Assurer la conformité des factures électroniques
Par Emmanuel Olivier, Directeur Général d'Esker
"Passer d'un format papier à la facture électronique peut considérablement améliorer la trésorerie d'une entreprise. Cependant, il existe des règles de conformité internationale très strictes concernant la facturation électroniques, et elle ne peuvent pas être négligées".
De plus en plus d'entreprises remplacent leurs coûteux processus de facturation papier par des solutions moins onéreuses d'envoi de facture et d'archivage au format électronique. Elles découvrent ainsi de nouvelles pistes pour améliorer leur productivité et leur avantage concurrentiel. Alors que la facturation électronique commence à dévoiler tout son potentiel, l'une des raisons pour laquelle elle n'a pas encore été pleinement adoptée est la confusion qui règne autour de la conformité aux taxes.
La facturation électronique à la hausse
Les entreprises sont aujourd’hui prêtes à dynamiser leur mode de communication externe notamment par l’envoi et la réception des factures au format électronique. Deux principaux facteurs contribuent à la croissance soutenue de la facturation électronique :
- De nombreux gouvernements et grandes entreprises adoptent la facturation électronique, certains même l’exigent !
- Le cadre légal européen devient de plus en plus flexible, factures électroniques et factures papier bénéficiant désormais d’une égalité de traitement auprès de l’administration fiscale.
Les règles sont les règles
La plupart des pays ont des exigences particulières pour le traitement et l’archivage des factures de sorte que les autorités fiscales puissent facilement déterminer, même plusieurs années après, si ce sont les mêmes factures que celles éditées, via une source identifiable, au moment de la transaction.
Dans le cas d’un contrôle fiscal, l’entreprise doit valider l’intégrité et l’authenticité d’une facture, à la fois pour le fournisseur et pour l’acheteur (exemple : prouver qu’elle est réelle et inchangée). Ces qualités doivent être vérifiables dès lors qu’une facture est émise et jusqu’à la fin de la période d’archivage obligatoire. Tous les documents demandés par un auditeur doivent être rendus disponibles aussi rapidement que possible, et doivent être intelligibles pour l’administration fiscale. La non-conformité aux exigences fiscales peut entrainer de lourdes amendes pour l’entreprise.
Comment prouver la légalité d’une facture électronique
Auparavant, la signature électronique et l’échange électronique de données (EDI) étaient les seules méthodes acceptées pour assurer l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques.
Aujourd’hui, sous la directive Européenne 2010/45, une entreprise a plus de flexibilité pour prouver la légalité d’une facture électronique, grâce à une nouvelle méthode – BCAT (business controls-based reliable audit trail) entre une facture et un fournisseur. Cette piste d’audit est déjà autorisée pour les factures papier et donne, étape par étape, le suivi d’une transaction. Elle est à présent acceptée comme preuve de validité d’une facture électronique.
Avec une multitude d’approches pour assurer la légitimité de la facturation électronique, les entreprises ont besoin d’un partenaire de confiance pour les aider à naviguer dans l’univers complexe de la facture électronique.
- La signature électronique fournit un niveau de sécurité juridique sans précédent, fiable et peu coûteux
- L’EDI requiert la mise en place de données fiables et d’échanges sécurisés
- Le BCAT oblige les entreprises à prouver leurs transactions avec des registres commerciaux générés au cours du processus de facturation (exemple : archivage des commandes fournisseurs/clients, bons de réception/bordereaux d’envoi)
Dans ce contexte en constante évolution, d’un point de vue légal et technique, les entreprises peuvent compter sur l’expertise d’Esker.
Toutes les routes mènent à Esker
Qu’importe la méthode choisie par une entreprise, Esker peut l’accompagner. A travers son partenariat avec TrustWeaver, l’un des leaders de la conformité des factures électroniques, Esker applique les signatures électroniques appropriées et assure la conformité des factures à travers 40 pays.
Pour ceux dont les partenaires exigent l’EDI, Esker peut également les aider. En effet, la solution Esker est capable de générer tous types de formats EDI (XML, EDIFACT, ANSI, UBL...) et de communiquer avec les plateformes des autres opérateurs ou des administrations publiques.
Pour ceux qui ont choisi de démontrer la validité des factures grâce au BCAT, la piste d’audit fiable et les fonctionnalités de reporting d’Esker rendent cela possible. Esker conserve les traces de toutes les commandes clients, depuis leur réception et leur enregistrement jusqu’à l’archivage électronique, afin qu’il soit plus facile de retrouver les commandes en cas d’audit.
Esker répond à tous les critères
La capacité d’Esker à assurer la conformité des factures en appliquant des signatures électroniques pour des pays spécifiques, a joué un rôle crucial dans le cycle de décision d’un des grands acteurs du secteur des médias.
Basée sur une analyse de 3 ans, la société a estimé qu’Esker les aidera à :
- Atteindre une augmentation de 20% par an concernant le taux d’adoption des factures clients au format électronique
- Améliorer son DSO de 5 jours
- Augmenter ses revenus de 7%
- Economiser 1 million d’€
Esker automatise tout !
En utilisant une plateforme intégrée basée sur le Cloud, les entreprises peuvent compter sur l’expertise d’Esker pour automatiser tout ou partie de leurs processus de gestion basés sur des documents papier.
Qu’une entreprise veuille automatiser et capturer des documents entrants (exemple : commandes clients, factures fournisseurs) ou bien diffuser électroniquement des documents (factures clients, commandes d’achats), tout est contrôlé par un ensemble unique et automatisé de règles de gestion vous permettant une automatisation de bout en bout.