PROMOUVOIR UNE CULTURE CENTRÉE SUR LE CLIENT EN AUGMENTANT LA VITESSE, LA PRÉCISION ET L’EFFICACITÉ.

Se développer tout en améliorant la satisfaction client

En tant que fournisseur mondial d’arômes, de parfums et de produits de santé et de beauté, Givaudan dispose de trois centres de services partagés. Dans le cadre de sa vision de croissance et d’expansion dans de nouveaux secteurs d’activité, Givaudan cherchait des moyens d’automatiser divers aspects manuels des opérations commerciales tout en permettant la scalabilité et la valorisation des ressources humaines.

Givaudan avait également commencé à centraliser et à standardiser ses services professionnels internes, y compris les comptes fournisseurs (AP). Cependant, ses processus de comptabilité fournisseurs reposaient encore largement sur la saisie manuelle des factures, des approbations et des paiements. L’augmentation des achats fournisseurs entraînait une augmentation des délais de paiements et accroissait le risque d’erreurs de saisie manuelle des données.

“Nous voulions créer de la valeur ajoutée avec nos équipes et améliorer la qualité, réduire les erreurs et améliorer le service en éliminant les tâches manuelles et répétitives grâce à l’automatisation”, a déclaré Jan-Willem Scheele Global Solution Expert, Customer Care and Demand Planning Service Manager chez Givaudan

Les processus manuels existants pour la saisie des commandes ne pouvaient pas être adaptés, et l’augmentation du volume des commandes aurait entrainé des inexactitudes et des erreurs dans l’exécution des commandes. Givaudan avait besoin de l’automatisation pour améliorer la rapidité, l’efficacité et la précision de la saisie et du traitement des commandes.

L’automatisation Esker est un grand pas en avant pour nos clients et nos employés.
Alessandra Mello |Global Head of Customer Care and Demand Planning, Givaudan

Les méthodes agiles simplifient l’implémentation

Givaudan a décidé de séparer les aspects administratifs de l’assistance client de ceux en contact direct, permettant ainsi au personnel du front office de se concentrer sur le tissage de relations fortes avec les clients nouveaux et existants. Le service de saisie des commandes et l’assistance administrative continueraient à assurer les fonctions de traitement des commandes, notamment la saisie manuelle des commandes dans le système SAP de l’entreprise. 

Givaudan a choisi la solution de gestion des commandes d’Esker pour uniformiser les flux de travail de son service client, éliminer les documents papier, réduire les saisies de données manuelles et redondantes, et augmenter la satisfaction clients et de ses employés. 

Givaudan a rapidement été en mesure d’automatiser la réception et la lecture des commandes clients. L’automatisation a non seulement permis d’augmenter le débit des nouvelles commandes, mais aussi d’éviter les erreurs liées à la saisie manuelle des données. L’introduction plus rapide et plus précise des commandes dans le système a permis d’améliorer la qualité et la confiance des commandes, sans parler de la rapidité d’exécution - ce qui permet d’avoir de meilleurs relations clients, l’un des principaux objectifs de Givaudan en matière de service client. 

La société a également choisi la solution Esker de gestion des factures fournisseurs pour éliminer la numérisation manuelle des factures, ainsi que la capture et l’enregistrement des paiements, augmentant ainsi le débit et la précision.

Esker a toujours affecté les bonnes personnes à nos projets, ce qui nous a permis de trouver des solutions en phase avec notre vision et nos objectifs.
Jan-Willem Scheele |Global Solution Expert, Customer Care and Demand Planning Service Manager, Givaudan

Les solutions ont été mises en place rapidement grâce à l’utilisation par Esker de la méthodologie Agile. Elles se sont parfaitement intégrées au système SAP global de l’entreprise. En outre, les projets d’automatisation de Givaudan ont bénéficié de la présence d’une équipe Esker dédiée durant tout le projet. “L’assistance que nous avons reçue était très qualitative et nous avions toujours les mêmes interlocuteurs Esker, ce qui a simplifié le processus pour nous”, a déclaré Alessandra Mello, Global Head of Demand Planning chez Givaudan “Esker ne s’est jamais arrêté jusqu’à ce que nous soyons entièrement satisfaits des résultats.”

“Nous avons choisi la solution de gestion des factures fournisseurs d’Esker en raison de la relation de confiance que nous avions avec l’équipe chargée de la gestion de l’encaissement. Nagy, Global Solution Expert Procure-to-Pay chez Givaudan.”Depuis, Esker a tenu toutes ses promesses.”

En tant qu’entreprise de fabrication, nous devons traiter les factures de tous les canaux d’achat possibles, pour les matières premières, les équipements, les services et même la logistique. Esker nous permet cette flexibilité.
Marton Nagy |Global Solution Expert Procure-to-Pay, Givaudan

Une partie de la stratégie de Givaudan pour automatiser l’entrée des commandes et des comptes fournisseurs reposait sur la simplicité d’interaction pour les clients et les fournisseurs.

Les clients B2B passent des commandes et envoient des factures de différentes manières. Avec Esker, Givaudan dispose d’une solution de gestion des commandes qui peut s’adapter aux différents modes de communication des entreprises B2B sans nécessiter d’intégrations complexes pour s’adapter aux systèmes et formats de données internes de Givaudan.

“ Nous avons envisagé d’utiliser des connexions EDI, mais nous avons trouvé cela assez limitant, car peu de clients sont prêts à investir le temps, l’argent et les ressources nécessaires à sa mise en oeuvre” “Les solutions Esker ne nécessitent pas de la part de nos clients de construire des intégrations complexes pour nous envoyer des commandes ou des factures.”

La précision et la rapidité pour des clients et employés heureux

Givaudan a entamé sa transition vers l’automatisation avec le parcours "Touchless” d’Esker bien avant la crise sanitaire qui a éclaté en 2020, et son approche lui a permis de s’adapter en douceur aux nouveaux modes de travail. Givaudan attribue une part importante de sa réussite et de sa capacité d’adaptation aux changements radicaux de l’environnement de travail mondial à l’implémentation de la solution et à la collaboration étroite avec l’équipe d’Esker.

L’entreprise peut désormais former ses fournisseurs sur la solution et les formats de factures qu’ils doivent utiliser, lui permetant de renseigner automatiquement et avec précision les factures dans le système. Cela permet également d’éliminer la saisie fastidieuse de données supplémentaires pour répondre aux exigences de traitement et de suivi des factures dans différents pays. Le personnel de la comptabilité fournisseurs a désormais du temps pour se concentrer sur les questions qui requièrent plus d’attention.

L’automatisation d’Esker nous permet de faire un pas de plus vers la réalisation d’un traitement des commandes et des paiements "touchless".
Jan-Willem Scheele |Global Solution Expert, Customer Care and Demand Planning, Givaudan

Notre parcours avec Esker a commencé par l’automatisation de la saisie des commandes, et nous constatons des gains d’efficacité similaires avec la solution factures fournisseurs. Nos collaborateurs peuvent maintenant se concentrer sur ce qu’ils font de mieux et ne plus perdre teur temps sur des processus manuels fastidieux.
Vincent Dupuis |IT Project Manager, Givaudan

Vous voulez automatiser votre processus de facturation comme Givaudan ? Notre équipe est là pour vous aider.