Esker : Optimiser le traitement des commandes sur plus de 700 000 variations de produits : c’est possible !

Industrie

Industrie Manufacturière

Taille d'entreprise

20 000 collaborateurs

Chiffre d'affaires

4,6 mds €

Solution

Invoice-to-Cash, Customer Service

350 000
commandes clients
700 000
variations de produits
83
pays
Movex AS400
ERP

Pas facile d’innover dans la gestion des commandes et factures clients lorsque l’on référence des centaines de milliers de variations de produits...
SMC a relevé le défi et ses équipes s’en trouvent transformées.

VALORISER ET OPTIMISER LE TRAVAIL DE L’ÉQUIPE

SMC est un groupe international leader en automatisation industrielle pneumatique et électrique, avec un catalogue de 12 000 produits de base, composant plus de 700 000 variations.

Jusqu’en 2012, SMC traitait manuellement ses factures (40 000 rien qu’en France) au sein d’un service dédié. Les 350 000 commandes annuelles au niveau Europe étaient également traitées manuellement par une trentaine de personnes. La moitié étaient reçues par EDI, l’autre par e-mail ou fax. Cette façon de faire était bien trop chronophage pour l’équipe, qui passait 30 % de son temps à la mise sous pli des factures. Des tâches répétitives et ennuyeuses qui mobilisaient trop de ressources… pour un résultat insatisfaisant : les erreurs dans la gestion des commandes étaient nombreuses.

La méthode manuelle de SMC avait donc atteint ses limites. Il fallait rationaliser et moderniser les processus, et changer la façon de travailler des collaborateurs pour donner plus de valeur à leur travail.

LES CHALLENGES

Standardiser le flux entrant de commandes pour dégager du temps à l’équipe et éviter les erreurs de saisie
Gérer le nombre de références important en place
Mettre en place une solution compatible avec l’ERP existant : Movex AS400

UN DÉPLOIEMENT PROGRESSIF DE LA DIGITALISATION

SMC a comparé beaucoup de solutions en France et à l’étranger avant de choisir Esker, un outil ayant un niveau de technologie à la hauteur de ses besoins – et des enjeux d’une entreprise multinationale. En outre, ces solutions permettent la signature électronique certifiée pour les factures : un indispensable pour SMC.

2012 : Mise en place de la solution de dématérialisation des factures clients en France. Dès le départ, près de 40 % des clients ont adhéré à la facturation électronique (80 % aujourd’hui).

2020 : SMC commence à automatiser son processus de gestion des commandes clients en France et en Allemagne, suivront la Roumanie et la Lettonie.

"Esker était à même de répondre à nos exigences en matière de productivité. Pour le volume de commandes clients à traiter et l’importance du service rendu, le budget est vraiment cohérent..”
Massimo Rita | Directeur Support Client chez SMC

Aujourd’hui, le groupe SMC automatise le traitement de ses bons de commande selon le processus suivant :

Réception et distribution de la commande par la solution Esker en fonction de règles d’attribution et de priorité
Retranscription de la commande à l’écran, vérification, saisie dans SAP et échanges avec le client directement depuis l’interface Esker si besoin
Archivage électronique automatique du bon de commande

UNE MEILLEURE RENTABILITÉ ET DES CLIENTS SATISFAITS

Après plusieurs années d’utilisation, les équipes de SMC constatent quotidiennement les bénéfices de la solution. Les équipes peuvent désormais se consacrer à des tâches plus valorisantes et stratégiques. C’est en fait l'efficacité, et même la rentabilité de toute l’entreprise qui ont augmenté. La fin des erreurs de saisie a entraîné la baisse du nombre de litiges. Et les clients sont satisfaits : aujourd’hui, 80 % d’entre eux plébiscitent la facturation électronique. Enfin, la modernisation des processus a permis la fin du stockage papier.

"On a été précurseur par rapport à nos clients, cela a donné une image positive de notre entreprise. D’une manière générale, nous avons pu constater des bénéfices concrets dès le départ.”
Massimo Rita | Directeur Support Client chez SMC

PÉRIODE DE CRISE SANITAIRE

Grâce à la solution Esker, la crise n’a eu aucun impact sur la facturation (diffusion 100 % digitale, donc peu d’impact sur la trésorerie).
La situation exceptionnelle n’a pas non plus empêché le déploiement de la solution à distance : la collaboration était fluide et les équipes disponibles et équipées des bons outils.