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DÉMATÉRIALISEZ CHAQUE ÉTAPE DU TRAITEMENT DE VOS FACTURES

Esker dématérialise intégralement l’envoi et l’archivage de vos factures selon les préférences de vos clients et quel que soit le média d’envoi des factures : courrier, e-mail, EDI et/ou publication sur un portail web.


Validation et transmission
Extraction et mise en page
Diffusion
Paiement
Suivi et Rapports
Archivage
Portail Clients

 

Validation et transmission

Une fois votre facture client validée dans l’application ERP ou de facturation, elle est transmise rapidement et en toute sécurité à Esker pour être traitée.

Bénéficiez d’une intégration totale avec votre ERP

Les factures sont facilement intégrées à votre application de facturation, en toute transparence, et sont transmises en temps réel dès leur création.

Gérez tous vos documents de facturation clients

D’autres documents liés à la facturation client (par exemple, les lettres de recouvrement et les états financiers) peuvent également être transmis à Esker pour être rapidement traités et envoyés.

Étape suivante

Extraction et mise en page

Les données de la facture sont automatiquement extraites, tandis que la facture est convertie dans le format de diffusion préféré de votre client (PDF, XML, etc.).

Retrouvez facilement vos factures grâce à l’extraction de données

En utilisant les données extraites, les factures peuvent facilement être retrouvées/consultées dans les archives (par nom de client, numéro de facture, etc.). Si une facture doit être remise au format XML, les données de factures sont mises en forme au format approprié (UBL, EDIFACT, etc.).

Personnalisez la mise en page de vos factures

Vos factures peuvent être mises en forme avec l’ajout de Conditions Générales de Vente (CGV), des en-têtes et logos de votre entreprise pour les différentes entités de votre entreprise.

Étape suivante

Diffusion

Les factures sont remises aux clients en fonction de leurs préférences. Grâce au portail web, la communication avec vos clients est optimisée. Ils peuvent choisir leur mode d’envoi des factures et changer leur format de réception s’ils le souhaitent.

Diffusez vos factures par voie postale

Les Services Courrier Esker font partie intégrante de la solution de dématérialisation des factures clients. Depuis toute application, les factures papier sont soumises électroniquement et directement à un centre de production courrier Esker où elles sont imprimées, mises sous plis et remises aux services postaux locaux dans les 24h suivant leur transmission. Les factures étant produites et diffusées en temps réel, elles ont plus de chance d’être payées rapidement. En savoir plus.

Diffusez vos factures par voie électronique

Les factures électroniques sont diffusées par e-mail soit en pièce jointe, soit via un lien vers le portail web sur lequel les factures électroniques sont publiées, ou par EDI lorsque vos clients le demandent.

E-mail, EDI et portail web

Esker s’adapte à vos besoins en traitant vos factures électroniques et en les rendant disponibles pour vos clients selon leurs préférences : tout type de format (PDF, XML, etc.), via tout média électronique (e-mail, portail web ou EDI) et en s’intégrant aux applications de gestion des factures fournisseurs déjà en place chez vos clients. Esker facilite le passage à la facturation électronique grâce à sa capacité d’interopérabilité avec d’autres fournisseurs.

Le portail web offre de nombreux avantages : les factures électroniques sont immédiatement disponibles pour vous et vos clients, vous pouvez accéder de manière sécurisée à vos factures respectives (en cours ou archivées) et les consulter. Vos clients peuvent également sélectionner leur format de facture préféré via le portail web.

Gagnez en sérénité sur la conformité réglementaire de vos factures

Les factures électroniques sont traitées en conformité avec toutes les réglementations internationales (sur la signature électronique, l’EDI, le suivi et le reporting pour les pistes de d’audit, l’archivage électronique, etc.). En partenariat avec Trustweaver, Esker applique les signatures électroniques, l’horodatage et les vérifications appropriées pour assurer une conformité réglementaire dans plus de 50 pays.

En savoir plus sur les obligations de facturation électronique à destination des administrations publiques en France

Étape suivante

Paiement

Vos clients peuvent facilement payer n’importe quelle facture directement depuis le portail web entièrement sécurisé, et plusieurs possibilités de paiement s’offrent à eux : cartes de crédit, virements, etc. Une fois la facture payée, les détails de la transaction sont disponibles et peuvent être mis à jour au sein de votre ERP ou de votre application de gestion.

Une fois que les clients ont indiqué leur préférence pour le paiement en ligne, ils sont invités à entrer toutes les informations relatives à la transaction (par exemple numéro de carte de crédit, IBAN, etc), qui seront ensuite transmises de manière sécurisée au partenaire de paiement d’Esker. La facture est alors marquée comme "payée" sur le portail web, et votre application de gestion peut-être mise à jour. Le partenaire de paiement d'Esker déposera ensuite les sommes versées sur votre compte bancaire. Les devises internationales et les spécificités de paiement locales sont acceptées.

Paiement sécurisé

Esker et son partenaire de paiement vous garantissent le plus haut niveau d’intégrité, de sécurité et d’authenticité pour toute facture durant chaque transmission et transaction. La conformité au Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS) permet une protection contre l’exploitation des données bancaires et améliore la prévention des fraudes.

Avantages d’un paiement en ligne

Les paiements en ligne permettent à votre entreprise de réduire son DSO, de collecter du cash plus rapidement en fournissant la possibilité de payer par carte bancaire. Les personnes qui étaient au préalable dédiées au recouvrement peuvent être libérées de cette tâche car vos clients sont autonomes quant au règlement de leurs factures. De plus, en fournissant à vos clients plusieurs possibilités de paiement, vous améliorez votre service clients ainsi que leur satisfaction.

Etape suivante

Suivi et Consultation

Toutes les factures peuvent être facilement suivies et consultées en ligne à tout moment.

Gardez un œil sur votre activité.

Les tableaux de bord Esker permettent à tous les utilisateurs d’accéder aux informations nécessaires à leurs tâches quotidiennes, de mesurer leurs performances, de détecter les incidents et identifier les opportunités dès leur apparition. Chaque action devient ainsi plus pertinente et plus stratégique.

Les utilisateurs peuvent trouver facilement et à tout moment les informations dont ils ont besoin. Les indicateurs de performance et tableaux de bord préconçus et livrés avec la solution éliminent toute difficulté de mise en œuvre par les équipes informatiques. Créés à partir des pratiques de référence et des normes du secteur, ces indicateurs clés-en-main répondent parfaitement aux besoins des utilisateurs de la solution.

Vous avez besoin d’autres indicateurs, plus spécifiques ? Esker vous facilite la tâche : grâce à une interface facile d’utilisation, vous pouvez supprimer, éditer ou ajouter des indicateurs à vos tableaux de bord et choisir ce que vous souhaitez afficher pour chaque utilisateur ou profil.

Etape suivante

 

 

Contrôlez votre activité quotidienne grâce à des données en temps réel.

Suivi de votre activité :
Sachez à tout moment combien de factures restent à valider et combien ont été payées.
Visibilité sur vos factures non envoyées :
Soyez certain que vos factures arrivent à destination en corrigeant l’adresse e-mail et l’adresse postale.

 

 

 

 

 

Suivez vos factures en temps réel.

Surveillez la progression de toutes vos factures envoyées depuis le portail web. Grâce au suivi et aux rapports en temps réel 24h/24 et 7j/7, vous pouvez suivre toutes vos factures envoyées et plus particulièrement celles archivées électroniquement .

Chaque facture est suivie grâce à un identifiant unique : des codes-barres pour les factures papier et des confirmations de lecture pour les factures électroniques sont ajoutés sur chaque page et vous assurent la traçabilité et l’intégrité des processus.

 

Mesurez le taux d’adoption de factures électroniques

Suivez de près le passage à la facturation électronique de vos clients grâce à des rapports complets et détaillés.

Une meilleure visibilité vous aide à présenter clairement les résultats à vos équipes et à mettre en place des améliorations si nécessaire.

 

Archivage

Les factures sont archivées de 2 mois à 11 ans et sont disponibles en ligne 24h/24, 7j/7

Archivez vos factures envoyées en toute sécurité

Les factures envoyées (vos exemplaires et ceux de vos clients) peuvent être archivées dans une infrastructure dédiée, sécurisée et accessible en ligne au personnel autorisé (l’accès est sécurisé par des politiques de sécurité de connexion avancées). Les exemplaires archivés des factures sont toujours disponibles pour vous et vos clients (sur un portail web). Un exemplaire de sauvegarde sur support numérique peut aussi être fourni.

Archivage conforme

Esker propose un archivage conforme à la fois aux directives européennes sur la facturation électronique et à des cadres réglementaires tels que les normes Sarbanes-Oxley. Votre exemplaire original fournisseur et la facture originale de votre client sont stockées dans deux endroits séparés et sécurisés. La sécurité de l’information est assurée grâce à la duplication de l’information dans trois sites indépendants.

Récupérez vos factures même des années plus tard

En cas de conflit avec un client ou les autorités fiscales, même des années après le traitement et la distribution d’une facture, vous pouvez rapidement consulter et récupérer la facture originale en tant que preuve.


Portail Clients

Optimisez la relation clients-fournisseurs grâce à un espace de travail
collaboratif et facile à prendre en main



Processus simplifié pour vos clients
Des messages prédéfinis d’accueil vers votre portail
Vos clients sont invités à se connecter à votre portail clients. Esker vous fournit des modèles de notification e-mail ainsi qu’une lettre à joindre à vos factures papier.
Passage à la facturation électronique
En encourageant vos clients à se connecter au portail, vous faciliterez la collecte des adresses e-mails ainsi que l’obtention de l’accord de vos clients pour passer à la facturation électronique.
Personnalisation du portail clients
Personnalisez le portail clients avec votre logo et votre charte graphique, pour que vos utilisateurs reconnaissent facilement l'identité de votre entreprise. Cela leur permettra d'adopter plus facilement le portail et les encouragera à passer à la facturation électronique.

 


Résolution rapide des litiges
Communication instantanée
Échangez facilement des informations avec vos clients et conversez directement via le portail afin de répondre à leurs questions concernant leurs factures et corriger rapidement toute anomalie.
Suivi des conversations
Les informations échangées sur le portail sont archivées avec la facture afin que les deux parties puissent toujours s’y reporter en cas de besoin.
Visibilité sur les factures contestées
Vous et vos clients avez la possibilité d’enregistrer le motif de contestation d’une facture et d’avoir de la visibilité sur les factures contestées via le portail client.

 

 





Simplicité et démarche environnementale
Libre accès aux factures

Vous et vos clients pouvez accéder aux factures et aux documents qui y sont rattachés directement sur le portail 24h/24, 7j/7.

Archivage électronique

Toutes les factures envoyées (les vôtres et celles de vos clients) sont archivées électroniquement sur le portail et accessibles à toute personne autorisée ou aux auditeurs financiers.

Les factures électroniques sont archivées conformément aux directives européennes et aux cadres légaux français — vos factures et celles de vos clients sont archivées à un emplacement séparé et sûr, accessible uniquement via une infrastructure et un portail sécurisé.

 


Votre projet dans le cloud

Implémentez la solution Esker dans le cloud en utilisant le modèle SaaS.Accédez à toutes les fonctionnalités dans une seule et même plateforme, réduisant ainsi l’interfaçage et le support.


Bénéficiez d’une solution de dématérialisation de vos factures clients en tant que service à la demande avec Esker on Demand. Ne nécessitant rien d’autre qu’une connexion Internet et d’un navigateur Internet (ie, par de matériel supplémentaire, ni d’investissements en logiciel ou maintenance), la plate-forme on-demand vous permet d’éviter les longs cycles de déploiement.


Les bénéfices d’Esker on Demand :
  • Lancement de projet rapide
  • Disponibilité 24h/24, 7j/7
  • Evolutivité permanente
  • Risque réduit
  • Simple accès depuis n’importe où
  • Paiement à la consommation


METHODOLOGIE AGILE

Esker a adopté la méthodologie agile et cela assure à nos clients de retirer le meilleur de chaque phase de livraison du projet dans un délai le plus court possible.

 




 

Découvrez les bénéfices métier particuliers que la dématérialisation peut vous procurer.

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