le service juridique s’assurera de la conformité légale des process de votre opérateur et de la bonne dématérialisation de vos factures.

4 millions d’entreprises vont se précipiter pour obtenir une solution d’accompagnement dans la mise en place du nouveau process de dématérialisation. Les éditeurs seront probablement sur sollicités et n’auront sans doute pas les ressources nécessaires pour vous prendre en charge. À vous d’anticiper cet effet entonnoir et de sélectionner votre plateforme dès aujourd’hui, pour mettre en place une transition pérenne et sereine. En attendant, on vous dit tout sur l’obligation de facturation électronique.


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