Workflow

L'automatisation des workflows garantit une parfaite interaction entre documents, applications de gestion et utilisateur

Esker DeliveryWare dispose de scénarios prédéfinis, conçus à partir de modèles d'entreprise et qui permettent de gérer efficacement vos documents de gestion. Notre solution permet aux organisations d'optimiser leurs processus documentaires en offrant une visibilité totale sur l'ensemble de leurs processus et en leur permettant ainsi de se conformer aux règlementations financières.

Principales fonctionnalités du module de Workflow

Partie intégrante de la solution Esker DeliveryWare, le module de Workflow permet de gérer de bout en bout l'automatisation des processus documentaires. Le moteur de workflow peut mettre à jour automatiquement d'autres systèmes, générer des documents directement à partir d'applications, notifier des utilisateurs lorsqu'une intervention de leur part est requise, et enfin prendre des décisions à partir de critères définis dans une règle.

Un workflow automatisé n'est pas nécessairement exempt de toute intervention humaine. Le but ici est de réduire au maximum les points d'intervention manuelle en mettant en œuvre une méthode sans intervention de l'utilisateur sauf en cas de non respect de l'ensemble des critères défini au préalable. Ainsi les interventions humaines ne surviennent que pour traiter des exceptions.   

Le module workflow offre aux entreprises un contrôle total des processus suivants :

	L'approbation d'envoi de documents ajoute des étapes de validation au cours du traitement du document pour un partenaire particulier, une condition ou des informations données contenues dans le document, par exemple lorsque le montant total d'une commande dépasse une limite fixée à l'avance.			La gestion des exceptions permet de traiter des situations particulières, par exemple lorsque le montant sur une facture fournisseur ne correspond pas à celui du bon de commande correspondant.
	Le routage automatique du document vers l'utilisateur approprié pour validation, approbation ou lorsque des informations supplémentaires sont requises de la part de l'utilisateur pour poursuivre le processus de traitement.			Les rappels ou notifications automatiques à toute étape du workflow ou lors de l'exécution d'une condition particulière permettent de s'assurer qu'une tâche ne reste pas en attente au delà d'une période définie.
	La gestion des absences du bureau transfère automatiquement les tâches à une personne autorisée le cas échéant.			La gestion des profils et des droits d'utilisateur garantit une sécurité maximale.
	L'historique de validation assure l'enregistrement de l'ensemble des étapes du processus pour consultation ultérieure et en cas de contrôle.

Principe de fonctionnement

Interface utilisateur

Le Document Manager permet aux utilisateurs de valider et d'approuver les documents en fonction des besoins. A chaque intervention de l'utilisateur au sein du workflow, les éléments du workflow sont affichés sur des formulaires web accessibles à tout moment et n'importe où à partir d'une connexion internet.

Application

Chaque scénario de workflow est stocké dans le système sous forme de règles métier. Ces règles déterminent la manière dont chaque document est réceptionné, traité et livré. Par exemple, les factures entrantes sont capturées dans le système et après analyse de leur contenu, Esker DeliveryWare détermine quel workflow va leur être appliqué. Un workflow peut inclure des étapes d'intervention manuelle (validation et approbation), pour lesquelles l'utilisateur concerné sera alerté ou informé d'une action à effectuer.

Infrastructure

Le moteur de règles Esker DeliveryWare est au coeur des solutions de dématérialisation d'Esker. Cette technologie, éprouvée et brevetée, permet d'automatiser chaque étape du processus de diffusion de documents – accélérant ainsi l'implémentation de stratégies de communication d’entreprise et permettant de personnaliser les documents et de réaliser des mises en forme professionnelles.

Processus personnalisés

Esker DeliveryWare dispose de workflows prédéfinis qui gèrent l'ensemble des processus de gestion tels que le traitement des factures founisseurs, la prise de commande, la facturation électronique et la gestion des achats. Notre équipe de spécialistes est là pour vous aider à personnaliser un workflow pour qu'il puisse prendre en compte un processus documentaire spécifique à votre métier.

Bénéfices de l'automatisation des workflows

Le module de workflow d'Esker DeliveryWare offre aux organisations toute une série d'avantages, parmi lesquels la réduction des coûts d'exploitation et l'amélioration de la productivité et du service client. Les entreprises ayant choisi les outils d'automatisation de workflow bénéficient des avantages suivants :

	Une productivité et une compétitivité optimales grâce à un traitement des workflows en continu.			Un temps de réponse plus court et un meilleur service client, grâce à un traitement accéléré et une disponibilité totale de l'information.
	Une trésorerie optimale avec un cycle de traitement de factures client raccourci .			Une maîtrise des risques financiers et juridiques grâce à l'audit des processus et à une conservation des données sur plusieurs années.
	Une fiabilité et une cohérence des processus garantissant le respect des procédures.			Une transparence des workflows avec un suivi en continu des documents, l'identification des goulets d'étranglement et l'accélération de la prise de décision.
	Un historique complet de toutes les modifications effectuées par les utilisateurs, disponible à tout moment .			Une capacité d'adaptation rapide aux changements d'environnement métier ou aux besoins clients, offrant un avantage compétitif décisif.