Logiciel de lettrage comptable automatisé : une révolution pour la comptabilité

Le lettrage des comptes clients est une tâche essentielle mais complexe pour de nombreuses entreprises. En effet, sans les bons outils, ce processus peut devenir un véritable casse-tête, entraînant des délais de traitement importants et des erreurs coûteuses.

Cet article explique comment un logiciel de lettrage des comptes clients peut optimiser ce processus.

Qu'est-ce que le lettrage des comptes clients et à quoi sert-il ?

Le lettrage des comptes clients consiste à rapprocher les paiements reçus avec les factures ouvertes. Il garantit que chaque facture est correctement lettrée avec le règlement correspondant, assurant une gestion claire des finances de l’entreprise et un maintien précis des comptes clients.

Pour en savoir plus : découvrez notre guide sur le lettrage des compte clients.

Pourquoi le lettrage manuel est un casse-tête pour les entreprises ?

Manque de pièces justificatives

Sans avis de paiements, de virement ou de versement, il est difficile de rapprocher les factures avec les paiements correspondants. Et lorsqu’il y en a, leur qualité ne permet pas toujours d’extraire facilement les données utiles.

Volume important

Lorsque les entreprises doivent traiter un volume élevé de pièces à lettrer, cela peut être très fastidieux. C’est aussi source d’erreurs et de retards, notamment lorsqu’un grand nombre de paiements sont reçus en fin de mois et coïncident avec la clôture mensuelle. Le manque de ressource rend le processus encore plus difficile.

Outils et ERP insuffisants

Malgré leurs efforts pour proposer de l’aide au lettrage, les ERP sont souvent limités en termes de fonctionnalités pour gérer tous les types de transactions.

De plus, les entreprises utilisent encore souvent des outils inadaptés ou des processus manuels pour effectuer le lettrage des comptes client. Ces méthodes sont sujettes à des erreurs et ne permettent pas de gérer les pics d’activité avec de gros volumes de transactions ou des devises différentes.

Dépassez les limitations des ERP avec un logiciel de lettrage des encaissements

Ce que les outils de lettrage automatique permettent

Les logiciels de lettrage automatique simplifient la comptabilité client et améliorent l’efficacité. Voici un aperçu des fonctionnalités possibles :

Gestion automatique des avis de paiement

Les avis de paiement peuvent être récupérés via différents canaux, tels que les portails clients, les e-mails, ou encore via la numérisation et le routage des avis de paiement papier. Des technologies avancées d'intelligence artificielle permettent d'extraire automatiquement les données des avis de paiement, même lorsqu'ils sont vus pour la première fois.

Accélération de l’allocation du cash et identification des déductions

Ces outils rapprochent rapidement les paiements reçus avec les factures correspondantes et identifient automatiquement les déductions.

Visibilité en temps réel des entrées de trésorerie

Grâce à des tableaux de bord et des rapports, les logiciels de lettrage des comptes clients offrent une vue en temps réel des flux de trésorerie depuis une seule interface, simplifiant ainsi le suivi et l'analyse.

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Les 4 principaux avantages du lettrage automatique des comptes clients

1. Gain de temps et réduction des erreurs

Le lettrage automatique alloue correctement et rapidement les paiements reçus, garantissant la mise à jour effective de chaque facture. Il permet de traiter rapidement et précisément un grand nombre de transactions, réduisant le risque d'erreurs humaines et la charge de travail manuel.

Ainsi, le service en charge de la comptabilité client dispose de plus de temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

2. Réduction des pertes liées aux impayés

En facilitant l’identification des impayés, un logiciel de lettrage automatique permet de prendre plus rapidement des mesures correctives. Cela permet de réduire les créances en souffrance, de réduire le DSO et d’améliorer la trésorerie de l'entreprise.

3. Meilleure communication

En assurant la mise à jour des comptes clients, un logiciel de lettrage des comptes clients évite les relances incorrectes et les tensions, contribuant à de meilleures relations clients.

4. Anticipation des besoins financiers

Une visibilité claire sur les liquidités de l'entreprise permet d'anticiper les besoins financiers, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques et le contrôle des coûts.

Le lettrage des comptes clients permet également une meilleure préparation de la clôture de l’exercice comptable, en garantissant que toutes les écritures sont correctement lettrées et que les données comptables sont à jour et auditables.

Automatisez votre lettrage avec Esker

Chez Esker, nous proposons Esker Cash Application, un logiciel de lettrage des encaissements clients grâce à une automatisation alimentée par l’IA. Ses principales fonctionnalités optimisent le lettrage.

• Toutes les informations financières sont centralisées en un seul endroit, ce qui facilite la gestion des encaissements clients.
• L’utilisation de l’IA accélère le rapprochement des paiements aux factures en diminuant les interventions manuelles, source d’erreur. Les équipes peuvent se concentrer sur les exceptions, tandis que l’outil gère les tâches répétitives.
• Les anomalies tels que les paiements partiels ou les erreurs de montant sont identifiées automatiquement, ce qui simplifie le lettrage et assure une comptabilité plus précise.
• L’interface est facile d’utilisation, ce qui facilite la collaboration entre les équipes financières.
• Les fonctionnalités de chat intégrées à la solution changent la donne : il est possible d’échanger directement avec les parties prenantes, que ce soit au sein de l’entreprise ou en externe.
• Les directions financières ont accès à des tableaux de bords et des rapports détaillés, elles peuvent donc s’appuyer sur des données précises pour suivre l’ensemble des paiements alloués et faciliter ainsi les audits.
• La gestion des paiements en différentes devises est possible.

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