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AUTOMATISEZ TOUTES LES ÉTAPES DE VOTRE PROCESSUS

Esker dématérialise votre processus de traitement des factures fournisseurs – depuis la réception de l’original de la facture à la création de l’écriture comptable. Toutes les étapes du processus sont ainsi simplifiées, optimisées et fiabilisées.


Réception
Extraction
Vérification & Traitement
Intégration & Archivage
Rapports
& Piste d'audit
Portail
fournisseurs

 

Réception

Qu’elles soient reçues localement ou centralisées, les factures fournisseurs sont scannées et immédiatement envoyées à Esker pour traitement.

Gérez facilement vos lots de factures

Il n’est pas nécessaire de séparer manuellement les factures. Esker permet le traitement de lots de factures en mettant à votre disposition un outil de découpage automatique qui détecte le début et la fin de chaque facture.
Pour des traitements spécifiques, l’interface graphique d’Esker vous permet de séparer les différentes factures en quelques clics seulement.

Traitement des factures électroniques signées

Avec Esker, les factures électroniques au format PDF signées et envoyées par vos fournisseurs sont conformes aux règlementations fiscales et toutes les vérifications requises sont effectuées. Vous êtes alerté en cas de problème avec le certificat électronique, et les résultats de la vérification sont archivés de manière sécurisée avec l’original de la facture pendant la durée légale d’archivage.

what's in it for you

Etape suivante

Extraction

La solution Esker trouve et extrait de la facture toutes les données clés puis crée la pièce correspondante dans l’ERP.

Réduisez le temps de traitement de vos factures.

L’outil de reconnaissance des données d’Esker permet de minimiser les interventions humaines, d’accélérer le temps de traitement et garantit l’exactitude et la sécurité des données extraites. L’outil permet ainsi une gestion efficace des ressources avec à la clé une diminution des retards de paiement et des remises paiement avant échéance.

Traitez vos factures avec une plus grande précision.

Le module de capture intelligente de données Esker fonctionne de pair avec la technologie de reconnaissance de caractères (OCR, ICR, reconnaissance de codes-barres) intégrée dans la solution et croise les données extraites avec vos bases de données existantes. Ce module décode les séquences de caractères en se basant sur la reconnaissance contextuelle, les mots-clés, la recherche approchée, le calcul des lignes d’articles, la validation automatique des données.

Le module Esker est capable de traiter des factures unitaires ou multi-pages et des factures multi-langues (support complet des langues DBCS) avec la capacité de lire et de traiter plus de 120 langues (par exemple : le chinois, le japonais, le coréen, le russe, etc.).

Etape suivante

Vérification & Traitement

Esker vous fournit les outils nécessaires pour traiter des factures avec ou sans commande d’achat et pour gérer le bon à payer, tout en se conformant aux exigences légales. Dans certains cas, des processus entièrement automatisés (sans intervention humaine) peuvent être mis en place dans la mesure où les contrôles automatiques sont passés avec succès.

Accélérez la vérification des factures non liées à des bons de commande.

Grâce aux masques d’imputations, votre équipe comptabilité fournisseurs peut rapidement traiter les factures sans bon de commande. Lorsqu’ils vérifient les factures, vos responsables Comptabilité Fournisseurs peuvent facilement enregistrer l’imputation courante comme modèle, qui peut ensuite être réutilisé pour traiter les factures à venir. L’utilisation de ces modèles permet d’éviter aux utilisateurs de ventiler manuellement une facture sur plusieurs comptes généraux et/ou centres de coûts, économisant ainsi un temps précieux.

Accélérez votre processus de validation.

En fonction des critères que vous aurez définis (nom du fournisseur, seuil de montant total, centre de coût, etc.), la facture est envoyée automatiquement dans un circuit de validation prédéterminé. Les valideurs reçoivent un e-mail contenant un lien sur lequel ils peuvent cliquer pour accéder à l’interface de validation où les factures peuvent rapidement être approuvées, rejetées ou encore mises en attente.

Ajoutez des documents à tout moment.

Tout au long du processus, chaque utilisateur a la possibilité, lorsqu’il valide ou rejette une facture, d’ajouter les documents annexes qu’il jugera utile de joindre au dossier. Ces documents resteront associés à l’image de la facture originale pour un accès ultérieur, dans le cadre d’un audit par exemple.

Rapprochement des factures associées à un bon de commande.

Lorsqu’une facture associée à un bon de commande est reçue, le module Esker vérifie automatiquement que cette dernière correspond bien au bon de commande et au bon de livraison. En cas d’écart constaté sur les quantités ou les tarifs, la facture est automatiquement envoyée pour révision à la personne concernée : l’exception est ainsi traitée correctement et dans un délai raisonnable. Les clients bénéficient de la gestion automatisée des exceptions grâces aux règles standards de la solution Esker. L’interface de création de modélisation des flux de gestion permet de facilement et rapidement modifier ou mettre en place de nouveaux circuits. Les administrateurs sélectionnent simplement les critères et conditions déclencheurs, les étapes du processus et les utilisateurs concernés via des listes déroulantes.

Traitement automatisé, sans intervention humaine.

La solution peut être configurée pour traiter les factures fournisseurs de bout en bout sans nécessiter d’intervention humaine. Lorsque la facture correspond aux conditions négociées avec le fournisseur, au bon de commande et à la livraison, elle est traitée de manière complètement automatique.

Etape suivante

Intégration

La solution Esker s’intègre avec les principaux ERP du marché, vous permettant d’apporter de la valeur ajoutée à votre investissement ERP et d’optimiser le traitement de vos factures fournisseurs.

Visibilité et efficacité du processus inégalées

Grâce à ses intégrations avec les solutions SAP, Microsoft Dynamics NAV et Oracle® JD Edwards™ EnterpriseOne et E-Business Suite, Esker permet aux entreprises d’être encore plus efficaces et productives tout au long du processus de traitement de leurs factures fournisseurs.

Les données des factures et des fournisseurs sont automatiquement synchronisées afin d’optimiser tout le processus. Les factures avec ou sans bon de commande entrent dans des circuits de validation puis sont automatiquement archivées sur un portail web et reliées à l’ERP où elles sont accessibles aussi longtemps que nécessaire.

Si vous souhaitez améliorer votre processus de traitement des factures fournisseurs, opter pour une solution de dématérialisation intégrée à votre ERP peut vous permettre non seulement d’optimiser chaque étape de votre processus, mais également de propulser votre activité à un niveau de maturité et de modernisation plus avancé.

Bénéfices de l’intégration:

  • Circuit de validation indépendant de l’ERP, parfaitement adapté à des implémentations multi-ERP
  • Solution préconfigurée sur la base de bonnes pratiques
  • Mise en œuvre et déploiement rapides
  • Intégration testée et fiable
  • Lien vers le document original et les informations de traitement dans l’ERP
  • Audit complet de l’intégration de la facture
  • Valeur ajoutée des investissements technologiques en cours

 

 

 

Archivage

Les données de la facture sont intégrées dans le système ERP et une copie de l’original est attachée et est accessible par n’importe quel utilisateur autorisé.

Des copies de vos factures sont archivées en toute sécurité.

Les factures peuvent être archivées en toute sécurité grâce à l’infrastructure Esker qui s’appuie sur des politiques de connexion sécurisée. Une copie de votre archive est disponible et vous pouvez également demander une copie au format numérique.

Accédez facilement aux originaux de vos factures si nécessaire.

Des copies électroniques de vos factures sont conservées aussi longtemps que nécessaire et peuvent être partagées à travers les services directement depuis l’application web Esker, mettant fin au va-et-vient de papier entre les bureaux. L’archivage électronique rend les factures accessibles à toute personne autorisée à tout moment et depuis n’importe où aussi longtemps que nécessaire.

Pour accéder au bon document, vous n’avez qu’à entrer un ou plusieurs critères de recherche dans l’interface web Esker. En utilisant le moteur de recherche multi-critères, vos équipes peuvent sélectionner des champs afin de trouver la facture fournisseur dont elles ont besoin. En associant plusieurs champs (nom du fournisseur, date de facture, devise de la facture), elles peuvent limiter la recherche.

Si vous consultez régulièrement des listes de factures fournisseurs, utilisez les vues prédéfinies disponibles depuis l’interface web. Vous pouvez aussi créer facilement, en quelques clics, vos propres vues et les rendre accessible aux autres.

Etape suivante

Rapports & Piste d'audit

Les factures sont visibles et traçables à chaque étape du traitement, vous permettant ainsi de générer des rapports afin de contrôler et mesurer l’efficacité de votre processus.

Gardez un œil sur votre activité.

Les tableaux de bord Esker permettent à tous les utilisateurs d’accéder aux informations nécessaires à leurs tâches quotidiennes, de mesurer leurs performances, de détecter les incidents et identifier les opportunités dès leur apparition. Chaque action devient ainsi plus pertinente et plus stratégique.

Les utilisateurs peuvent trouver facilement et à tout moment les informations dont ils ont besoin. Les indicateurs de performance et tableaux de bord préconçus et livrés avec la solution éliminent toute difficulté de mise en œuvre par les équipes informatiques. Créés à partir des pratiques de référence et des normes du secteur, ces indicateurs clés-en-main répondent parfaitement aux besoins des utilisateurs de la solution.

Vous avez besoin d’autres indicateurs, plus spécifiques ? Esker vous facilite la tâche : grâce à une interface facile d’utilisation, vous pouvez supprimer, éditer ou ajouter des indicateurs à vos tableaux de bord et choisir ce que vous souhaitez afficher pour chaque utilisateur ou profils.


Des tableaux de bord
adaptés à chaque utilisateur
 
  • Directeurs financiers
  • Vue d’ensemble des dépenses de l’entreprise
  • Flux de trésorerie
  • KPI du traitement des factures fournisseurs
  • Délais de paiement
  • Responsables Comptabilité Fournisseurs
  • Visibilité sur les dépenses
  • Dépenses par catégorie, volume et fournisseurs
  • Rapport de provisions à passer
  • KPIs du règlement des factures
  • Efficacité du processus
  • Responsables de centres de coûts / Responsable de service
  • Demandes en attente d’approbation
  • Contrôle et prévisions budgétaires
  • Analyse et évolution des dépenses

Mesurez l’efficacité, trouvez des solutions à vos problèmes et anticipez avec précision.

Vous pouvez générer ou programmer des rapports afin de voir combien de factures sont en attente de traitement et à quel montant de liquidités elles correspondent. Des rapports prêts à l’emploi (factures en attente de validation, aperçu des factures par statut, nombre de factures traitées par les salariés à temps plein…) peuvent être générés depuis l’interface web, avec également l’option de créer vos propres rapports.

Vous pouvez également transmettre automatiquement un reporting régulier à vos responsables. Vous n’avez qu’à définir certains éléments : la date, la fréquence et les destinataires de l’e-mail automatique de reporting.

 








Soyez en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley.

Esker garde une piste d’audit complète de chaque point d’entrée manuel pendant le traitement de la facture, vous donnant les informations sur "qui a fait quoi, quand et où", avec la possibilité de contrôler si oui ou non les vérifications et validations appropriées ont eu lieu.

Un historique des modifications vous aide à identifier rapidement l’utilisateur qui a modifié une commande si des questions sur les changements surviennent. Un enregistrement des modifications de données de factures par tous les utilisateurs est gardé. Aucun changement ne peut être fait sans laisser de trace.

 

 

Suivez toutes vos factures et améliorez la satisfaction de vos fournisseurs.

Dans la mesure où toutes les factures sont visibles dès qu’elles arrivent, et qu’elles sont suivies depuis leur réception jusqu’à la mise au paiement, vous pouvez répondre immédiatement aux appels de vos fournisseurs concernant le statut du paiement.

 


Portail fournisseurs

Optimisez la relation clients / fournisseurs grâce à un espace de travail collaboratif
et facile à prendre en main


Processus simplifié pour vos fournisseurs
Une mise en place simple

La mise en place et la gestion des fournisseurs est simple :
téléchargez manuellement vos listes de contacts à partir de
votre application ERP ou planifiez des transferts de fichiers pour
mettre à jour automatiquement votre liste de fournisseurs.

Des messages d’accueil prédéfinis

Avec les modèles de notification prédéfinis, vos
fournisseurs sont invités à se connecter au portail
fournisseur d'Esker et peuvent commencer à échanger
avec vos équipes des informations relatives à leurs factures.

Personnalisation du portail fournisseurs

Adaptez votre portail pour qu’il reflète votre charte graphique !
Personnalisez facilement l’application Esker avec vos propres
couleurs et logo pour aider vos fournisseurs à mieux identifier
votre entreprise.



Conformité des factures électroniques à l’international

Esker propose aux fournisseurs un large choix de méthodes de soumission des factures électroniques pour les aider à automatiser le traitement de leurs factures clients
quels que soient leurs systèmes de gestion, procédures, ou règles. Les PDFs signés envoyés par e-mail sont vérifiés dès leur réception.
La gestion des factures fournisseurs est ainsi conformes aux règlementations de plus de 50 pays.
Résolution rapide des litiges
Une communication instantanée

Vous et vos fournisseurs pouvez échanger des
informations et discuter directement via le portail afin de
corriger rapidement toute anomalie. Vous êtes mieux
placé pour payer vos factures à temps ou même avant
la date d’échéance, ce qui peut vous donner droit à des
remises pour paiement anticipé.

Un suivi des conversations

Les informations partagées sont stockées avec la
facture afin que les deux parties puissent toujours s’y
reporter en cas de besoin.




Réduction du nombre d’appels sur le statut des factures
Des tableaux de bord pour vos fournisseurs

Avec un accès en libre-service aux statuts de leurs
factures, les fournisseurs n’ont plus besoin d'appeler
vos équipes pour savoir si leur facture a été reçue ou
quand ils seront payés.

Plus de temps pour votre équipe Comptabilité Fournisseurs
Vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à
plus forte valeur ajoutée plutôt que de courir après des
approbations de paiement ou de répondre à des appels
et des e-mails de vos fournisseurs.

Moins de papier grâce aux factures électroniques
Téléchargement des factures sur le portail
Les fournisseurs peuvent soumettre leurs factures et
les documents associés par voie électronique
directement via le portail.
Traitement automatique
Les factures électroniques sont automatiquement
mises en attente de vérification et de traitement,
éliminant tout besoin de saisir les données de
facturation manuellement.
Cela signifie moins de manipulation de papier, des
paiements plus rapides et une réduction du BFR.


Donner libre accès
à vos fournisseurs
peut libérer 30% du temps
de vos équipes.





Le traitement électronique et automatisé des factures
permet aux entreprises de réaliser 60 à 80%*
d’économies par rapport aux modèles traditionnels.

*(Rapport Billentis 2015 sur la facturation électronique)

Télécharger





VOTRE PROJET. VOTRE MÉTHODE.

Mettez en œuvre la solution Esker en suivant la méthode que vous préférez : en mode licence dans le cadre d’une stratégie de dématérialisation large ou dans le cloud grâce à notre modèle SaaS. Toutes les fonctionnalités sont regroupées au sein d’une plateforme unique, permettant un interfaçage et un support minimaux.



Dans le cloud

Bénéficiez d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs en mode SaaS avec Esker on Demand. Nécessitant uniquement une connexion Internet et un navigateur web (aucun matériel, logiciel ou investissement additionnel n’est requis), la plateforme à la demande est spécialement conçue pour vous éviter des cycles de déploiement longs. Des intégrations préétablies peuvent régler rapidement 80% à 90% des problèmes typiques de traitement des factures.


Mode licence

Esker DeliveryWare facilite l’intégration d’une solution de traitement des factures avec les principaux ERP. Les spécialistes de la comptabilité fournisseurs bénéficient de fonctionnalités complètes pour recevoir, enregistrer et suivre les factures fournisseurs. Ces fonctionnalités comprennent la capture et l’envoi automatiques, le routage pour la gestion des exceptions et le reporting détaillé.

Bénéfices d’Esker on Demand:

  • Mise en production rapide
  • Disponibilité 24h/24, 7j/7
  • Flexibilité immédiate
  • Risque faible
  • Accès facile depuis n’importe où
  • Paiement en fonction de l’utilisation

Fonctionnalités clés d’Esker DeliveryWare :

  • Intégration automatique des détails de facture dans votre système ERP
  • Piste d’audit de l’historique du processus
  • Statut de la facture disponible en temps réel
  • Contrôle de la gestion des exceptions
  • Validation des factures et vérification des doublons de factures
  • Rapports sur le temps de traitement, les factures en attente et plus encore

 


MÉthodologIE AGILE

L'adoption par Esker de la méthode agile assure à votre entreprise une valeur ajoutée maximale à chaque étape déployée de la solution. En savoir plus sur les avantages et bénéfices clients.

 




 

Découvrez les bénéfices que retirent nos clients de l’utilisation des solutions Esker.

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