ÉVOLUTIVITÉ ET GAINS D’EFFICACITÉ GRÂCE À LA DIGITALISATION DU TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS

Digitaliser les processus de comptabilité fournisseurs pour suivre le rythme de la croissance.

Pour faire face à la croissance fulgurante du nombrede passagers entre 2017 et 2018, Aéroports de Montréal avait prévu de déployer le plus vaste plan d’investissement de son histoire.
Toutefois, ce développement rapide a révélé d’importantes limites de capacité en termes d’infrastructure, de ressources humaines et de budget.
L’équipe en charge des services financiers devait notamment :

• Gérer manuellement l’ensemble des informations sur les fournisseurs et des règles de classification
• Échanger de nombreux e-mails pour obtenir les approbations pour paiement
• Numériser les factures papier, puis les trier et les classer manuellement
• Valider, identifier et comptabiliser manuellement les factures fournisseurs

Pour atteindre ses objectifs d’amélioration en matière de délai de traitement, de productivité, de traçabilité des factures et de gestion de la trésorerie, Aéroports de Montréal a décidé d’axer sa stratégie sur l’optimisation des processus et l’automatisation des tâches à l’échelle de son département de services financiers, plutôt que d’augmenter ses effectifs. Le choix de la société s’est alors porté sur la solution de digitalisation du traitement des factures fournisseurs d’Esker.

"L’équipe est ravie de travailler avec un outil comme Esker. Elle ne reviendrait en arrière pour rien au monde!."
Lyne Gilbert, Directrice adjointe, Services financiers & amélioration continue chez Aéroports de Montréal

Éliminer les goulots d’étranglement grâce à l’automatisation des tâches manuelles.

Après la mise en place d’Esker, Aéroports De Montréal a pu identifier et régulariser facilement les processus en amont qui occasionnaient des retards de traitement des factures. La digitalisation efficace du traitement des factures fournisseurs a ainsi permis à la société d’en faire plus avec moins de ressources, tout en offrant au département des services financiers une visibilité totale et une maîtrise complète du processus de comptabilité fournisseurs. L’équipe bénéficie notamment des avantages suivants :

• Accès instantané aux factures, à tout moment et en tout lieu
• Reconnaissance rapide et fiable des factures dès le premier passage et identification des doublons et factures non conformes
• Automatisation du processus d’approbation des factures
• Tableaux de bord intelligents offrant une visibilité totale sur le statut des factures et les performances de traitement des factures fournisseurs
• Notifications automatiques contribuant à accélérer l’approbation des factures

Grâce aux outils de génération de rapports et aux gains d’efficacité offerts par le système avancé d’Esker, Aéroports de Montréal est parvenu à accélérer le traitement des factures, à se développer sans augmenter ses ressources, ainsi qu’à mieux gérer sa trésorerie et à prendre des décisions plus éclairées.

"Nous respectons mieux les échéances de paiement et nous sommes en mesure d’expliquer précisément tout retard à nos fournisseurs."
Lyne Gilbert, Directrice adjointe, Services financiers & amélioration continue chez Aéroports de Montréal

Amélioration de la gestion de la trésorerie, des relations avec les fournisseurs et de la satisfaction des employés.

Grâce à la solution Esker de digitalisation du traitement des factures fournisseurs, Aéroports de Montréal a concrétisé tous ses objectifs d’automatisation, et bien plus encore. La suppression des processus manuels de comptabilité fournisseurs lui a permis de réduire les coûts liés à la conservation de multiples copies des mêmes factures sur différents réseaux utilisateur, d’obtenir un précieux éclairage sur le statut des factures fournisseurs et d’optimiser ainsi sa stratégie de gestion de la trésorerie.

L’enrichissement des rôles au sein de l’équipe en charge des services financiers marque un accomplissement majeur. En effet, les membres du personnel ne se contentent plus de traiter des documents et de régler les problèmes urgents : ils peuvent désormais se consacrer à des tâches offrant une valeur ajoutée et se sentent légitimes pour recommander les meilleures pratiques.

Les fournisseurs de Aéroports de Montréal bénéficient également des avantages, notamment pratiques, de la digitalisation. Ainsi, le nombre d’appels reçus par l’équipe de comptabilité fournisseurs a considérablement diminué, car cette dernière respecte mieux les échéances de paiement et a les moyens de déterminer les causes de retard. Esker a également permis de promouvoir l’acceptation du paiement électronique — avec à la clé des délais raccourcis et des fournisseurs plus satisfaits.

"Notre équipe a une meilleure maîtrise de la gestion des factures et peut facilement savoir qui intervient à chaque stade du processus d’approbation."
Lyne Gilbert, Directrice adjointe, Services financiers & amélioration continue chez Aéroports de Montréal

Vous voulez automatiser votre processus de facturation comme les Aéroports de Montréal ? Nos équipes sont à votre écoute.