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Workflow

Esker dispose de scénarios prédéfinis, conçus à partir de modèles d'entreprise et qui permettent de gérer efficacement vos documents de gestion. Notre solution permet aux organisations d'optimiser leurs processus documentaires en offrant une visibilité totale sur l'ensemble de leurs processus et en leur permettant ainsi de se conformer aux règlementations financières.



Approbation d'envoi de documents
Gestion des exceptions
Routage automatique du document
Notifications automatiques
Gestion des absences du bureau
Profils et utilisateurs
Historique de validation

 

 

 

Approbation d'envoi de documents
L'approbation d'envoi de documents ajoute des étapes de validation au cours du traitement du document pour un partenaire particulier, une condition ou des informations données contenues dans le document, par exemple lorsque le montant total d'une commande dépasse une limite fixée à l'avance.
Gestion des exceptions
La gestion des exceptions permet de traiter des situations particulières, par exemple lorsque le montant sur une facture fournisseur ne correspond pas à celui du bon de commande correspondant.
Routage automatique du document
Le routage automatique du document vers l'utilisateur approprié pour validation, approbation ou lorsque des informations supplémentaires sont requises de la part de l'utilisateur pour poursuivre le processus de traitement.
Notifications automatiques
Les rappels ou notifications automatiques à toute étape du workflow ou lors de l'exécution d'une condition particulière permettent de s'assurer qu'une tâche ne reste pas en attente au delà d'une période définie.
Gestion des absences du bureau
La gestion des absences du bureau transfère automatiquement les tâches à une personne autorisée le cas échéant.
Profils et utilisateurs
La gestion des profils et des droits d'utilisateur garantit une sécurité maximale.
Historique de validation
L'historique de validation assure l'enregistrement de l'ensemble des étapes du processus pour consultation ultérieure et en cas de contrôle.

 


Principe de fonctionnement

Interface utilisateur

Le Document Manager permet aux utilisateurs de valider et d'approuver les documents en fonction des besoins. A chaque intervention de l'utilisateur au sein du workflow, les éléments du workflow sont affichés sur des formulaires web accessibles à tout moment et n'importe où à partir d'une connexion internet.


Application

Chaque scénario de workflow est stocké dans le système sous forme de règles métier. Ces règles déterminent la manière dont chaque document est réceptionné, traité et livré. Par exemple, les factures entrantes sont capturées dans le système et après analyse de leur contenu, Esker détermine quel workflow va leur être appliqué. Un workflow peut inclure des étapes d'intervention manuelle (validation et approbation), pour lesquelles l'utilisateur concerné sera alerté ou informé d'une action à effectuer.

Infrastructure

Le moteur de règles Esker est au coeur des solutions de dématérialisation d'Esker. Cette technologie, éprouvée et brevetée, permet d'automatiser chaque étape du processus de diffusion de documents – accélérant ainsi l'implémentation de stratégies de communication d’entreprise et permettant de personnaliser les documents et de réaliser des mises en forme professionnelles.

Processus personnalisés

Les solutions d'Esker disposent de workflows prédéfinis qui gèrent l'ensemble des processus de gestion tels que le traitement des factures founisseurs, la prise de commande, la facturation électronique et la gestion des achats. Notre équipe de spécialistes est là pour vous aider à personnaliser un workflow pour qu'il puisse prendre en compte un processus documentaire spécifique à votre métier.



Bénéfices de l'automatisation des workflows

Le module de workflow d'Esker offre aux organisations toute une série d'avantages, parmi lesquels la réduction des coûts d'exploitation et l'amélioration de la productivité et du service client. Les entreprises ayant choisi les outils d'automatisation de workflow bénéficient des avantages suivants :

 

Productivité et compétitivité optimales
Temps de réponse plus courts
Trésorerie optimale
Maîtrise des risques financiers et juridiques
Cohérence et fiabilité des processus
Transparence des workflows avec un suivi en continu des documents
Protocole d’audit complet
Capacité d'adaptation rapide aux changements d'environnement
Historique complet disponible à long terme