France Trouvez nous Connexion  
0811 651 241
Coût d'un appel local

   

AUTOMATISEZ CHAQUE PHASE DE VOTRE PROCESSUS

Esker vous libère des contraintes du traitement traditionnel des commandes en supprimant virtuellement tous les points de contact manuels. Grâce à ses fonctionnalités d’automatisation avancées et en ne reposant pas sur des modèles prédéfinis, chaque commande est complètement électronique, hautement sécurisée et totalement visible pendant tout son cycle de vie.


Recevoir
Extraire
Vérifier
Approuver
Archiver
Rapports
& Piste d'audit
Portail
clients

 

Recevoir

Les commandes clients reçues à l'Administration des Ventes ou au sein du Service Clients sont automatiquement remises au chargé de commande concerné en fonction des informations clés de la commande, dont le nom de l’entreprise, le canal de distribution, la ligne de produit, la localisation géographique et plus encore.

Combinez des processus multi-canaux et multi-formats en un processus unique.

Indépendamment du media de réception de commande (e-mail, fax, EDI, papier ou portail clients), Esker peut recevoir et capturer instantanément les documents clients et les transmettre immédiatement pour traitement au bon chargé de commande. Les étapes suivantes se déroulent à chaque fois de la même manière, augmentant le contrôle et la flexibilité.

Remettez les commandes à la bonne personne sans attendre.

Les commandes sont automatiquement remises à la personne appropriée pour un traitement en temps voulu, mettant fin aux commandes en attente près des machines fax ou dans les boîtes de réception d’e-mails.

Assurez-vous que les commandes urgentes soient traitées en priorité.

Un mécanisme de détection des mots-clés permet aux membres du Service Clients ou de l'Administration des Ventes de prioriser certaines commandes        (ex : « urgent » ou « prioritaire ») et de les afficher dans la file d’attente des urgences. De cette manière, les commandes urgentes peuvent être traitées en premier avant de passer à des commandes moins critiques, vous permettant de respecter vos engagements clients.

Etape suivante

Extraire

À partir du document reçu, la solution trouve et extrait toutes les données pertinentes contenues dans le bon de commande et crée la commande client correspondante dans le système ERP.

Réduisez le temps de traitement de vos commandes clients.

Profitez des outils d’analyse de données d’Esker pour minimiser l’intervention humaine, accélérer le traitement et, plus important, fournir une plus grande précision et sécurité dans le traitement des commandes. Une gestion plus efficace des ressources permet de traiter toutes les commandes reçues avant la date limite, sans que les commandes en cours ne s’accumulent d’un jour à l’autre.

Réceptionnez et traitez vos commandes plus vite et avec plus de précision.

Fonctionnant de pair avec des technologies intégrées de reconnaissance de caractères (OCR, ICR, reconnaissance de code-barres) et la comparaison avec vos bases de données existantes, le module de capture des données Esker décode les séquences de caractères en s’appuyant sur une reconnaissance basée sur le contexte, les mots-clés, la recherche approximative, le calcul et la validation automatique.

L’intelligence artificielle s’assure que les bonnes références sont utilisées, les commandes envoyées au bon endroit et que toutes les informations requises sont capturées correctement pour prévoir un envoi le plus tôt possible.

Etape suivante

Vérifier

Esker détecte automatiquement les données telles que les quantités, le conditionnement, l’adresse d’expédition ou les conditions générales de vente de la commande. Le chargé de commande doit seulement vérifier que l’information extraite est exacte ou, si nécessaire, compléter ce qui manque..

Accélérez l’enregistrement de vos commandes clients.

Des vérifications automatiques permettent de s’assurer que les commandes peuvent être traitées dès que possible, accélérant le travail des opérateurs. Le système vérifie que les quantités commandées sont valides pour le matériel concerné, que le client est autorisé à commander des biens ou services spécifiques, que les conditions tarifaires sont correctes, que la date requise s’inscrit dans un délai raisonnable, et plus encore.

Préparez vos commandes à l’expédition en quelques clics.

Une fois les vérifications automatiques effectuées, les données de la commande sont automatiquement intégrées à votre système de gestion des commandes et sont prêtes pour planification et expédition.

Etape suivante

Approuver

Lorsque des exceptions se présentent ou que des approbations sont nécessaires, la commande intègre automatiquement un workflow pour que l’exception soit relevée, sans délai supplémentaire de traitement pour cette commande en particulier.

Mettez rapidement de côté les exceptions.

Le moteur de workflow flexible intégré vous permet d’obtenir rapidement l’autorisation d’un responsable, ou l’approbation d’un commercial en cas de désaccord sur le prix, de conditions ou réductions exceptionnelles, assurant ainsi le traitement et l’expédition des commandes sans délai..

Informez vos clients en temps réel.

Permettez à vos clients de suivre la progression de leurs commandes en paramétrant des notifications clients automatiques pendant les phases-clés du processus. Les clients n’auront plus besoin d’appeler le service de gestion des commandes pour en vérifier leur statut, et vos équipes pourront ainsi se concentrer sur le traitement des commandes plutôt que sur les appels entrants.

Etape suivante

Archiver

Si votre entreprise dispose d’un environnement multi-ERP suite à une fusion ou acquisition, vous pouvez facilement créer des commandes dans tous vos systèmes ERP et garder une visibilité sur l’intégralité de vos commandes.

Intégrez votre solution avec tous vos ERP.

Si votre entreprise dispose d’un environnement multi-ERP suite à une fusion ou acquisition, vous pouvez facilement créer des commandes dans tous vos systèmes ERP et garder une visibilité totale sur toutes vos commandes.

Conservez vos exemplaires de commandes en lieu sûr.

Stockez vos commandes en toute sécurité grâce aux politiques de sécurité de connexion avancées de l’infrastructure Esker. Une sauvegarde de vos archives est disponible et vous pouvez également demander un exemplaire sur support numérique.

Accédez aux originaux de commandes dès que vous en avez besoin.

Les exemplaires électroniques des commandes sont gardés aussi longtemps que nécessaire et peuvent être partagés entre différents départements directement depuis l’application web Esker. L’archivage électronique permet aux commandes d’être disponibles à tout moment et accessibles par tout le personnel autorisé depuis n’importe quel endroit et aussi longtemps que vous le souhaitez. Vous ne cherchez plus vos documents papier d’un bureau à l’autre, vous ne cherchez plus dans des classeurs : vous ne perdez plus de temps.

De plus, grâce à un moteur de recherche multicritères, vous pouvez combiner plusieurs champs (nom du client, date, devise) pour trouver la commande client dont vous avez besoin.

Etape suivante

Rapports & Piste d'audit

Les commandes sont visibles à chaque étape du processus afin que vous puissiez toujours savoir où elles se trouvent, et pour vous permettre de créer des rapports pour contrôler et mesurer l’efficacité du processus.

Gardez un œil sur votre activité.

Les tableaux de bord Esker permettent à tous les utilisateurs d’accéder aux informations nécessaires à leurs tâches quotidiennes, de mesurer leurs performances, de détecter les incidents et identifier les opportunités dès leur apparition. Chaque action devient ainsi plus pertinente et plus stratégique.

Les utilisateurs peuvent trouver facilement et à tout moment les informations dont ils ont besoin. Les indicateurs de performance et tableaux de bord préconçus et livrés avec la solution éliminent toute difficulté de mise en œuvre par les équipes informatiques. Créés à partir des pratiques de référence et des normes du secteur, ces indicateurs clés-en-main répondent parfaitement aux besoins des utilisateurs de la solution.

Vous avez besoin d’autres indicateurs, plus spécifiques ? Esker vous facilite la tâche : grâce à une interface facile d’utilisation, vous pouvez supprimer, éditer ou ajouter des indicateurs à vos tableaux de bord et choisir ce que vous souhaitez afficher pour chaque utilisateur ou profils.

 

 

Contrôlez votre activité quotidienne grâce à des données en temps réel.

Suivi de votre activité :
Vous pouvez connaître à tout moment combien de commandes ont été validées et combien restent à valider.
Gestion des commandes urgentes :
Un indicateur spécifique est mis à jour automatiquement dès l’arrivée d’une commande urgente – vous ne pourrez plus passer à côté !
Gestion des équipes :
Adaptez vos équipes en fonction de la charge de travail quotidienne et évitez qu’elles ne soient submergés de travail et que vos commandes restent trop longtemps en attente.

 

Mesurez votre performance à long terme et affinez vos prévisions.

Traitement efficace des commandes :
déterminez pourquoi le traitement des commandes prend du temps. Est-ce la réception des commandes ou leur publication dans l’ERP qui ralentit le processus ? Identifiez vos points faibles pour prendre les bonnes décisions.
Gestion des ressources :
Y-a-t-il besoin d’employés supplémentaires pour gérer les commandes ? Evaluez efficacement la capacité de travail et les besoins de votre équipe et adaptez vos effectifs.
Aperçu des performances :
Comment se porte mon entreprise? Où en sont mes ventes cette année ? Bénéficiez de rapports comptables précis pour analyser votre activité commerciale et ses tendances.
Visibilité et proactivité :
Des rapports peuvent être créés ou programmés pour connaître le nombre de commandes en attente de traitement et le montant qu’elles représentent. Vous n’avez plus qu’à définir quand, à quelle fréquence et à qui le rapport doit être automatiquement envoyé par e-mail.

 

 

Soyez en conformité avec la loi Sarbanes-Oxley.

Esker garde une piste d’audit complète de chaque point d’entrée manuel pendant le traitement de la commande, vous donnant les informations sur « qui a fait quoi, quand et où », avec la possibilité de contrôler si oui ou non les vérifications et validations appropriées ont eu lieu.

Un historique des modifications vous aide à identifier rapidement l’utilisateur qui a modifié une commande si des questions sur les changements surviennent. Un enregistrement des modifications de données de commandes par tous les utilisateurs est gardé. Aucun changement ne peut être fait sans laisser de trace.








 


Portail clients

Changez vos relations clients / fournisseurs grâce à un espace de travail en ligne collaboratif et facile à prendre en main.



Une intégration client intuitive
Une synchronisation simple des contacts
Téléchargez vos listes de contacts directement depuis votre application
ERP ou planifiez des mises à jour automatiques de votre liste de clients.
Des messages d’accueil prédéfinis
Avec des modèles de notification prédéfinis, vos clients sont invités
à se connecter au portail et peuvent immédiatement commencer à échanger
avec vos équipes concernant les informations relatives à leurs commandes.
Personnalisation du portail clients
Adaptez votre portail pour qu’il reflète votre charte graphique!
Personnalisez facilement l’application Esker avec vos propres
couleurs et logo pour aider vos clients à mieux identifier
votre entreprise.

Résolution rapide des litiges
Une communication instantanée
Echangez facilement des informations avec vos clients et conversez directement via le portail afin de corriger rapidement toute anomalie ou répondre à leurs questions. Traitez les commandes encore plus rapidement, évitez les litiges et devenez ainsi un partenaire commercial privilégié.
Suivez vos conversations
Les informations échangées sur le portail sont archivées avec la commande afin que les deux parties puissent toujours s’y reporter en cas de besoin.



Réduction du nombre d’appels de vos clients
Des tableaux de bord pour vos clients
Avec un accès en libre-service aux statuts de leurs commandes, les clients n’ont plus besoin d'appeler vos équipes pour savoir si leur commande a bien été traitée ou quand ils seront livrés. Ils ont également accès à l’intégralité de leurs commandes passées, quelle que soit la manière dont celles-ci ont été envoyées (exemple : email, fax, EDI ou web).
Un gain de temps pour vos chargés de commande
Vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que de répondre à des appels ou emails de vos clients pour les informer du statut de leurs commandes.



Simplicité & Démarche environnementale
La simplicité d'une commande en ligne
Sur le portail en ligne, vos clients peuvent vérifier le prix et la disponibilité de vos produits ou services et les commander directement depuis votre catalogue en ligne.
Des commandes récurrentes facilitées
Vos clients passent régulièrement la même commande? Ils peuvent simplement cloner une commande passée et économiser ainsi un temps précieux.
Un traitement automatique
Une fois soumises via le portail, les commandes sont automatiquement mises en attente pour vérification et traitement côté fournisseur, éliminant tout besoin de saisir les données de commande manuellement. Cela signifie moins de manipulation de papier et un temps de traitement des commandes réduit.




VOTRE PROJET. VOTRE MÉTHODE.

Mettez en œuvre la solution Esker en suivant la méthode que vous préférez : en mode licence dans le cadre d’une stratégie de dématérialisation large ou dans le cloud grâce à notre modèle SaaS. Toutes les fonctionnalités sont regroupées au sein d’une plateforme unique, permettant un interfaçage et un support minimaux.



Dans le cloud

Bénéficiez d’une solution de dématérialisation du traitement de vos commandes en mode SaaS avec Esker on Demand. Nécessitant uniquement une connexion Internet et un navigateur web (aucun matériel, logiciel ou investissement additionnel n’est requis), la plateforme à la demande est spécialement conçue pour vous éviter des cycles de déploiement longs. Des intégrations préétablies peuvent régler rapidement 80% à 90% des problèmes typiques de traitement des commandes.


Mode licence

Esker DeliveryWare facilite l’intégration d’une solution de traitement des commandes avec les principaux ERP. Les opérateurs bénéficient de fonctionnalités complètes pour recevoir, enregistrer et suivre les commandes clients. Ces fonctionnalités comprennent la capture et l’envoi automatiques, le routage pour la gestion des exceptions et le reporting détaillé.

Bénéfices d’Esker on Demand:

  • Mise en production rapide
  • Disponibilité 24h/24, 7j/7
  • Flexibilité immédiate
  • Risque faible
  • Accès facile depuis n’importe où
  • Paiement en fonction de l’utilisation

Fonctionnalités clés d’Esker DeliveryWare :

  • Intégration automatique des détails de commande dans votre système ERP
  • Piste d’audit de l’historique du processus
  • Statut de la commande disponible en temps réel
  • Contrôle de la gestion des exceptions
  • Validation des commandes et vérification des doublons de commandes
  • Rapports sur le temps de traitement, les commandes en attente et plus encore

 


Méthode AGILE

L’adoption par Esker de la méthode agile assure à votre entreprise une valeur ajoutée maximale à chaque étape déployée de la solution. En savoir plus sur les avantages et bénéfices clients.

 




 

En savoir plus sur les bénéfices métier spécifiques que la dématérialisation peut vous apporter.

En savoir plus
Partager sur