Les enjeux de la diffusion de documents

Malgré des années d’informatisation et d’automatisation des processus de gestion, 90 % des transactions d’entreprises s’achèvent encore brutalement sur une imprimante. Le papier est la pierre angulaire des processus de gestion : facturation, gestion des relances clients, des bulletins de paie et des communications marketing, etc. Mais il est aussi grand perdant au jeu de la productivité, de la fiabilité et du gain économique direct et indirect.

Les 5 principaux symptômes d'une production courrier non performante

Coût élevé par document
(production + affranchissement)

Taux élevé d'erreurs dans le traitement du courrier
Suivi insuffisant ou inexistant

Délais moyens de paiement trop élevés

Insatisfaction client

La complexité de la production courrier

	L’impression, source de gaspillage de temps et d’argent Des imprimantes monopolisées pendant plusieurs heures, voire plusieurs jours. Des changements de cartouche et des bourrages papier fréquents à gérer. Des coûts non négligeables d'investissement machine, de maintenance du parc de matériel et gestion lourde des stocks de papier et de toner.

	Les erreurs de mise sous pli et de mise sous enveloppe Choix de l'enveloppe en fonction du nombre de pages. Gestion des stocks d'enveloppes par taille. En mode manuel avec un nombre différent de pages à gérer, les risques d'erreurs de mélange de factures sont plus importants. Le pliage doit être précis afin de favoriser une insertion correcte dans l'enveloppe. Avec une machine de mise sous pli, l'investissement et la maintenance machine sont élevés.

	Une gestion complexe pour assurer une rentabilité des affranchissements En mode manuel, la gestion des stocks de timbres ainsi que le choix du timbre en fonction du poids de la lettre est très complexe. Avec une machine à affranchir, les coûts de location et de maintenance machine sont là aussi élevés.

	Les contraintes horaires de la remise en poste Avec de faibles volumes en fin de mois, une personne doit consacrer du temps pour se déplacer au guichet postal. Même avec une ramasse programmée, il est parfois difficile de tenir les délais.

Le cauchemar de la gestion d'une salle de courrier interne

Les salles de courrier internes représentent des actifs immobilisés qui n’apportent aucune valeur fondamentale à l’entreprise et imposent des traitements manuels intensifs tels que l’impression et la mise sous pli, sans parler des frais afférents à la maintenance du matériel et à l’achat de consommables.

D'innombrables heures sont passées à attendre près de la photocopieuse et l'imprimante à préparer des courriers à délivrer aux clients, fournisseurs et partenaires. Ces tâches n'offrent aucune valeur ajoutée et encombrent la productivité et les activités commerciales des entreprises.

Des coûts cachés

Des coûts sont cachés à chaque niveau du processus :

Papier et enveloppes
Achat et maintenance des équipements
Fournitures
Temps de préparation du courrier
Temps de retraitement

Un manque de flexibilité des routeurs

L'externalisation vers un routeur ne règle pas forcément les problèmes sous-jacents associés à l'envoi des documents de gestion par courrier postal. Cela peut même créer de nouveaux problèmes. Utiliser un routeur impose généralement aux entreprises de produire un nombre important de documents. Pour être rentable, les entreprises doivent donc d'attendre la fin du mois pour cumuler certains envois, limitant la réactivité et la visibilité.

Si votre entreprise est confrontée à l’un de ces enjeux, découvrez notre solution d'envoi de courriers.