Automatisation du processus de gestion des factures fournisseurs en environnement SAP
Esker DeliveryWare facilite l’intégration des meilleures pratiques en matière de gestion des factures fournisseurs à l’aide des solutions SAP. Grâce au module Factures fournisseurs, les clients SAP bénéficient de fonctionnalités de bout en bout pour la réception, la saisie et le suivi des factures fournisseurs entrantes, fonctionnalités qui comprennent l’automatisation de la capture, du rapprochement, de la publication, du workflow de validation, de la diffusion et l’établissement de rapports détaillés.
Fonctionnement du Module Factures fournisseurs
Les données issues desfactures reçues par fax sont capturées et analysées puis
mises à la disposition d’Esker DeliveryWare. Les
factures fournisseurs reçues au format papier sont
préalablement scannées. Les formats e-mail et EDI suivent le même processus.
Les factures sont automatiquement analysées pour
en extraire les données et les informations essentielles
(numéro de fournisseur, numéro de la facture,
numéro de la commande d’achat...). Si nécessaire,
l’utilisateur en interne est informé par e-mail qu’une
facture est en attente de validation.
A l’aide d'une interface web,
l’utilisateur valide la capture en visualisant
simultanément les données originales et celles
capturées. L’application vérifie automatiquement
que les numéros de fournisseur et de commande
d’achat existent bien dans SAP. Pour les factures
se rapportant à une commande d’achat, Esker
DeliveryWare peut effectuer un double contrôle
avec la commande d’achat, ou un triple contrôle
avec la commande d’achat et le bon de livraison.
Une fois les données validées, Esker DeliveryWare
poste automatiquement la facture dans SAP afin de
permettre la suite du processus.
Si la facture ne devait pas être postée pour une quelconque raison, il est possible de la laisser en attente jusqu’à ce que de plus amples informations soient données ou qu’elle soit approuvée. Cette facture comprend toutes les caractéristiques de l’originale. Grâce à Esker DeliveryWare, il est possible de créer la facture en gardant une certaine souplesse mais en définissant un bloc de paiement.
La facture et toutes les informations relatives sont
facilement disponibles pour la création de tableaux
de bord et d’analyses. Le workflow SAP diffuse
automatiquement le document à la personne
appropriée pour la poursuite du processus. Le
système permet la gestion automatisée des
exceptions telles que la maintenance des données
de référence, le changement d’affectation et
la re-soumission à une date ultérieure. Toutes les
données et les étapes de ce processus, depuis la
réception de la facture jusqu’à son enregistrement
et sa validation sont enregistrées et continuellement
mises à jour, créant ainsi un suivi et un contrôle
détaillés pour chaque transaction.
Fonctionnalités clés
Bénéfices
Esker DeliveryWare offre toutes les fonctionnalités nécessaires à l’automatisation complète du traitement des factures fournisseurs de l’ensemble des entreprises :
Automatisation de l'enregistrement des factures, de l'affectation des tâches et gestion des priorités
Suivi en temps réel des factures
Règles de traitement avancées
Procédures de gestion des exceptions : annulation de transaction, factures bloquées
Etape de vérification pour éviter les doublons de factures
Validation de la facture avec visualisation simultanée des données originales et des données capturées
Traçabilité des factures et de leurs statuts
Point central d'information de tous vos processus de traitement de factures au sein de votre entreprise
Rapports sur les temps et volumes de traitement, sur les factures en attente, les exceptions et les blocages, les échéances, les remises, ainsi que les paiements à date fixe
En supprimant les tâches manuelles à faible valeur ajoutée et en améliorant la visibilité, le module Factures Fournisseurs permet un retour sur investissement immédiat. Les utilisateurs SAP bénéficient d’un traitement entièrement optimisé pour une planification financière et une gestion de la chaîne d’approvisionnement efficaces ainsi que de solides relations avec les fournisseurs.
Economisez entre 40 et 60% sur les coûts de traitement des factures fournisseurs
Gagnez jusqu'à 65% de temps lors de la réception et de la saisie des factures fournisseurs
Bénéficiez de remises liées à la rapidité de vos paiements
Evitez tout retard de paiement ou paiement en double
Améliorez vos délais de réponse quant au statut d'une facture
Eliminez les erreurs redondantes de traitement des factures
Mesurez les coûts liés à vos fournisseurs et la performance de vos équipes
Accès rapide aux informations nécessaires aux rapports et aux analyses dans le but d’équilibrer les charges de travail et d’identifier les goulets d’étranglement
OCR
Associant la reconnaissance optique de caractères (OCR), la reconnaissance optique de marques (OMR), la reconnaissance de codes barres et la reconnaissance intelligente de caractères (ICR), le module Esker Image Recognition extrait des données d’une image contenue dans tout document scanné ou faxé.
Capture Dynamique de Documents
La fonctionnalité de capture dynamique de documents (DDC) facilite le traitement automatique de documents semi-structurés scannés ou sous format électronique, comme les factures, les bons de commande, les documents de livraison, etc.
Intégration
SAP
La suite de connectivité SAP allie quatre puissants éléments et offre ainsi plus de souplesse que n'importe quelle autre solution d'envoi de documents présente sur le marché SAP.
Moteur de règles métier
La suite de connectivité SAP allie quatre puissants éléments et offre ainsi plus de souplesse que n’importe quelle autre solution d’envoi de documents présente sur le marché SAP.
En savoir plus
Module Factures Fournisseurs Présentation de la solution Esker pour la gestion des factures fournisseurs.
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