La capture automatise la récupération des documents à partir de n’importe quelle source (fax, numérisation, impression) et sous tout type de format (TIFF, XML, PDF, IDOC, etc.). Au cours de cette étape il est possible de séparer, déplacer, améliorer ou convertir les documents afin qu’ils soient convenablement analysés lors de l’étape suivante.
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L’analyse de contenu extrait tout ou partie des informations contenues dans les documents capturés. Elle restitue ces données sous forme de structure XML jointe à l’image du document.
L’analyse de contenu fonctionne sur des documents structurés tels que des formulaires, ou elle peut également faire des recherches intelligentes dans des champs où qu’ils se trouvent sur le document. Cette fonctionnalité, appelée DDC,est surtout utilisée pour « lire » les bons de commandes et les factures.
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L'étape de validation est un workflow Web commun qui permet aux utilisateurs finaux de valider le contenu du document extrait au cours des étapes précédentes. La validation permet également d’ajouter des informations qui n’apparaissent pas sur le document, comme la comptabilité interne ou les codes TVA.
Grâce à l'étape de validation, les utilisateurs finaux peuvent améliorer, approuver ou rejeter les données ou les documents avant qu’ils ne soient envoyés en dehors de l’entreprise ou dans leur système ERP.
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L'étape de mise en forme peut transformer tous les documents et les données en documents professionnels et interactifs. Il est possible d’enrichir les données des applications ou les données brutes entrantes, pour y inclure des lignes de texte, des polices, des logos et des codes barres. Le service de mise en forme peut également convertir une structure de données ( XML) en un autre format déposé (IDOC).
Il est également possible de créer des diagrammes, des graphiques et des sous-calculs directement dans le document.
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L'étape de diffusion offre des mécanismes d’envoi flexibles et variés afin d’envoyer le document au bon destinataire.
Mécanismes d’envoi : impression, PDF, fax, services de courrier, e-mail, Web, XML, SMS et archives électroniques.
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