Gestion des encaissements client :
comment l'optimiser ?

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La gestion des encaissements client constitue une véritable clé de voûte pour l’équilibre de la trésorerie et la vie de votre entreprise. Pourtant, d’après une étude réalisée par KPMG «Culture Cash, enjeux et perspectives», on comptait pas moins de 48 % de factures en retard de paiement sur le marché.

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Pour certaines entreprises, c’est symptomatique d’une mauvaise gestion des flux de trésorerie entrants, mais cette opération est l’affaire de tous.

La récupération du cash implique d’ailleurs tous les services : un retard de paiement peut avoir des conséquences en chaîne. Mauvais fonctionnement de l’entreprise, impossibilité de couvrir ses frais d’opération ou d’investir dans son développement.

Les risques sont multiples et ont tout intérêt à être maîtrisés. Parce que le travail de vos équipes mérite d’être payé en temps et en heure, il existe des solutions pour fluidifier et accélérer le processus d’encaissement. Le tout, en préservant la relation commerciale avec vos clients.


 

L'encaissement client et la culture cash

La culture cash fait partie intégrante de la culture d'entreprise. Elle renvoie aux actions mises en place et menées pour récupérer l'argent dû par vos clients pour vos prestations, dans l'objectif d'assurer la santé financière de votre structure et de vous permettre de voir au-delà des résultats ou des marges réalisées par vos équipes.

En bout de chaîne, c'est la trésorerie et le BFR (Besoin en Fonds de Roulement) qui vous permettent d'investir et de développer votre business. Pour ces raisons, vous devez inculquer cet état d'esprit à tous vos services et l'infuser dans tous vos process. Il doit aussi s'inscrire en fil rouge, tout au long de votre cycle Credit-to-Cash.

Vers une gestion de la trésorerie efficace

Toute entreprise a besoin d'avoir une visibilité précise sur sa trésorerie. Cela implique de collecter et d'analyser des données financières pertinentes pour adapter les prévisions de trésorerie en fonction des cycles d'activité. Dans cet objectif, vos équipes s'appuient notamment sur :

  • les historiques de flux de trésorerie,
  • les prévisions de ventes,
  • les dépenses envisagées…

Autant d'analyses qui permettent :

  • d'anticiper les besoins de liquidités,
  • d'éviter les situations de découvert,
  • de maximiser les opportunités d'investissement,
  • de préserver la santé financière de votre entreprise.

Credit-to-Cash : focus sur les processus de gestion des encaissements

Le cycle Credit-to-Cash combine :

  • l'analyse du risque client,
  • l'envoi des factures,
  • la gestion des encaissements,
  • la gestion des réclamations et déductions,
  • le recouvrement.

Il comprend aussi un pan Invoice-to-cash (de la facturation à l'encaissement). Et lorsque s'ajoute l'étape de la gestion des commandes client, on parle de cycle Order-to-cash.

Et pour que ces cycles soient fluides, à vous de les optimiser en évitant les freins à chacune des étapes. Tout l'enjeu est d'avoir une vision macro permanente sur la data pour :

  • faire le point sur l'état de vos flux,
  • identifier les éléments bloquants à la récupération du cash,
  • définir les premières pistes d'optimisation.

Ensuite, vous devrez réaliser un monitoring constant afin de mettre en place rapidement des solutions.

 


Les défis de la gestion des encaissements clients

L'objectif principal de la gestion des encaissements clients est de permettre au fournisseur d'être payé le plus rapidement possible. Il s'agit donc de sécuriser la santé financière de son entreprise, et d'optimiser son BFR.

Ce qui s'accompagne d'un certain nombre de défis :

  1. Faire respecter des délais de paiement raisonnables aux clients pour limiter l'impact sur la trésorerie ;

  2. Optimiser la facturation (précision, ponctualité, complétude) pour éviter les litiges ;

  3. Mettre en place un processus de suivi et de recouvrement fluide pour avoir plus de chances de récupérer rapidement les sommes dues ;

  4. Revoir la gestion de la trésorerie grâce à une bonne visibilité sur les flux à venir et sur les ressources financières disponibles ;

  5. Anticiper la gestion des risques d'impayés.

Autant de raisons qui rendent essentielle une implication générale. Tous les collaborateurs doivent être sensibilisés à la culture cash, car tous peuvent avoir une influence sur la trésorerie de l'entreprise. À vous de leur faire prendre conscience quant à l'importance d'une trésorerie saine !

Gestion des encaissements : qui est concerné par la culture cash ?

Parmi les principaux collaborateurs concernés par cette cause, on peut notamment citer la direction financière et le Cash manager ou, à défaut, le Credit Manager. Et pour cause, ces fonctions bénéficient d'une vue d'ensemble sur toutes les données relatives à la trésorerie de votre entreprise. Ils ont donc une bonne connaissance des paiements attendus et des factures acquittées.

Mais les ambassadeurs de la culture cash s'étendent au-delà de la direction financière. On pense notamment :

  • aux commerciaux – dont une partie de la rémunération variable peut être basée sur la marge encaissée plutôt que la marge dégagée ;

  • aux responsables achats – car tous les achats doivent être déterminés selon une stratégie de prix, de négociation ou encore de délais de paiement.

Gestion du poste client : le levier de la culture cash

Le poste client renvoie à l'ensemble des créances des clients, comme les factures émises, recouvrées, ou en attente, etc. Il s'agit d'un bon indicateur de la santé de votre trésorerie. Raison pour laquelle vous devez surveiller le montant total dû et les délais de paiement, autant que le résultat des opérations de recouvrement.

Dans ce cadre, vous pouvez mettre en place un tableau de bord permettant de réagir au plus vite en cas de retard de paiement, et enclencher la procédure relative au recouvrement des créances. Car, rappelons-le, si vous souhaitez optimiser votre trésorerie, le règlement des impayés constitue un enjeu majeur.

Les étapes de la relation client 

Toute relation commerciale doit commencer par la vérification de la solvabilité et du risque client. Et pour cause, sécuriser les flux dès la phase d’avant-vente permet d’éviter l’urgence de réaction et d’avoir à mener des opérations d’accélération du recouvrement. Alors prenez le temps de réaliser cette analyse avant d’engager une relation commerciale. La relation client repose par ailleurs sur ces piliers :

  • gestion des demandes clients et des commandes ;
  • émission de la facture en bonne et due forme ;
  • gestion des encaissements ;
  • identification des réclamations et déductions ;
  • gestion du recouvrement ;
  • proposition d’une solution de paiement.

 

Le DSO, un indicateur à suivre

Le DSO, Day Sales Outstanding (ou DPM en français, pour le délai moyen de paiement) est un indicateur clé de la santé de l’entreprise. Il permet de savoir, comme son nom l’indique, en combien de temps une facture sera payée par le client. Le chiffre doit donc idéalement être le plus bas possible.

Néanmoins, le DSO constitue une donnée sensible. Il peut être impacté par des retards de paiement, des blocages techniques, une situation exceptionnelle ou encore un processus de recouvrement inadapté.

Comment optimiser son DSO ?


Une meilleure gestion du risque client

Le risque client englobe tous les risques liés à la solvabilité des clients, c’est-à-dire leur capacité à respecter les délais de paiement et de remboursement.

Dans le cadre de la gestion du risque client, l’anticipation est la clé : à toutes les étapes de sa vie, votre entreprise est susceptible de rencontrer un retard ou un défaut de paiement. Les causes, côté clients, peuvent être diverses : un oubli ponctuel, une contestation, un décalage de trésorerie… À vous de les anticiper !

Le scoring : au cœur de la gestion du risque client

Le scoring consiste à attribuer une note à chaque client en fonction de plusieurs KPI (Key Performance Indicators) :

  • profil de l’entreprise,
  • historique auprès du greffe et du tribunal de Commerce,
  • statistiques liées aux délais de paiement dans le secteur d’activité…

Cette opération est réalisée par des structures spécialisées, et chaque agence a sa propre approche. Mais de façon générale, l’analyse réalisée répond à des impératifs de précision, de fiabilité et de pertinence. Autant de critères qui font du scoring un indicateur important en amont d’une signature qui acterait une relation commerciale. Et ce, afin de vous permettre d’anticiper tout risque susceptible de mettre en péril votre trésorerie, et de durcir vos CGV, entre autres actions possibles.

CGV et politique de crédit 

La politique de crédit entre dans le cadre des CGV et doit faire l’objet d’un accord bilatéral. Elle est destinée à vous protéger, à assurer la fluidité de votre relation commerciale avec un nouveau client et à calibrer la gestion de crédit de votre entreprise.

Vous pouvez jouer sur différents facteurs :

  • le délai de paiement accordé ;

  • la limite de crédit, c’est-à-dire le montant maximum du crédit accordé ;

  • la possibilité d’accorder un échéancier en cas de retard de paiement ou de manque de trésorerie côté client ;

  • les pénalités applicables en cas de retard de paiement.

 

Mais attention, la référence au scoring ne s’arrête pas dès la signature d’un nouveau contrat ! Il doit être étudié tout au long de la relation commerciale et est mis à jour en fonction des habitudes de paiement du client. Cette analyse de la santé financière du client est accomplie de concert entre le service commercial et celui de gestion du crédit de votre entreprise. 

Ainsi, les données plus récentes et propres à votre collaboration permettent d’enrichir celles que vous avez obtenues via l’agence de scoring : l’addition de toutes ces datas vous permettra de créer votre propre scoring interne.

À noter : le scoring peut par ailleurs se détériorer en raison d’impayés à répétition. Faites remonter ce type d’information aux équipes commerciales, ce qui justifiera l’opposition à la signature de nouveaux contrats.

Le Credit Manager, pilote de la gestion du risque client

Le Credit Manager joue un rôle stratégique au sein de l’entreprise, et notamment dans la définition de la politique de crédit. Ses missions reposent sur trois grands piliers :

  1. limiter les risques financiers liés aux impayés ;
  2. réduire les délais de paiement ;
  3. améliorer et sécuriser la trésorerie de l’entreprise.

À ce titre, il intervient lors de toutes les étapes de la relation commerciale.

  • En prévente, il analyse la solvabilité des prospects et contribue à l’élaboration des CGV. Il analyse aussi les demandes d’ouverture de comptes clients et est habilité à les approuver ou à les refuser.
  • Durant la collaboration, il avertit les équipes commerciales de tout risque de litige et intervient en support en cas de questions financières.
  • En post-vente, il travaille en collaboration avec le service de recouvrement et procède au contrôle du paiement des factures (suivi des dépassements, gestion des limites de crédit, etc.).

Credit Manager et automatisation 

Un logiciel de gestion du crédit client permet au Credit Manager d’avoir une vue exhaustive sur la santé financière de votre portefeuille client. Par extension, cette solution permet d’avoir une meilleure réactivité face à un imprévu susceptible d’impacter votre trésorerie.

Concrètement, un tel outil permet :

  • d’accéder aux données de paiement en temps réel ;
  • de mettre en place un système de scoring interne et de l’actualiser ;
  • d’établir un parallèle avec le scoring généré par les agences ;
  • d’analyser le comportement de paiement des clients ;
  • d’être notifié en cas de retard de paiement ou de non paiement à la date d’échéance…

 


 

Des solutions de paiement et de rapprochement comptable

La gestion des encaissements repose sur une facturation rapide et efficace. C’est le premier levier à actionner pour récupérer votre cash, et ainsi optimiser votre DSO et votre BFR.

L’automatisation peut intervenir pour optimiser et accélérer cette étape. À quels niveaux ?

  • La facture est éditée, émise et envoyée automatiquement et un lien de paiement en ligne associé y est rattaché.
  • Le règlement est accéléré, ce qui réduit le risque d’erreur de suivi côté comptabilité.
  • Le rapprochement comptable et le reporting sont fluidifiés grâce à une association facilitée des paiements et des factures.

La facturation électronique au-delà de l’aspect administratif

Parmi les 2 milliards de factures émises chaque année par les entreprises françaises, on compte des e-factures – des factures électroniques. Un format qui deviendra d’ailleurs obligatoire en réception à compter de 2024. Côté fournisseurs, l’émission d’e-factures sera progressivement rendue obligatoire jusqu'au 1er septembre 2026.

À première vue, la mise en place du format électronique peut être vue comme une contrainte réglementaire. Toutefois, l’e-facture offre aussi la possibilité de répondre à des enjeux importants d’automatisation des processus métier. Et pour cause, cette nouvelle approche vous permettra, ainsi qu’à vos équipes :

  • d’accélérer les échanges grâce à des plateformes de communication collaborative ;
  • de fluidifier vos processus de facturation ;
  • de consacrer plus de temps à des tâches à forte valeur ajoutée ;
  • de limiter le risque d’erreur ;
  • d’échanger de manière sécurisée ;
  • de mieux piloter votre activité grâce à un meilleur suivi.

Autant d’avantages qui auront une incidence directe sur l’accélération du paiement de vos factures clients… Et c’est tout l’intérêt de la facturation au format électronique !

Des solutions de paiement adaptées à vos clients

Une fois la facture émise et réceptionnée par votre client, vient le moment du paiement. Là encore, l’objectif est de supprimer un maximum de frein côté débiteur. Dans ce cadre, proposer une solution de paiement en ligne peut devenir un atout majeur pour réduire le délai de paiement. Fort heureusement, le marché du BtoB peut aujourd’hui choisir parmi plusieurs solutions de paiement :

  • portefeuille électronique,
  • cartes de crédit,
  • transfert bancaire, etc.

À noter par ailleurs que toutes ces options sont modulables, pour mieux s’adapter à la réalité et aux CGV de chaque entreprise. Une flexibilité qui offre plusieurs avantages, tant aux entreprises clientes qu’aux fournisseurs :

  • possibilité de s’acquitter instantanément des montants dus ;
  • réduction du délai de paiement comparé à un règlement par virement bancaire ou par chèque ;
  • suivi en temps réel du statut de la facture (en attente de paiement ou payée) ;
  • simplification et amélioration de l’expérience d’achat et de la relation commerciale.

Les critères pour choisir sa solution 

  • Y a-t-il des frais de traitement et de transaction et à combien s’élèvent-ils ?

  • Quels sont les moyens de paiement intégrés (carte bancaire, prélèvement SEPA, virement, etc.) ?

  • Quelles sont les fonctionnalités et quel est leur niveau de sécurité (protection contre les fraudes, attaques malveillantes ou encore vol de données) ?

  • La solution est-elle conforme à la réglementation financière – qui diffère d’un pays à l’autre ?

  • Le support client est-il accessible et quels sont ses engagements ?

L’automatisation au service du rapprochement comptable

Une fois le paiement effectué, il est temps de l’associer à une facture, via le rapprochement comptable. Cette tâche permet de surpasser le décalage temporaire entre la situation réelle de l’entreprise et son activité comptable, et d’avoir ainsi une meilleure visibilité sur la trésorerie.

La comptabilité de trésorerie est indispensable si vous souhaitez connaître et suivre en temps réel l’état de votre trésorerie. Cette opération contribue à la fiabilité de vos prévisions financières, en vous donnant la possibilité :

  • d’identifier les factures clients non payées pour lesquelles un recouvrement est nécessaire ;
  • d’accélérer le paiement de vos factures en souffrance – qui ont un impact direct sur le DSO et le BFR ;
  • d’avoir une meilleure visibilité sur les montants entrants, et donc sur vos fonds de roulement.

Mais le rapprochement comptable s’accompagne d’une difficulté : celle de faire coïncider une facture avec un mouvement inscrit sur le compte 512 « Banque ». Une étape clé qui peut rapidement s’avérer chronophage. D’autant plus que certains règlements peuvent être fractionnés voire effectués via plusieurs moyens de paiement ! Commence alors un véritable jeu de piste… que l’automatisation peut, là encore, aider à résoudre.

Différentes solutions d’automatisation intègrent des fonctionnalités pour faciliter le rapprochement comptable :

  • encaissement client – pointage des opérations sur la base des documents comptables ;
  • gestion – identification de tous les paiements entrants en fonction du compte client initiateur ;
  • suivi – vision d’ensemble via des tableaux de bord complets pour suivre les encaissements et effectuer des rapports réguliers sur l’état de la trésorerie.

Ces fonctionnalités couvrent plusieurs enjeux de pertinence et de réactivité afin d’accélérer l’encaissement en bout de chaîne. Elles permettent notamment :

  • d’avoir une meilleure visibilité sur les opérations en cours et en attente ;
  • de limiter les erreurs et les tâches répétitives ;
  • d’optimiser le recouvrement.

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Un recouvrement client optimisé

Le recouvrement client englobe toutes les actions menées auprès de vos clients pour récupérer l’argent dû en cas de retard de paiement. Cette procédure est engagée conformément aux limites définies dans vos CGV. L’enjeu majeur : que votre entreprise soit payée à temps, et de la bonne somme.

Toutefois, le recouvrement client peut être long et chronophage pour vos équipes. Pour mieux l’anticiper et l’organiser, vous pouvez définir une stratégie en deux temps.

  1. La partie pré-contentieuse : une résolution de la situation à l’amiable. L’idée : proposer au client de régler sa facture selon un plan de paiement conjointement mis en place (80 à 90 % des retards de paiement sont régularisés de cette manière).

  2. La partie contentieuse : un point critique à éviter au maximum. Elle constitue l’étape ultime de la procédure de recouvrement. Coûteuse et énergivore, elle implique une injonction de payer, une assignation au tribunal et l’intervention d’un avocat-conseil. Un formalisme qui rend quasi inévitable la rupture de la relation commerciale.

Une facture impayée peut avoir un effet boule de neige sur votre cash et sur votre processus de gestion des encaissements. Elle implique :

  1. un décalage de trésorerie ;

  2. une incapacité à payer vos fournisseurs ;

  3. l’augmentation de votre BFR ;

  4. l’allongement du cycle Credit-to-Cash…

Autant de conséquences qui peuvent se révéler particulièrement problématiques en période de clôture comptable et en fin d’année. D’où l’importance d’anticiper et de mettre en place un processus de gestion du risque client !

Le rôle du gestionnaire de recouvrement client

Votre entreprise compte sur le gestionnaire de recouvrement client pour gérer et accélérer le recouvrement des factures. Ce professionnel doit notamment faire appel à sa diplomatie et à un sens de la communication aiguisé, l’objectif étant d’aboutir à un recouvrement à l’amiable.

Qualification de la créance

Le principe : justifier le non règlement d’une facture à l’échéance indiquée. Cela permet notamment d’identifier les dysfonctionnements internes (erreurs, CGV non adaptées au profil du client, etc.) puis de les remonter aux services concernés.

Il s’agit d’une démarche à long terme : il faut donc y remédier durablement, en anticipant et en prévenant notamment les récidives.

Opération de recouvrement

Une fois que l’impayé est correctement qualifié, votre entreprise peut enclencher l’opération de recouvrement sur la base d’un plan d’action pertinent, et donc plus efficace.

Gestion des relances clients

La procédure de gestion des relances clients repose sur des appels téléphoniques et des mails réguliers. Des actions qui doivent être cadencées pour ne pas perdre de vue l’objectif principal : récupérer votre cash.

Mise en demeure

Il s’agit de l’étape la plus critique, car elle s’accompagne généralement de l’annonce de la suspension de vos services.

La relation client au cœur du recouvrement 

Le gestionnaire de recouvrement client a un rôle sensible à jouer : bâtir des fondations solides pour co-construire, en cas de litige, un plan de recouvrement satisfaisant pour les deux parties. Dans un tel contexte, les échanges réguliers apparaissent indispensables pour préserver la relation client. Mais lorsqu’il est question d’argent et notamment de retards de paiement, la fermeté est nécessaire. Diplomatie et sens de la négociation sont donc de rigueur pour accélérer le recouvrement et s’assurer d’avoir la coopération du client. À défaut, le risque d’un mauvais recouvrement peut marquer la fin de la relation commerciale !

Recouvrement de créance client : les bonnes pratiques

Le recouvrement de créance client repose sur trois piliers.

Une bonne gestion de l'information

Une bonne connaissance de votre client et de son organisation vous aidera à adapter vos procédures en interne :

  • prises de contact,
  • habitudes de facturation,
  • >processus de validation…

Ainsi, la mise à jour régulière des informations permet au gestionnaire de recouvrement de gagner en pertinence… et d'atteindre rapidement son objectif. Comment ? Grâce à un discours, une stratégie de relance personnalisée, et la possibilité de contacter directement le bon interlocuteur.

Les questions clés dans le cadre de cette gestion de l'information

  • À combien s'élève la créance du client ?
  • Depuis combien de temps la facture est-elle en attente de paiement ?
  • Est-on bien sûr qu'il ne s'est pas acquitté de sa facture ?
  • Quelles solutions lui ont déjà été proposées ?

Un plan d'action solide

Pour retracer rapidement les paiements, assurez-vous du bon lettrage de vos comptes clients. Vous éviterez ainsi tout malentendu vis-à-vis d'un client qui aurait en réalité réglé sa facture en temps et en heure. À l'inverse, si votre compte client diffère du compte fournisseur de la partie adverse, les retards de paiement seront inévitables.

L'astuce : contacter vos clients dès qu'un virement ne peut être identifié par vos équipes.

La réactivité

La gestion du temps va de pair avec la solidité du plan d'action. Et pour cause, plus la créance est ancienne, plus le risque de facture impayée augmente ! Vous avez donc tout intérêt à mettre en place un plan de recouvrement dès le troisième retard de paiement, afin de trouver une solution durable en concertation avec votre client.

C'est d'ailleurs tout l'enjeu d'une bonne qualification du crédit client (ou du découvert).

Qu'est-ce que l'affacturage ?

L'affacturage est une solution de recouvrement des factures émises en BtoB. Elle consiste à externaliser une partie du poste client, en vendant les créances clients de votre entreprise à une entreprise spécialisée (société d'affacturage, aussi appelée factor), ou en les faisant financer via un compte tiers.

Cette opération peut être ponctuelle, c'est-à-dire que seule une partie des créances est cédée. Toutefois, ce modèle n'est pas figé : l'affacturage peut aussi être systématique.

Dans le cadre d'une procédure d'affacturage standard le factor avance immédiatement 80 à 90 % de la facture et le montant restant sert de fonds de garantie. Il ne sera restitué que lorsque le montant sera recouvré auprès du client. Un procédé qui permet de protéger la société d'affacturageface au risque d'impayé. À noter que cette dernière prélève également des frais de fonctionnement du montant encaissé.

Par ailleurs, les tâches relatives à la facturation font partie des missions de l'entreprise mandatée. C'est donc elle qui s'occupe du suivi, des relances et de l'encaissement client.

Les forces et les limites de l'affacturage

L'affacturage est un accélérateur de trésorerie, il permet de :

  • récupérer rapidement une partie de votre cash ;
  • ne pas dépendre du délai de paiement des créances clients ;
  • libérer vos équipes des projets de recouvrement les moins stratégiques…

Toutefois, il faut aussi reconnaître qu'elle s'accompagne de quelques freins. Recourir à une telle solution impacte la relation client

D’un point de vue pécuniaire, elle cumule :

  • des frais de fonctionnement (jusqu’à 15 % du montant de la créance TTC) ;
  • des frais de dossier ;
  • des commissions d’affacturage…

Zoom sur le CRM de recouvrement de créances clients

Un CRM de recouvrement de créances clients est intégré dans les logiciels de gestion de comptes clients. C’est sur cet espace, qui fait appel à l’automatisation, que sont centralisées toutes les informations relatives au poste client :

  • génération automatique des documents relatifs à la gestion du poste client ;
  • envoi automatique d’un message préétabli en cas de retard de paiement ;
  • création automatique d’une tâche dans le tableau de bord de la personne concernée lorsqu’une intervention humaine est nécessaire.

Côté client, un portail lui permet :

  • de retrouver ses factures à tout moment (en accès illimité),
  • d’avoir une vue d’ensemble sur les montants dus,
  • de bénéficier de facilités de paiement intégrées à la plateforme,
  • d’échanger directement avec son chargé de recouvrement (qui recevra le message sur son CRM).

Le CRM de recouvrement client influe directement sur l’encaissement client, sur le travail des gestionnaires et sur la relation avec la clientèle. Aussi, il facilite les opérations des chargés de recouvrement grâce à la visibilité offerte par le tableau de bord. Ce dernier met en évidence :

  • les indicateurs clés (DSP, CEI, litiges, factures arrivées à échéance…) ;
  • les relances déjà effectuées ;
  • les factures impayées ou partiellement acquittées.

Cette solution offre une meilleure connaissance de chaque dossier, et permet d’adapter la communication avec chaque client. Un atout d’autant plus important que le maintien d’une bonne relation est crucial lorsqu’il est question d’un recouvrement. Et ce, non seulement pour préserver les futures collaborations, mais aussi – et surtout – pour adopter les meilleures solutions afin de récupérer votre cash.


Les avantages d’une solution Credit-to-Cash intégrée

Nous l’avons déjà évoqué : le cycle Credit-to-Cash est très complexe car il touche tous les services de votre entreprise, mais aussi – et surtout – votre rapport à vos clients. Il impacte aussi directement la gestion de votre trésorerie… et donc l’avenir de votre activité.

Dans ces conditions, l’enjeu est de réussir à optimiser et accélérer votre processus d’encaissement client. Il ne peut être entravé par des erreurs et autres blocages techniques pour lesquels des solutions existent. Et si l’automatisation de ces étapes pouvait y répondre ?

Qu’est-ce qu’une solution Credit-to-Cash ?

Grâce à l’intelligence artificielle, le Credit-to-Cash est capable de centraliser l’exécution de toutes les étapes du cycle via différents modules.

Gestion du crédit client

L’objectif de la gestion du risque client est de sécuriser les revenus de votre entreprise. Pour vous y aider, l’outil se pare de plusieurs fonctionnalités clés :

  • mutualisation des données de plusieurs agences de scoring ;
  • affichage des données de risque client en temps réel ;
  • exposition d’un large panel d’indicateurs dans un espace dédié pour chaque client ;
  • visibilité constante sur le risque crédit ;
  • alerte automatique si un client dépasse ses limites de crédit.

Facturation et suivi de paiement

La solution Credit-to-Cash s’occupe aussi de l’édition, de la diffusion et de l’archivage de vos e-factures, conformément aux termes inscrits dans vos bons de commande et à la législation en vigueur. Ce volet s’accompagne d’un tableau de bord qui affiche en permanence le statut de vos factures.

Solutions de paiement en ligne

L’outil est compatible avec l’intégration de solutions de paiement en ligne. Vous pouvez les désigner en fonction des besoins de vos clients (carte bancaire, virement, etc.). De son côté, la solution s’occupera d’associer chaque paiement effectué à une facture, ce qui facilitera largement le rapprochement comptable.

Gestion des encaissements et des exceptions

L’automatisation permet aussi d’éliminer les tâches manuelles relatives à l’encaissement client. Elle est aussi capable d’assurer la gestion des exceptions telles que les réclamations et les déductions à appliquer. Elle réduit ainsi le risque d’erreur dans le processus (de l’avis de paiement à la réconciliation bancaire), et ce, en toutes circonstances.

Recouvrement

Enfin, la solution Credit-to-Cash intègre un CRM de recouvrement. L’automatisation s’étend alors à des relances par mail et/ou téléphonique, selon un scénario et des délais définis par votre équipe.

Les avantages de l’automatisation de la gestion des encaissements

La gestion des encaissements automatisée peut profiter à l’ensemble de votre équipe ainsi qu’à votre clientèle. Elle s’intègre dans le processus de manière à donner à chacun une visibilité optimale sur les données relatives à vos relations commerciales pour une meilleure approche vis-à-vis de vos clients débiteurs. Le tout, pour assurer la stabilité de votre trésorerie.

Un outil de travail collaboratif

L’automatisation a le potentiel de soulager vos équipes et d’améliorer la satisfaction collaborateur. Concrètement, l’outil a été pensé pour être pratique au quotidien. Ses points forts :

  • centralisation des informations sur le recouvrement ;
  • facilitation de la communication entre les services impliqués ;
  • accès permanent aux informations clients et aux actions en cours ;
  • accroissement de la réactivité
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