Anticiper la dématérialisation des factures plutôt que la subir

Par Emmanuel Olivier, Directeur général d'Esker

Face aux échéances réglementaires à venir, les entreprises n’ont d’autre choix que de passer à la dématérialisation de leurs factures. Une démarche qui nécessite d’être accompagné et qui demande la mise en place d’un véritable projet d’entreprise.

Le passage à la dématérialisation des factures est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?

Bien qu’elle ne soit plus un concept nouveau, la dématérialisation des factures devrait, dans les mois et années à venir, connaître un véritable essor. Une dynamique portée par une succession de réglementations qui vont progressivement amener les entreprises à franchir le cap. Ainsi, en vertu de l’ordonnance du 26 juin 2014, l’émission de factures dématérialisées vers la sphère publique va devenir obligatoire à compter du 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 5 000 collaborateurs. Une obligation qui concernera ensuite les ETI (1er janvier 2018), les PME (1er janvier 2019) et les TPE (1er janvier 2020). Parallèlement, la loi Macron du 6 août 2015 prévoit pour sa part et selon les mêmes échéances de rendre obligatoire, pour toutes les entreprises du privé, l’acceptation d’une facture reçue au format électronique. La dématérialisation des factures dans toutes les entreprises est donc véritablement en ordre de marche.

Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place ?

Maintenant que les échéances réglementaires sont définies, il est important que les entreprises se préparent dès aujourd’hui à la mise en place de la dématérialisation des factures, et ce dans le cadre d’un vrai projet d’entreprise. D’ailleurs, elles peuvent d’ores et déjà anticiper ces échéances. Le portail Chorus de l’Etat permet en effet de recevoir les factures à destination de la sphère publique. Sa nouvelle version, Chorus Portail Pro 2017, sera également ouvert à toutes les entreprises, y compris celles qui n’auront pas d’obligations réglementaires, dès le 1er janvier 2017. Pour se faire accompagner dans ces projets, les entreprises doivent se rapprocher des prestataires métiers.

Quelle est la proposition de valeur d’Esker ?

Toute la complexité pour les entreprises consiste à gérer la multiplicité des formats de factures électroniques (XML, EDI, PDF signés, etc.) acceptés par les clients et des canaux par lesquels transitent ces factures : Portail Chorus pour les factures émises vers les services de l’Etat français, autres portails publics des pays européens, portails fournisseurs privés de certaines entreprises, opérateurs de dématérialisation, etc. Chez Esker, nous leur proposons de nous transmettre l’ensemble de leurs flux de factures clients dont nous adaptons alors le format en fonction des contraintes techniques de chacun de leurs clients.

Ces projets sont-ils longs et complexes à mettre en place ?

Pour les projets de factures sortantes, il est indispensable que l’entreprise réalise une analyse de l’existant, à savoir quels sont les besoins, formats et technologies de ses clients. Il lui suffit ensuite de se connecter à une plateforme telle que celle d’Esker qui prend alors la main sur la suite du processus d’envoi des factures dématérialisées. La réception de factures électroniques (à savoir les factures fournisseurs) impacte davantage les organisations. Elle implique de passer d’un traitement manuel papier et non maîtrisé notamment en termes de délais, à un traitement électronique et structuré. A cet effet, il est important que l’entreprise redéfinisse clairement l’ensemble de ses processus de traitement des factures fournisseurs, notamment le processus de validation.

Quels sont les principaux avantages pour l’entreprise ?

Avec la dématérialisation, les entreprises s’inscrivent dans une démarche vertueuse de traitement des factures. Pour les factures sortantes, la dématérialisation est avant tout un projet d’entreprise qui lui permet de se libérer des différentes difficultés liées à la diversité des formats de facture et des technologies. Pour les factures fournisseurs, les entreprises s’affranchissent de leur saisie et gagnent ainsi en efficacité et en productivité. Elles identifient plus rapidement les éventuels litiges, accélèrent les processus de validation et raccourcissent leurs délais de paiement. Les équipes comptables et financières disposent pour leur part d’une plus grande visibilité sur toutes les factures et savent précisément où elles en sont dans leur traitement, qui doit les valider et quelles sont les échéances.