Fraude aux fournisseurs : Les clés de la prévention

Aujourd'hui, les entreprises font face à des menaces croissantes de fraude aux fournisseurs, pouvant entraîner des pertes financières importantes et compromettre leur réputation. Cet article examine comment Esker et ses partenaires proposent des solutions innovantes pour protéger votre entreprise. Il expose des différents types de fraudes, des stratégies de prévention et des actions à entreprendre en cas de fraude.

Comprendre la fraude aux fournisseurs et son impact

La fraude aux fournisseurs, qu'est-ce que c'est exactement ? Il s'agit d'actes malhonnêtes où des individus ou des groupes créent de faux fournisseurs, falsifient des documents ou usurpent des identités dans le but de récolter des virements frauduleux.

Parmi ses impacts, on trouve des pertes financières, une baisse de la confiance des clients et une atteinte à la réputation de l'entreprise.

Ces fraudes entraînent des coûts énormes en termes de ressources et de temps pour les déceler et y remédier. Parfois, les entreprises passent des mois à enquêter sur des incidents avant de comprendre qu'elles sont victimes de fraude. Cela peut aussi entraîner des sanctions réglementaires si les violations sont détectées trop tard.

Les tendances montrent une augmentation notable de ces fraudes et aucun secteur ou type d’entreprise n’est épargné. Comprendre ces dynamiques est essentiel pour anticiper les menaces et y répondre rapidement. Vous jouez un rôle clé dans la protection de votre entreprise contre de tels risques.

Les statistiques alarmantes de la fraude en entreprise

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : la fraude aux fournisseurs est en forte augmentation. Selon Trustpair, 64 % des entreprises françaises ont connu au moins une tentative de fraude en 2023. Les pertes financières sont considérables puisqu’elles s’élèvent en moyenne à plus de 50 000 euros par incident pour près de la moitié des entreprises touchées.

Ces statistiques mettent en évidence l’urgence de comprendre et de prévenir ces types de fraudes. Par ailleurs, les cyber fraudes représentent 52 % des attaques (toujours selon Trustpair). Cette tendance a amené les entreprises à renforcer leurs mesures de sécurité et à adopter des solutions technologiques avancées, comme celles proposées par Esker et ses partenaires.

Les fraudes les plus courantes

Les 4 types de fraudes les plus courantes sont les fraudes aux faux fournisseurs, au faux président, au faux conseiller bancaire et au faux client.

Et parmi les formes de fraude aux fournisseurs (les plus courantes dans le secteur du B2B), on trouve :

• Frais fictifs : présentation de fausses factures pour des services ou produits jamais livrés.
• Paiements en double : présentation de plusieurs fois la même facture de manière intentionnelle dans l’espoir d’un double paiement.
• Falsification de documents : manipulation de documents (RIB, IBAN, etc) pour détourner des fonds.
• Fournisseurs fictifs : création de faux fournisseurs pour dérober de l'argent.
• Arnaques par hameçonnage : Tentatives de tromperie en se faisant passer pour un fournisseur légitime.

Pour mieux se préparer, comprendre et identifier ces types de fraudes est primordial. Ainsi, votre entreprise pourra mettre en place des mesures de prévention efficaces.

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Prévenir la fraude aux fournisseurs

Comment vérifier les fournisseurs ?

Pour protéger votre entreprise, il est indispensable de vérifier rigoureusement vos fournisseurs. La démarche "Know Your Supplier" (KYS) encourage la collecte et la vérification de toutes les informations essentielles de vos partenaires commerciaux.

Les entreprises ont théoriquement l’obligation légale de vérifier un certain nombre d’informations lors de la création de leurs fiches fournisseurs. C’est notamment l’un des nombreux volets de la loi Sapin II qui réglemente l’obligation d’évaluation des tiers, prévenant ainsi de nombreux risques liés aux fournisseurs. 

L’utilisation de bases de données fiables et de logiciels de gestion des fournisseurs permet de vérifier ces informations. Programmez des contrôles réguliers pour repérer rapidement toute anomalie.

Pourquoi automatiser vos processus ?

L'automatisation est une alliée précieuse contre la fraude. En digitalisant et en automatisant la gestion des factures et des paiements, vous réduisez considérablement les risques. Les solutions proposées par Esker et ses partenaires (type SiS-ID, Trustpair, Altares, etc.) exploitent l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (ML, Machine Learning) pour détecter les anomalies, prévenant ainsi les fraudes avant qu'elles ne surviennent.

Planifier des audits réguliers

Planifiez des audits fréquents pour examiner vos transactions. Ces audits, internes comme externes, permettent de vérifier l’intégrité de vos processus. Utilisez des outils de suivi en temps réel et des systèmes de numérisation des pistes d’audit pour garantir une transparence totale. Un audit efficace peut révéler des faiblesses et fournir des solutions pour les corriger rapidement.

Ainsi, une vérification minutieuse, l'automatisation, et des audits réguliers constituent un trio d'actions indispensables pour déjouer la fraude aux fournisseurs. Adoptez ces pratiques dès maintenant pour renforcer la sécurité financière et la réputation de votre entreprise.

Réagir face à la fraude aux fournisseurs

Identifier et signaler les fraudes

Il est important de détecter rapidement les fraudes, et donc de bien maîtriser les processus d’identification des fraudes potentielles. Utilisez des méthodes de signalement internes et externes pour que chaque cas soit pris en charge de manière adéquate. Encouragez la transparence et la communication au sein de votre entreprise pour garantir une réaction rapide et efficace.

Formation et sensibilisation des employés

Formez régulièrement vos équipes pour qu’elles soient à jour sur les derniers risques de fraude. Proposez des programmes de formation continue et sensibilisez vos employés à reconnaître les signes de fraude via des ateliers interactifs. Promouvez une culture d’entreprise éthique et transparente où chaque personne se sent responsable de la sécurité financière.

Utilisation de technologies avancées

Esker propose des solutions logicielles de digitalisation des documents, notamment les factures fournisseurs. Ces solutions, intégrant des technologies d’IA, vont aider les entreprises à lutter contre la fraude aux faux fournisseurs en :

• Dématérialisant les fiches fournisseurs (vérifications des informations) grâce à notre solution e-sourcing
• Définissant la politique d’achats et paramétrant des procédures sécurisées (accès restreint à des typologies d’actions en fonction de l’utilisateur) ; via notre solution d'E-procurement
• Traçant toutes les actions & interactions (respect du devoir de vigilance) ;
• Opter pour la dématérialisation des factures fournisseurs ;
• Effectuant des rapprochements automatiques (entre les factures avec les lignes de commandes ou les bons de livraisons associés afin de détecter tous les écarts) ;
• Mettant en place des indicateurs et des outils de suivi de trésorerie.

Ce qu'il faut retenir

En résumé, prévenir et détecter les fraudes auprès des fournisseurs demande de la proactivité et de la régularité. Utiliser des outils automatisés et des technologies avancées comme celles offertes par Esker et ses partenaires permet d'améliorer l'efficacité des processus et de mieux gérer les risques. Ne négligez pas non plus la formation et la sensibilisation des employés pour maximiser la sécurité : intégrez ces pratiques au quotidien pour protéger au mieux votre entreprise.

La fraude aux fournisseurs est une menace réelle, mais vous avez le pouvoir de la combattre. Évaluez vos processus actuels et améliorez-les dès aujourd'hui. Adoptez des solutions technologiques adaptées à vos besoins et investissez dans la formation continue de votre équipe. Contactez Esker pour découvrir comment nos solutions peuvent protéger votre entreprise contre la fraude et optimiser votre gestion des achats.

Approfondir la Fraude en entreprise et les moyens d'y remédier

• Ebook à télécharger : Quelles stratégies pour réduire les risques et prévenir la fraude
• Webinar en Replay Esker x Trustpair : Sécuriser sa base fournisseurs pour lutter contre la fraude
• Webinar en replay SIS-ID : Cycle Source-to-Pay : comment les nouvelles technologies révolutionnent la lutte anti-fraude ?